Perundingan perancangan atau penyelarasan hari acara?
Anda mempunyai bajet untuk bantuan luar dan perlu memutuskan sama ada ia digunakan pada bulan sebelum acara atau pada hari acara.
Jawapan ringkas
Perundingan perancangan bekerja pada bulan sebelum acara: skop, garis masa, keperluan pembekal, keputusan dan dokumen. Penyelarasan hari acara bekerja pada hari itu: orang, masa, pembekal di lokasi dan masalah apabila timbul.
Kebanyakan masalah hari acara bermula sebagai jurang perancangan. Jika pelan anda nipis, belanja pada perancangan dahulu. Jika pelan kukuh dan hari itu mempunyai banyak bahagian bergerak, tambah penyelarasan hari acara.
Dua tempoh berbeza, dua hasil berbeza
| Soalan | Perundingan perancangan | Penyelarasan hari acara |
|---|---|---|
| Bila kerja berlaku? | Dari keputusan mengadakan acara hingga taklimat akhir. | Latihan, pemasangan, hari acara dan penutupan. |
| Apa yang anda terima? | Taklimat, pelan, garis masa, tanggungjawab, keperluan pembekal, dokumen susunan hari. | Orang diarah pada hari itu, isu dikendalikan, rekod penutupan ringkas. |
| Siapa perlu hadir? | Kebanyakannya jarak jauh atau dalam mesyuarat dengan pasukan anda. | Di lokasi, biasanya untuk jam tetap. |
| Bergantung pada | Pemilik keputusan anda membalas tepat pada masanya. | Pelan, kenalan dan dokumen susunan hari yang sudah tersedia. |
| Kesan pembelian | Anda membeli pelan yang boleh digunakan dengan mana-mana pembekal. | Anda membeli perhatian pada hari itu. Ia paling berkesan pada pelan yang jelas. |
Bila sokongan perancangan menjadi keutamaan
- Format, tempat atau skop pembekal masih terbuka.
- Senarai tanggungjawab tiada atau sudah lapuk.
- Sebut harga tiba dalam bentuk berbeza dan tidak boleh dibandingkan.
Bila penyelarasan hari acara menjadi keutamaan
- Pelan dan fail pembekal lengkap dan dipersetujui.
- Acara mempunyai beberapa bilik, pintu masuk atau segmen berjadual.
- Pasukan anda sendiri akan menyambut tetamu dan tidak boleh mengendalikan logistik sekali gus.
Persetujui skop di lokasi secara bertulis
Jika penyelarasan hari acara termasuk, catat jam, kuasa orang itu membuat keputusan kecil, kenalan eskalasi dan apa yang kekal menjadi tanggungjawab tempat dan pembekal. Soalan keselamatan dan kapasiti orang ramai adalah milik pihak tempat dan pihak berkuasa yang berkelayakan.
Siapa yang tidak perlu membeli bantuan luar
Seminar satu bilik dengan pelan tetap dan pasukan tempat yang sudah mengendalikan bilik itu mungkin tidak memerlukan kedua-duanya. Gunakan jadual tanggungjawab bagi hari itu dan beri taklimat kepada kakitangan sendiri.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum rekaan membahagikan bajetnya
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Fiktif Property Council mengadakan forum sehari dengan dua bilik dan makan tengah hari untuk kira-kira 220 tetamu. Ia tiada pelan bertulis.
Ia berbelanja dahulu pada perancangan, kemudian memutuskan tentang penyelarasan selepas melihat dokumen susunan. Pek perancangan menunjukkan dua segmen berjadual yang memerlukan seorang yang dinamakan pada hari itu.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja keputusan perancangan atau hari acara
Tanda setiap kenyataan yang benar hari ini. Lajur yang lebih panjang menunjukkan di mana untuk melihat dahulu.
- Jurang perancangan: tiada skop bertulis / tiada garis masa / tiada senarai tanggungjawab / tiada keperluan pembekal.
- Jurang hari acara: tiada dokumen susunan hari / tiada kenalan di lokasi bagi setiap pembekal / tiada laluan eskalasi.
- Berapa bilik, pintu masuk dan segmen berjadual yang ada pada hari itu?
- Siapa akan menyambut tetamu dan tidak dapat mengurus logistik?
- Jurang mana yang melebihi separuh tanda?
- Skop yang diminta: perancangan / penyelarasan hari acara / kedua-duanya.
- Jam di lokasi dan kuasa untuk dipersetujui secara bertulis:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pelan dan dokumen susunan hari lengkap.
- Pasukan tempat sudah mengendalikan bilik.
- Hari itu ialah satu bilik dengan masa yang mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pelan nipis dan keputusan terbuka.
- Beberapa bilik atau segmen berjadual memerlukan seorang memantau jam.
- Pasukan anda menyambut tetamu dan tidak boleh menyelaras pembekal sekali gus.
Perlukan perancangan ditampung sebelum hari acara?
Pelan Acara meletakkan skop, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal di atas kertas supaya hari itu berjalan daripada pelan. Jika anda juga mahu seorang yang dinamakan menyelaras di lokasi, ketua projek boleh membincangkan kehadiran di lokasi sebagai sebahagian skop yang dipersetujui. Mulakan dengan pemilih jenis penglibatan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah saya mengupah seseorang untuk hari acara sahaja?
Boleh, tetapi mereka akan bekerja daripada apa-apa pelan yang ada. Beri mereka dokumen susunan dan kenalan pembekal lebih awal.
Adakah sokongan perancangan termasuk kehadiran di lokasi?
Hanya jika skop menyatakannya. Persetujui kehadiran, jam dan kuasa secara bertulis.
Yang mana patut dibuat dahulu jika bajet terhad?
Perancangan, dalam kebanyakan kes, kerana masalah hari acara sering bermula sebagai jurang perancangan. Semak jurang anda dengan lembaran kerja.
Sumber berkaitan
- Pengurus projek acara atau penerbit acara
- Perancangan dalaman atau kepimpinan acara secara penyumberan luar
- Pelan Acara atau sokongan perancangan berterusan
- Penyelarasan jarak jauh atau pengurusan acara di lokasi
- Pemilih bentuk lantikan pengurus acara
- Pelan Acara: pakej perancangan persidangan anda
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.