Perunding acara atau agensi perkhidmatan penuh?
Anda perlu melaksanakan persidangan, dan dua jenis pembekal yang berbeza menawarkan bantuan.
Jawapan ringkas
Agensi perkhidmatan penuh biasanya menjual pelaksanaan: ia mengikat kontrak dengan tempat, produksi dan pembekal lain di bawah satu perjanjian. Perunding menjual perancangan dan kepimpinan: skop, keputusan dan pemantauan, manakala anda atau pembekal pilihan anda memegang kontrak pelaksanaan.
Pilih mengikut apa yang anda kekurangan. Jika kekurangan tenaga pelaksana, agensi sesuai. Jika kekurangan pelan yang jelas dan seseorang untuk menggerakkan keputusan di pihak anda, perunding sesuai.
Apa itu setiap pilihan, dari sudut pembelian
Kedua-dua istilah digunakan secara longgar di pasaran, jadi bandingkan skop secara bertulis dan bukan tajuk. Jadual ini menjadikan sebarang cadangan boleh dibandingkan.
| Soalan | Agensi perkhidmatan penuh | Perunding atau ketua projek acara |
|---|---|---|
| Siapa memegang kontrak pembekal? | Biasanya agensi, dan anda berkontrak dengan agensi. | Biasanya anda atau pembekal yang anda lantik, dengan perunding menyelaras. |
| Fi berasaskan apa? | Harga pakej atau margin atas kos pembekal. Tanya yang mana, dan minta lihat sebut harga pembekal. | Fi bagi masa perancangan dan penyelarasan atau skop tertentu. Kos pembekal dibayar berasingan. |
| Siapa memutuskan pembekal? | Agensi mencadangkan dan mungkin memilih daripada rangkaiannya sendiri. | Anda memutuskan, dengan perunding menyediakan keperluan dan membandingkan sebut harga. |
| Siapa menanggung risiko pelaksanaan? | Agensi, setakat yang dinyatakan dalam kontraknya. Baca pengecualian. | Setiap pembekal bagi kerjanya sendiri. Perunding bertanggungjawab ke atas skop penyelarasan yang dipersetujui. |
| Siapa memiliki hubungan dengan pembekal? | Agensi. | Anda, yang membantu jika anda mempunyai pembekal tetap. |
| Apa yang anda kekalkan? | Kurang penglibatan harian, dan kadang-kadang kurang kejelasan kos. | Kawalan program dan perbelanjaan, serta lebih banyak usaha penyelarasan. |
Bila agensi perkhidmatan penuh sesuai
- Pasukan penganjur tiada kapasiti untuk mengurus beberapa pembekal serentak.
- Acara memerlukan produksi, pentas atau logistik besar di bawah satu pihak yang bertanggungjawab.
- Bahagian perolehan mahu satu kontrak dan satu titik liabiliti, dan menerima tahap kejelasan kos yang menyertainya.
Bila perunding atau ketua projek sesuai
- Anda sudah ada, atau mahu memilih sendiri, tempat dan pembekal.
- Jawatankuasa mahu mengekalkan keputusan program dan bajet serta rekod yang jelas.
- Jurang terletak pada perancangan, skop, garis masa dan keperluan pembekal, bukan tenaga pelaksana.
- Bahagian kewangan mahu membandingkan sebut harga pembekal baris demi baris.
Siapa yang belum perlu membeli bantuan luar
Jika acara ialah seminar kecil yang berulang, pasukan anda mengendalikannya tahun lepas dan senarai pembekal sudah tetap, kedua-dua pilihan tidak diperlukan. Catat siapa buat apa dan simpan log keputusan.
Soalan untuk kedua-dua jenis pembekal
- Bahagian acara mana yang menjadi tanggungjawab anda, dan mana yang dipegang pembekal lain?
- Bagaimana fi anda dibentuk, dan bolehkah saya melihat kos pembekal secara berasingan?
- Siapa orang yang saya berurusan dengannya, dan siapa menggantikan apabila beliau tiada?
- Dokumen apa yang saya terima pada akhirnya?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan membandingkan kedua-dua pilihan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Persatuan Fiktif Jurutera Perancang merancang forum sehari untuk kira-kira 300 ahli. Sekretariat mempunyai dua kakitangan dan sudah ada tempat serta pembekal AV pilihan.
Jurang mereka ialah garis masa, taklimat pembekal dan seseorang untuk mengejar keputusan. Mereka menilai pakej agensi rendah dari segi kejelasan kos dan pilihan perunding tinggi, lalu meminta setiap pihak mengesahkan secara bertulis siapa yang berkontrak dengan tempat dan AV.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja perbandingan perunding dengan agensi
Salin untuk setiap cadangan. Beri markah 1 hingga 3 mengikut keperluan anda dan tulis satu baris bukti.
- Apa yang kami kekurangan (tenaga, pelan, keputusan, kuasa):
- Siapa memegang setiap kontrak pembekal:
- Bagaimana fi dibentuk dan apa yang dikecualikan:
- Kos pembekal yang boleh kami lihat (ya/tidak, bagaimana):
- Siapa bertanggungjawab ke atas risiko pelaksanaan, secara bertulis:
- Ketua dan pengganti yang dinamakan:
- Apa yang kami kekalkan kawalannya:
- Dokumen serahan yang diterima:
- Markah dan syor:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai pembekal sudah tetap dan seorang boleh menyelaraskannya.
- Acara pernah diadakan dan pelan sudah ada.
- Kelulusan perbelanjaan mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada sesiapa dalam pasukan yang sempat mengurus pembekal dan keputusan sekali gus.
- Bahagian kewangan memerlukan skop dan perbandingan kos sebelum meluluskan perbelanjaan.
- Acara mempunyai beberapa pihak yang meluluskan dan rekod keputusan tiada.
Perlukan tahap sokongan yang sesuai dengan pasukan anda?
Jika anda menimbang perunding berbanding agensi, Pelan Acara boleh menukar keperluan anda kepada skop, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal yang boleh dibida oleh kedua-dua jenis pembekal. Gunakan pemilih jenis penglibatan dahulu, kemudian hantar apa yang ada.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah perunding lebih murah daripada agensi?
Belum tentu. Struktur fi berbeza, jadi bandingkan jumlah kos bagi skop yang sama, termasuk kos pembekal yang dibayar berasingan, dan bukan fi tajuk sahaja.
Bolehkah saya menggunakan kedua-duanya?
Boleh, jika tanggungjawab ditulis supaya kerja dan fi tidak bertindih. Nyatakan siapa berkontrak dengan setiap pembekal dan siapa memiliki setiap keputusan.
Adakah perunding mengendalikan acara pada hari kejadian?
Hanya jika skop menyatakannya. Persetujui secara bertulis sama ada kehadiran di lokasi termasuk dan apa kuasa orang itu di sana.
Sumber berkaitan
- Perancangan dalaman atau kepimpinan acara secara penyumberan luar
- Ketua acara bebas atau pengurus akaun agensi
- Kontrak pembekal terus atau perolehan berpakej melalui agensi
- Penganjur persidangan profesional atau syarikat acara umum
- Pemilih bentuk lantikan pengurus acara
- Pelan Acara: pakej perancangan persidangan anda
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.