选择合适的组织模式
内部策划还是外包活动统筹？
您的团队有能力策划这场会议，问题是它能否在做好其他工作的同时承担这件事。
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简要回答
内部策划把知识和决策留在机构内部，但要靠已有其他工作的同事。外包活动统筹为项目增加一位指定负责人和专门的投入，决策仍由您批准。
诚实的检验标准是人手和连续性：合适的人能否给活动足够的时间？如果其中一人离开，知识还留得住吗？
两者之间的变化
| 问题 | 内部策划 | 外包活动统筹 |
|---|---|---|
| 谁牵头？ | 一位团队成员，兼顾本职工作。 | 一位指定的外部负责人，与您的决策负责人合作。 |
| 谁批准？ | 您的筹委会或经理。 | 同样是这些人。负责人负责准备和记录。 |
| 连续性 | 取决于员工是否留任。 | 交接文件是约定的交付成果。 |
| 成本结构 | 员工的时间，不会列为项目费用。 | 按约定范围收取的费用，供应商费用另行支付。 |
| 经验积累 | 留在您的团队内。 | 若计划和记录移交给您，也留在您手中。 |
| 主要风险 | 活动工作被日常工作挤压。 | 范围含糊，或权限不清。 |
内部策划更合适的情况
- 活动办过，并有上一届留下的计划。
- 有人拥有受保护的时间，而不是零碎的空闲时间。
- 团队想培养自己的办活动能力。
值得询价外包统筹的情况
- 策划被其他事务挤压而停滞。
- 需要协调多个部门或委员会。
- 负责上一届活动的人已离职。
- 预算审批人希望范围和记录更清晰。
算清内部隐藏的成本
请每位内部参与者说出每周真正能投入的小时数，再与计划所需小时数比较。如果差距很大，内部方案比看上去脆弱。
不必购买外部协助的情况
如果有一人拥有受保护的时间，计划又清晰，再增加外部负责人多半只是增加成本。一份策划清单和一份决策记录可能就够了。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构协会检验人手
虚构机构与数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Auditor Dalaman 举办会议，秘书处有三个人。去年的主办人已离职，筹委会主席经常出差。
他们估计高峰期计划每周需要 20 小时，团队只能挤出 8 小时。于是他们为高峰月份询价外包统筹，议程决定仍由筹委会掌握。
可直接使用
内部策划或外包统筹决策清单
逐行回答。右侧答案占两项以上，说明值得向外部负责人询价。
- 计划高峰期每周所需小时数：___ 团队真正能投入的小时数：___
- 活动是否办过并有书面计划？（是／否）
- 是否有指定的、拥有受保护时间的人？（是／否）
- 上一任主办人是否已离开？（是／否）
- 是否有多个委员会或部门共同决策？（是／否）
- 活动结束后由谁掌握这些知识？
- 您希望最后交接哪些内容？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有受保护的时间留给一位明确的负责人。
- 有上一届的书面计划。
- 决策权在一个委员会手中。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 所需小时数与可用小时数差距很大。
- 知识掌握在一位即将离开的人手中。
- 多位负责人共同决策，却没有统一记录。
考虑为活动外包统筹？
外包会议项目负责人可以承担约定范围内的策划统筹、协调和交付监督，决策仍由筹委会掌握。如果您想先把范围写下来，活动蓝图能给您一份可比较的依据。请试用协作方式选择工具，并带上您的小时数统计。
为活动测试外包统筹将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）
主办方常见问题
外包意味着失去控制吗？
不一定。写明哪些决定仍由您做，哪些由负责人准备，并要求保留每项决定的记录。
可以只外包项目的一部分吗？
可以。很多机构只外包策划高峰期或某一项工作，其余留在内部。
如果我们拿不准怎么办？
先做一个简短的策划范围，再决定。无论选哪条路，一份书面计划都有用。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。