选择合适的组织模式
活动项目经理还是活动协调员？
活动已经超出一份待办清单，您要决定增加项目经理还是协调员。
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简要回答
活动项目经理负责计划本身：范围、时间表、预算状况、风险和决策。活动协调员在别人负责的计划内执行任务：预订、日程、报名行政和跟进。
如果计划和决策尚未稳定，需要的是项目经理。如果计划已定，剩下的是工作量，协调员更合适。
两个岗位的区别
各机构的职称不同，所以要问此人对什么负责，而不是看头衔。
| 方面 | 活动项目经理 | 活动协调员 |
|---|---|---|
| 计划与范围 | 撰写并维护计划，指出范围变更。 | 按计划工作。 |
| 决策 | 准备方案，与决策负责人一起把决定推进到定案。 | 把问题上报并记录答复。 |
| 预算 | 跟踪预算状况并提出偏差。 | 按要求收集报价和发票。 |
| 供应商 | 设定要求、比较报价并监督交付。 | 处理预订、确认和日常沟通。 |
| 风险 | 维护风险清单并提出应对办法。 | 出现问题时汇报。 |
| 采购后果 | 您购买的是判断力与责任，通常工时较少。 | 您购买的是任务执行力，通常工时较多。 |
项目经理适合的情况
- 范围、场地或形式仍未定，多人各掌握一部分决定权。
- 预算审批人需要一份站得住脚的选择记录。
- 团队里没有人能说清每家供应商由谁负责。
协调员适合的情况
- 计划、议程和供应商已经敲定，剩下的工作重复且有日期。
- 秘书处需要额外人手处理报名、确认和后勤。
- 团队里已有人担任决策负责人，并有时间安排工作。
没有计划负责人的协调员
把协调员放进一个尚未稳定的项目，往往会等待没人给出的答案。代价体现为空等的几周和迟到的决定，而不是某一项任务出错。
不必购买外部协助的情况
如果内部已有一人负责计划，您只是在高峰周需要额外工时，就扩充自己的团队。先确定唯一的决策负责人，如果工作量属于文书类，再参考临时行政人员比较。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构研讨会团队检验两个岗位
虚构机构与数字，仅作说明。
Fiktif Learning Network 正在筹备一场两天的研讨会。场地未确认，议程委员会尚未就分会场达成一致，财务联系人要求保留选择记录。
他们列出 14 项待决事项和 40 项例行任务。由于待决事项多于已可执行的任务，他们认为首要需求是项目管理，计划稳定后再增加协调支持。
可直接使用
岗位匹配工作表
如实统计。把决策和任务分列填写，再看合计。
- 待决事项（逐项写明负责人与日期）：
- 现在就能做的任务：
- 目前由谁掌握计划及其变更：
- 谁批准预算和供应商选择：
- 团队每周能安排人手指导的小时数：
- 如果决策多于任务：请报项目经理范围的价格。
- 如果任务多于决策：请报协调员范围的价格。
- 我们期望最后收到的交接文件：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 内部有一人负责计划，并有时间安排任务。
- 议程和供应商已定。
- 只在短暂的高峰期需要额外工时。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 待决事项多，分散在几位负责人手中。
- 财务需要范围和支出选择的记录。
- 原来掌握计划的人已离开或忙不过来。
不确定需要哪个岗位？
如果未决的是决策，活动蓝图可以先定下范围、时间表、责任分工和供应商要求，让经理或协调员都能依据同一份计划工作。可先用协作方式选择工具看哪个级别合适，再发送您的待决事项清单。
主办方常见问题
一个人能同时承担两个岗位吗？
小型活动可以。但要把分工写明：哪些决定由此人做，哪些只由此人记录。
哪一个更便宜？
取决于报价的范围和工时。请比较各范围包含什么，而不是比较头衔。
项目经理会取代我的筹委会吗？
不会。议程和预算的决定仍由筹委会做。经理负责准备并保存记录。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。