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内部团队何时不需要活动公司
您的团队以前办过活动，想知道这次活动公司是否真能增加价值。
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简要回答
当活动形式熟悉、负责人明确、供应商已知，而且工作量在大家的工时之内时，内部团队不需要活动公司。这种情况下，更好的花费是供应商本身和清晰的文件。
检查四件事：团队是否熟悉这种形式，决策是否有人负责，人力是实际存在而非一厢情愿，以及专业部分是否由供应商承担。如果四项都成立，就在内部办。
内部团队本来就有的优势
对会员、委员会和自家审批流程的熟悉，是很难买到的。运作良好的内部团队通常把这些带进活动。
| 方面 | 内部通常较强 | 值得检查 |
|---|---|---|
| 了解受众 | 会员、讲者和赞助商本来就熟。 | 联系人名单是否最新。 |
| 审批 | 委员会的流程已经清楚。 | 决策是否有人负责并定下日期。 |
| 供应商关系 | 已有场地和供应商条款。 | 报价是否按相同范围比较。 |
| 人力 | 人员熟悉主题。 | 活动工作是否真的与他们的其他职责相容。 |
| 采购后果 | 没有活动公司的费用。协调由您自己承担。 | 如果人力不足，代价会以延误和加班的形式出现，而不是账单。 |
不需要活动公司的迹象
- 这种形式办过，上一次的计划还在。
- 有一位负责人，并有受保护的时间。
- 您掌握场地和主要供应商的关系。
- 议程由委员会自己编排，没有外包。
- 视听或餐饮等专业事项直接向供应商采购。
即使留在内部也要补上的缺口
- 书面计划和决策记录，让工作不只留在一个人的邮箱里。
- 指定副手，以防负责人无法到岗。
- 供应商要求清单，让报价能公平比较。
- 活动后写一份交接说明，供明年使用。
不该做的事
不要因为感觉更保险就聘请活动公司，却没有查清它能替您分担什么。如果您说不出活动公司会负责哪些任务，大概还不需要。
答案改变的时候
如果自查显示决策没有负责人，或者人力只是期望而非实际，可以先走较小的一步，例如策划诊断或内部策划与外包活动统筹如何选择，再决定是否聘请全面的活动公司。
实例演示 · 虚构示例
虚构协会选择留在内部办理
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的医疗物流从业者协会每年举办一场约120名会员的半天研讨会。秘书处已办过三次，保有去年的计划，并与场地有固定安排。
秘书完成自查，四项全部满分。他们决定不聘请活动公司，在计划里增设副手，把供应商要求整理成一张表，并在活动后写交接说明。
可直接使用
内部办理准备度自查
回答是或否。四项为是，说明可以在内部办理。任何一项为否，是需要先补上的缺口，而不是自动购买服务的理由。
- 我们办过这种形式，并保有计划。
- 有一位指定的负责人，并有受保护的时间。
- 委员会决策都有负责人和日期。
- 我们掌握场地和主要供应商的关系。
- 有指定副手可以在缺勤时顶替。
- 已为视听、餐饮或其他技术项目聘请专业供应商。
- 我们能把供应商要求列在一页上。
- 我们知道下次会做哪些改进，并会记录下来。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 形式熟悉，计划还在。
- 人力真实且受保护。
- 您掌握主要供应商关系。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 决策没有负责人。
- 形式是新的，没有人办过。
- 负责上一场活动的人已经离开，也没有交接。
决定前想听听第二意见？
如果自查显示有一两个缺口，策划诊断可以检视您的计划，给出简短的优先行动清单，而不接管活动。如果大多数答案是否，活动蓝图可以为您的团队写出范围、责任和供应商要求。请带上自查结果。
主办方常见问题
不通过活动公司办会议有风险吗？
如果形式熟悉、负责人明确、关键部分由供应商承担，就没有问题。风险在于责任不清和人力不切实际，而不是没有活动公司。
内部团队仍然需要购买什么？
通常是专业服务：场地、视听、餐饮和任何技术制作。请以清晰的书面要求来采购。
内部团队何时应重新考虑？
人力缩减、活动规模扩大或掌握计划的人离开时。届时请重新做一次自查。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。