Pengurusan acara bagi pihak pelanggan atau pelaksanaan pembekal?
Pembekal anda masing-masing mengendalikan bahagian sendiri dalam acara dan anda perlu tahu siapa menjaga kepentingan anda merentas semuanya.
Jawapan ringkas
Pelaksanaan pembekal bermakna setiap pembekal, atau satu pembekal utama, mengendalikan bahagiannya sendiri dan bertanggungjawab ke atas bahagian itu. Pengurusan pihak pelanggan bermakna seseorang di pihak penganjur memegang keseluruhan pelan, membandingkan kata-kata pembekal dengan apa yang anda minta, dan menyediakan keputusan anda.
Pembekal tetap melaksanakan dalam kedua-dua kes. Soalannya ialah siapa memiliki gambaran keseluruhan, kerana tiada satu pembekal pun bertanggungjawab ke atas jurang antara skop mereka.
Siapa bertanggungjawab atas apa
Pembekal bertanggungjawab ke atas skopnya sendiri. Pengurusan pihak pelanggan bertanggungjawab ke atas pelan keseluruhan dan kepentingan anda merentas skop.
| Bidang | Pengurusan pihak pelanggan | Pelaksanaan pembekal |
|---|---|---|
| Di pihak siapa | Pihak penganjur. Melapor kepada anda. | Perniagaan pembekal sendiri. Melapor kepada pengurusannya dan kepada anda bagi skopnya. |
| Skop | Seluruh pelan, termasuk jurang antara pembekal. | Skop yang dikontrak sahaja. |
| Semakan kualiti | Membandingkan setiap hasil dengan taklimat anda. | Pembekal menyemak kerjanya sendiri mengikut piawaiannya sendiri. |
| Keputusan | Menyediakan pilihan dan pertukaran merentas pembekal. | Menawarkan penyelesaian bagi bahagiannya sendiri. |
| Kesan pembelian | Anda membayar untuk pemantauan dan penyelarasan selain kos pembekal. | Anda membayar harga pembekal, tetapi jurang dan pertindihan antara pembekal kekal pada anda. |
Di mana jurang biasanya muncul
- Serahan antara tempat acara, AV dan katering pada hari pemasangan.
- Perkara yang tiada siapa senaraikan, seperti papan tanda, pusingan semula bilik atau taklimat penceramah.
- Perubahan yang dipersetujui dengan satu pembekal tetapi menjejaskan pembekal lain.
- Satu baris bajet yang setiap pembekal anggap dilindungi pihak lain.
Bila pelaksanaan pembekal mencukupi
- Satu pembekal meliputi hampir semuanya dan mempunyai satu skop yang jelas.
- Acara mudah, berulang dan difahami dengan baik.
- Kakitangan anda sendiri boleh menyemak taklimat berbanding kerja.
- Pembekal sedikit dan kebergantungan antara mereka sedikit.
Bila pengurus pihak pelanggan berbaloi dengan yurannya
- Tiga pembekal atau lebih bergantung pada masa antara satu sama lain.
- Pasukan anda tidak dapat menyemak butiran teknikal atau kontrak dari pihak anda.
- Perubahan skop terus datang dari beberapa arah.
- Anda mahu satu rekod keputusan dan tanggungjawab.
Pengurus pihak pelanggan bukan pembekal kedua
Pengurus pihak pelanggan tidak melaksanakan kerja teknikal. Mereka memegang pelan, menyemak skop dan meletakkan keputusan yang jelas di hadapan anda. Untuk perkataan kontrak, tanya penyemak undang-undang atau perolehan anda sendiri.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan fiktif memetakan tanggungjawabnya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Penyelidik Kesihatan Awam melantik tempat acara, pembekal AV dan pembekal katering untuk persidangan dua hari dengan kira-kira 220 perwakilan. Setiap pembekal mengesahkan skopnya sendiri.
Setiausaha melukis peta dan mendapati tiada siapa memiliki bilik menunggu penceramah, papan tanda pendaftaran, atau pelan bagi sesi yang melebihi masa. Mereka melantik seorang pengurus pihak pelanggan untuk memegang perkara itu dan melapor kepada jawatankuasa.
Gunakan sendiri
Peta tanggungjawab
Senaraikan setiap perkara yang acara perlukan dan catat siapa bertanggungjawab. Mana-mana baris tanpa pemilik ialah jurang untuk ditetapkan sebelum kontrak ditandatangani.
| Perkara | Pembekal bertanggungjawab (jika ada) | Pemilik pihak pelanggan | Jurang? |
|---|---|---|---|
| Pemasangan dan pusingan semula bilik | |||
| Pemasangan dan operasi AV | |||
| Katering dan masa | |||
| Pendaftaran dan papan tanda | |||
| Taklimat penceramah dan bilik menunggu | |||
| Perubahan yang menjejaskan dua pembekal |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu pembekal meliputi hampir semuanya.
- Kakitangan anda sendiri boleh menyemak kerja berbanding taklimat.
- Kebergantungan antara pembekal sedikit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal bergantung pada masa antara satu sama lain.
- Tiada orang di pihak anda boleh menyemak skop dan serahan.
- Perubahan terus datang dari beberapa arah.
Mahu seseorang memegang keseluruhan pelan di pihak anda?
Pelan Acara merekodkan skop, tanggungjawab dan keperluan pembekal di satu tempat, supaya setiap pembekal bekerja daripada dokumen yang sama dan jurang kelihatan. Ketua projek kemudian boleh menyelaras pembekal bagi pihak anda, manakala kelulusan kekal pada jawatankuasa. Bawa senarai pembekal dan peta tanggungjawab anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah pengurusan pihak pelanggan menggantikan pembekal?
Tidak. Pembekal tetap melaksanakan kerja sendiri. Pengurusan pihak pelanggan memegang pelan keseluruhan dan menyemak skop saling sesuai.
Bolehkah agensi melakukan kedua-duanya?
Agensi boleh menyelaras dan melaksanakan, tetapi pemantauan dan pelaksanaan berada pada pihak yang sama. Putuskan sama ada anda mahu semakan bebas ke atas kerja dan nyatakan semasa membandingkan agensi.
Siapa bertanggungjawab atas jurang antara pembekal?
Itu bergantung pada kontrak. Minta penyemak undang-undang atau perolehan anda menyemak bagaimana tanggungjawab diperuntukkan sebelum menandatangani.
Sumber berkaitan
- Perunding acara atau agensi acara perkhidmatan penuh
- Kontrak pembekal terus atau perolehan berpakej melalui agensi
- Bila pasukan dalaman tidak memerlukan agensi acara
- Pemilih bentuk lantikan pengurus acara
- Pelan Acara: pakej perancangan persidangan anda
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.