Perancangan dalaman atau kepimpinan acara luar?
Pasukan anda mampu merancang persidangan itu, dan soalannya ialah sama ada ia patut berbuat demikian sambil menjalankan kerja lainnya.
Jawapan ringkas
Perancangan dalaman mengekalkan pengetahuan dan keputusan dalam organisasi tetapi bergantung pada orang yang sudah mempunyai tugas lain. Kepimpinan acara melalui penyumberan luar menambah seorang ketua yang dinamakan dan perhatian khusus untuk projek, dengan keputusan masih diluluskan oleh anda.
Ujian yang jujur ialah kapasiti dan kesinambungan: bolehkah orang yang betul memberi acara itu jam yang mencukupi, dan adakah pengetahuan kekal jika seorang daripada mereka berhenti?
Apa yang berubah antara kedua-duanya
| Soalan | Perancangan dalaman | Kepimpinan acara luar |
|---|---|---|
| Siapa memimpin? | Seorang ahli pasukan di samping peranan biasanya. | Seorang ketua luar yang dinamakan, bekerja dengan pemilik keputusan anda. |
| Siapa meluluskan? | Jawatankuasa atau pengurus anda. | Orang yang sama. Ketua menyediakan dan merekod. |
| Kesinambungan | Bergantung pada kakitangan kekal. | Dokumen serahan ialah hasil yang dipersetujui. |
| Struktur kos | Masa kakitangan yang tidak muncul sebagai baris projek. | Fi bagi skop yang dipersetujui, ditambah kos pembekal yang dibayar berasingan. |
| Pembelajaran | Kekal dengan pasukan anda. | Kekal dengan anda jika pelan dan log diserahkan. |
| Risiko utama | Kerja acara tersepit oleh tugas harian. | Skop yang kabur, atau kuasa yang tidak jelas. |
Bila dalaman lebih sesuai
- Acara pernah diadakan dan pelan daripada kali lepas ada.
- Seseorang mempunyai masa yang dilindungi, bukan masa terluang, untuk projek.
- Pasukan anda mahu membina keupayaan acaranya sendiri.
Bila kepimpinan luar wajar diminta harga
- Perancangan terhenti di belakang keutamaan lain.
- Beberapa jabatan atau jawatankuasa perlu diselaraskan.
- Orang yang mengurus acara sebelum ini telah berhenti.
- Pihak yang meluluskan bajet mahu skop dan rekod yang lebih jelas.
Kira kos dalaman yang tersembunyi
Tanya setiap penyumbang dalaman berapa jam seminggu yang benar-benar boleh diberi, kemudian bandingkan dengan jam yang diperlukan pelan. Jika jurangnya besar, pelan dalaman lebih rapuh daripada yang kelihatan.
Siapa yang tidak perlu membeli bantuan luar
Jika seorang mempunyai masa yang dilindungi dan pelan jelas, menambah ketua luar kebanyakannya menambah kos. Senarai semak perancangan dan log keputusan mungkin sudah memadai.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan menguji kapasiti
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Persatuan Fiktif Auditor Dalaman mengadakan persidangan dengan sekretariat tiga orang. Penganjur tahun lepas sudah berhenti dan pengerusi jawatankuasa kerap bermusafir.
Mereka menganggar pelan memerlukan 20 jam seminggu pada puncak. Pasukan hanya dapat mencari lapan. Mereka meminta harga kepimpinan luar untuk bulan puncak dan mengekalkan keputusan program pada jawatankuasa.
Gunakan sendiri
Senarai semak keputusan dalaman atau luar
Jawab setiap baris. Dua atau lebih jawapan di sebelah kanan menunjukkan anda wajar meminta harga ketua luar.
- Jam seminggu yang diperlukan pelan pada puncak: ___ Jam yang benar-benar boleh diberi pasukan: ___
- Adakah acara pernah diadakan dengan pelan bertulis? (ya / tidak)
- Adakah ada orang yang dinamakan dengan masa dilindungi? (ya / tidak)
- Adakah penganjur terdahulu telah berhenti? (ya / tidak)
- Adakah beberapa jawatankuasa atau jabatan berkongsi keputusan? (ya / tidak)
- Siapa akan memegang pengetahuan selepas acara?
- Apa yang anda mahu diserahkan pada akhirnya?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Masa dilindungi wujud untuk seorang ketua yang jelas.
- Pelan bertulis daripada edisi terdahulu wujud.
- Keputusan terletak pada satu jawatankuasa.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jurang antara jam diperlukan dan jam tersedia besar.
- Pengetahuan berada pada seorang yang akan berhenti.
- Beberapa pemilik berkongsi keputusan tanpa satu rekod.
Mempertimbangkan kepimpinan luar untuk acara anda?
Ketua projek persidangan luar boleh memikul kepimpinan perancangan, penyelarasan dan pemantauan pelaksanaan yang dipersetujui sementara jawatankuasa mengekalkan keputusan. Jika anda perlukan skop ditulis dahulu, Pelan Acara memberi anda sesuatu untuk dibandingkan. Cuba pemilih jenis penglibatan dan bawa kiraan jam anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah penyumberan luar bermakna kehilangan kawalan?
Tidak semestinya. Tulis keputusan mana yang kekal pada anda dan mana yang disediakan ketua, dan minta rekod bagi setiap keputusan.
Bolehkah kami menyumber luar sebahagian projek sahaja?
Boleh. Banyak organisasi menyumber luar puncak perancangan, atau satu aliran kerja, dan mengekalkan selebihnya secara dalaman.
Bagaimana jika masih ragu?
Mulakan dengan skop perancangan yang pendek, kemudian putuskan. Pelan bertulis berguna sama ada laluan mana pun yang anda pilih.
Sumber berkaitan
- Perunding acara atau agensi acara perkhidmatan penuh
- Perundingan perancangan atau penyelarasan hari acara
- Mengambil pekerja acara atau melantik pengurus untuk projek
- Bila pasukan dalaman tidak memerlukan agensi acara
- Pemilih bentuk lantikan pengurus acara
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
- Pelan Acara: pakej perancangan persidangan anda
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.