Bila pasukan dalaman tidak memerlukan agensi acara
Pasukan anda pernah menganjurkan acara dan anda tertanya-tanya sama ada agensi akan menambah nilai kali ini.
Jawapan ringkas
Pasukan dalaman tidak memerlukan agensi apabila formatnya biasa, pemilik jelas, pembekal dikenali dan beban kerja muat dalam jam yang orang ada. Dalam kes itu, perbelanjaan yang lebih baik ialah untuk pembekal sendiri dan dokumen yang jelas.
Semak empat perkara: adakah pasukan mengetahui format, adakah keputusan dimiliki, adakah kapasiti benar dan bukan hanya diharapkan, dan adakah bahagian pakar dilindungi pembekal. Jika keempat-empatnya benar, uruskan secara dalaman.
Apa yang sudah dimiliki pasukan dalaman
Kebiasaan dengan ahli, jawatankuasa dan laluan kelulusan anda sendiri sukar dibeli. Pasukan dalaman yang diurus baik biasanya membawa perkara ini ke acara.
| Bidang | Biasanya kuat secara dalaman | Wajar disemak |
|---|---|---|
| Mengenali khalayak | Ahli, penceramah dan penaja sudah dikenali. | Sama ada senarai kenalan terkini. |
| Kelulusan | Laluan jawatankuasa difahami. | Sama ada keputusan dimiliki dan bertarikh. |
| Hubungan pembekal | Terma tempat acara dan pembekal sedia ada. | Sama ada sebut harga dibandingkan atas skop yang sama. |
| Kapasiti | Orang rapat dengan topik. | Sama ada kerja acara benar-benar muat dengan tugas lain mereka. |
| Kesan pembelian | Tiada yuran agensi. Anda memikul penyelarasan sendiri. | Jika kapasiti kurang, kosnya muncul sebagai kelewatan dan kerja lebih masa dan bukan sebagai invois. |
Tanda anda tidak memerlukan agensi
- Format pernah dijalankan dan pelan sebelumnya masih ada.
- Seorang memiliki acara dan mempunyai masa yang dilindungi.
- Anda memegang hubungan tempat acara dan pembekal utama.
- Aturcara dibina oleh jawatankuasa dan tidak diserahkan kepada pihak luar.
- Perkara pakar, seperti AV atau katering, dibeli terus daripada pembekal.
Jurang untuk ditampung walaupun kekal dalaman
- Pelan bertulis dan log keputusan supaya kerja tidak tinggal dalam satu peti mel.
- Seorang timbalan yang dinamakan jika pemilik tiada.
- Senarai keperluan pembekal supaya sebut harga boleh dibandingkan dengan adil.
- Nota serahan selepas acara untuk tahun hadapan.
Apa yang tidak patut dibuat
Jangan melantik agensi kerana ia terasa lebih selamat tanpa menyemak apa yang ia akan ambil daripada beban anda. Jika anda tidak dapat menamakan tugas yang agensi akan miliki, anda mungkin belum memerlukannya.
Bila jawapan berubah
Jika semakan kendiri menunjukkan keputusan tanpa pemilik atau kapasiti yang diharapkan dan bukan benar, langkah lebih kecil boleh membantu, seperti diagnostik perancangan atau perbandingan dalaman dan penyumberan luar, sebelum komited kepada agensi penuh.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan fiktif kekal secara dalaman
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengamal Logistik Kesihatan mengadakan seminar separuh hari tahunan untuk kira-kira 120 ahli. Sekretariat telah menjalankannya tiga kali, memiliki pelan tahun lalu dan mempunyai susunan tempat acara tetap.
Setiausaha melengkapkan semakan kendiri dan memperoleh empat daripada empat. Mereka memutuskan tidak melantik agensi, menambah timbalan pada pelan, merekodkan keperluan pembekal dalam satu jadual dan menulis nota serahan selepas acara.
Gunakan sendiri
Semakan kendiri kesediaan dalaman
Jawab ya atau tidak. Empat jawapan ya mencadangkan anda boleh mengendalikannya secara dalaman. Sebarang tidak ialah jurang untuk dibetulkan dahulu, bukan sebab untuk membeli secara automatik.
- Kami pernah menjalankan format ini dan masih ada pelannya.
- Seorang yang dinamakan memiliki acara dan mempunyai masa yang dilindungi.
- Keputusan jawatankuasa mempunyai pemilik dan tarikh.
- Kami memegang hubungan tempat acara dan pembekal utama.
- Seorang timbalan yang dinamakan boleh menggantikan semasa ketiadaan.
- Pembekal pakar dilantik untuk AV, katering atau perkara teknikal lain.
- Kami boleh menyenaraikan keperluan pembekal dalam satu halaman.
- Kami tahu apa yang akan kami ubah kali depan dan akan merekodkannya.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Format biasa dan pelan wujud.
- Kapasiti benar dan dilindungi.
- Anda memegang hubungan pembekal utama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan tiada pemilik.
- Format baharu dan tiada siapa pernah menjalankannya.
- Orang yang mengendalikan acara lepas telah pergi dan tiada serahan.
Mahu pendapat kedua sebelum memutuskan?
Jika semakan kendiri anda menunjukkan satu atau dua jurang, diagnostik perancangan boleh menyemak pelan anda dan memberi senarai tindakan keutamaan yang ringkas, tanpa mengambil alih acara. Jika kebanyakan jawapan ialah tidak, Pelan Acara boleh menulis skop, tanggungjawab dan keperluan pembekal untuk digunakan pasukan anda. Bawa keputusan semakan kendiri anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah berisiko menganjurkan persidangan tanpa agensi?
Tidak jika formatnya biasa, pemilik jelas dan bahagian utama dilindungi pembekal. Risikonya terletak pada pemilikan yang tidak jelas dan kapasiti yang tidak realistik, bukan ketiadaan agensi.
Apa yang pasukan dalaman masih perlu beli?
Biasanya perkhidmatan pakar: tempat acara, AV, katering dan sebarang pengeluaran teknikal. Belilah dengan keperluan bertulis yang jelas.
Bila pasukan dalaman patut menimbang semula?
Apabila kapasiti mengecil, format membesar, atau orang yang memegang pelan berhenti. Jalankan semakan kendiri sekali lagi pada saat itu.
Sumber berkaitan
- Perunding acara atau agensi acara perkhidmatan penuh
- Perancangan dalaman atau kepimpinan acara secara penyumberan luar
- Pengurusan acara bagi pihak pelanggan atau pelaksanaan pembekal
- Pemilih bentuk lantikan pengurus acara
- Penilaian perancangan acara profesional
- Pelan Acara: pakej perancangan persidangan anda
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.