简要回答
不要直接选最便宜的或最熟悉的。先让每份报价站在同一基础上：相同范围、相同数量、列明相同的不含项、相同日期。
凡是缺失的内容，标记为未知并询问供应商。切勿把缺失的项目当作免费。
已知与未知
先用各份报价自己的说法列出它包含什么，再列出它没有说什么。空缺本身就是信息。
| 已知 | 尚未知道 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 各份报价逐项包含的内容 | 某家包含而另一家未包含的项目 | 各供应商，书面询问 |
| 各供应商拿到的需求说明或规格 | 三家是否收到相同的说明 | 秘书处负责人；已发送邮件 |
| 报价中说明的税费、服务费和有效期 | 所列价格是否含税和服务费 | 各供应商 |
| 报价必须符合的预算项目 | 预算是否含税 | 财政 |
谁有权作决定
由筹委会或采购负责人在机构采购规定内决定委任谁。财务确认预算，节目负责人确认需求。
关于报价是否具约束力、某条款含义的问题，请交给签署人或法律顾问。项目负责人可以做比较并准备问题，但选择与合同仍由您作主。
- 需求与规格：节目负责人。
- 预算：财政或财务委员会。
- 委任：筹委会或采购负责人，按您自己的规定。
- 合同条款：签署人或法律顾问。
现实可行的选项，包括暂停或缩小规模
为重新报价而延后并不算失败。请选择能在节目允许的节奏内获得可比信息的方式。
| 选项 | 具体做法 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 标准化后比较 | 把所有项目填入同一张表，标记未知，逐项对比。 | 较快；未知项目要等供应商答复。 |
| 请所有供应商按同一规格重新报价 | 发出统一的书面说明和通用模板。 | 较慢；比较最公平。 |
| 留下两家并请其澄清 | 淘汰最不合适的一家，请剩下两家澄清不含项。 | 较快；可能过早失去好的选项。 |
| 暂停委任 | 确定决定日期，等待答复后再定。 | 较从容；请确认日期和场地保留期能否等待。 |
沟通：谁向谁说什么
向每家供应商发送相同的澄清问题，措辞一致，回复日期一致，并保留书面回复。告诉供应商目前尚未作出决定，以及决定日期。
向筹委会说明哪些项目未知、会带来什么变化。在比较表完成之前，不要给出排名。
- 致各供应商：为了在同一基础上比较报价，请书面确认：（1）[项目]包含什么；（2）不含什么；（3）价格是否含税和服务费；（4）报价有效期。请于[日期]前回复。
- 致筹委会：已收到三份报价。比较表显示仍有[数量]个项目未知。预计在[日期]前完成比较，并建议[做法]。
- 致未入选的供应商（决定后）：感谢您的报价。我们已为本次活动选择了[其他做法/其他供应商]。
跟进与防止再次发生
- 把每份报价录入供应商报价标准化工具，让缺失项被标记出来，而不是按零计价。
- 把所选方案及理由记入决策记录。
- 比较期间如果规格有变，请通过变更申请提出。
- 为今后的报价保留一份标准询价模板。
实例演示 · 虚构示例
虚构的视听报价比较
虚构的组织与数字，仅作说明。
虚构医疗管理人员协会为一场单日会议收到三份视听报价。一份包含两台投影机和全天技术员；一份只列出设备；一份价格较低，但把餐饮用电和吊挂列为额外项目。
秘书处负责人建立比较表，列出每个项目，并标出未知项：技术员工时、吊挂、税费。她向三家发出相同的问题。两家一周内回复，一家要求通话。筹委会逐项比较后，决定先请只报设备的供应商加上技术员重新报价，再作选择。
可直接使用
报价比较表
复制到表格中。每个项目一行，每家供应商一列。报价没有说明时填“未知”，不要填零。
- 所需项目或服务（每行一项）：
- 供应商A：是否包含（是/否/未知）、数量、价格：
- 供应商B：是否包含（是/否/未知）、数量、价格：
- 供应商C：是否包含（是/否/未知）、数量、价格：
- 税费和服务费说明（含/不含/未知）：
- 各份报价的有效期：
- 各供应商列出的不含项：
- 已发出的问题、日期、收到的回复：
- 未知项解决后的总价：
- 决定、决定人、日期；是否已记入决策记录（是/否）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 范围简单，报价只在少数几项上有明显差异。
- 一个人就能负责提问并维护比较表。
- 决定日期允许留出澄清的时间。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 报价在范围、税费处理和不含项上各不相同，而筹委会需要一个建议。
- 规格本身不清楚。
- 需要在短时间内得到独立的比较表和澄清问题。
想要一份筹委会可以依赖的比较吗？
策划诊断可以复核规格，建立逐项对等的比较表，为每家供应商列出澄清问题，并显示尚待决定的事项。选择供应商和签署合同仍由您的筹委会和签署人负责。复核不会只按价格推荐供应商，也不承诺任何节省。
主办方常见问题
应该选最低的报价吗？
只有在范围可比之后才考虑。较低的价格可能缺少其他供应商已包含的项目。
供应商不肯澄清怎么办？
把该项记为未知并视为风险，再考虑是否继续与该供应商合作。
可以把一家的价格给另一家看吗？
请避免。只分享规格和问题，不要分享其他供应商的价格。
需要几份报价？
遵循您自己的采购规定。如果没有规定，先商定一条，再收集报价。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。