Apabila sebut harga pembekal tidak boleh dibandingkan

Tiga sebut harga ada di atas meja, dan tiada dua yang menerangkan perkara yang sama.

Bincang diagnostikMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Jangan pilih yang paling murah atau paling dikenali. Mula-mula letakkan setiap sebut harga pada asas yang sama: skop sama, kuantiti sama, pengecualian disenaraikan, tarikh sama.

Jika sesuatu tiada, tandakan sebagai tidak diketahui dan tanya pembekal. Jangan anggap baris yang tiada sebagai percuma.

Apa yang diketahui dan belum diketahui

Senaraikan apa yang dinyatakan setiap sebut harga, dalam katanya sendiri, kemudian apa yang tidak dinyatakan. Jurang ialah maklumat.

Diketahui	Belum diketahui	Siapa boleh menjawab
Apa yang termasuk dalam setiap sebut harga, baris demi baris	Item yang dimasukkan satu pembekal dan ditinggalkan yang lain	Setiap pembekal, ditanya secara bertulis
Taklimat atau spesifikasi yang diberikan kepada setiap pembekal	Sama ada ketiga-tiganya menerima taklimat yang sama	Ketua sekretariat; e-mel dihantar
Cukai, caj perkhidmatan dan tarikh sah laku yang dinyatakan	Sama ada harga termasuk atau tidak cukai dan caj perkhidmatan	Setiap pembekal
Garis bajet yang mesti dipenuhi sebut harga	Sama ada bajet termasuk cukai	Bendahari

Siapa yang berhak memutuskan

Jawatankuasa atau pemilik perolehan memutuskan siapa dilantik, dalam peraturan perolehan organisasi. Kewangan mengesahkan bajet. Pemilik program mengesahkan keperluan.

Sebarang soalan tentang sama ada sebut harga mengikat, atau maksud sesuatu terma, dibawa kepada penandatangan atau penasihat undang-undang. Ketua projek boleh membandingkan dan menyediakan soalan, tetapi pilihan dan sebarang kontrak kekal milik anda.

Keperluan dan spesifikasi: pemilik program.
Bajet: bendahari atau jawatankuasa kewangan.
Pelantikan: jawatankuasa atau pemilik perolehan, mengikut peraturan anda sendiri.
Terma kontrak: penandatangan atau penasihat undang-undang.

Pilihan yang realistik, termasuk berhenti atau mengecilkan skala

Kelewatan untuk sebut harga semula bukan kegagalan. Pilih pilihan yang memberi maklumat setanding pada kadar yang dibenarkan program.

Pilihan	Apa yang terlibat	Kesan untuk dipertimbangkan
Seragamkan dan bandingkan	Masukkan semua baris dalam satu grid, tandakan yang tidak diketahui, dan bandingkan setara.	Pantas; item tidak diketahui kekal sehingga pembekal menjawab.
Minta semua pembekal sebut harga semula atas satu spesifikasi	Keluarkan satu taklimat bertulis dan templat sepunya.	Lebih perlahan; perbandingan paling adil.
Senarai pendek dua dan jelaskan	Gugurkan yang paling kurang sesuai dan minta dua yang tinggal menjelaskan pengecualian.	Lebih pantas; risiko kehilangan pilihan baik terlalu awal.
Jeda pelantikan	Tetapkan tarikh keputusan dan tunggu jawapan.	Lebih tenang; semak sama ada tarikh dan tempahan venue boleh menunggu.

Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa

Hantar soalan penjelasan yang sama kepada setiap pembekal, dengan perkataan sama, dan tarikh balasan sama. Simpan balasan secara bertulis. Beritahu pembekal bahawa belum ada keputusan dan apakah tarikh keputusan.

Beritahu jawatankuasa item mana tidak diketahui dan apa yang akan berubah. Jangan kemukakan kedudukan sehingga grid lengkap.

Kepada setiap pembekal: untuk membandingkan sebut harga atas asas sama, sila sahkan secara bertulis: (1) apa yang termasuk bagi [item]; (2) apa yang dikecualikan; (3) sama ada harga termasuk cukai dan caj perkhidmatan; (4) tempoh sah laku sebut harga. Sila balas menjelang [tarikh].
Kepada jawatankuasa: tiga sebut harga diterima. Grid perbandingan menunjukkan [bilangan] item masih tidak diketahui. Kami menjangka melengkapkan perbandingan menjelang [tarikh] dan mencadangkan [proses].
Kepada pembekal yang tidak dipilih, selepas keputusan: terima kasih atas sebut harga anda. Kami telah memilih [pendekatan lain / pembekal lain] untuk acara ini.

Susulan dan mengelak berulang

Masukkan setiap sebut harga ke dalam penormal sebut harga pembekal supaya kemasukan yang tiada ditandakan dan bukan dihargakan sifar.
Rekodkan pilihan dan sebab dalam log keputusan.
Jika spesifikasi berubah semasa membandingkan, kemukakan melalui permintaan perubahan.
Simpan satu templat permintaan piawai untuk sebut harga akan datang.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Perbandingan sebut harga audio visual fiksyen

Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.

Persatuan Fiktif Pentadbir Perubatan menerima tiga sebut harga AV untuk persidangan sehari. Satu termasuk dua projektor dan juruteknik sepanjang hari. Satu menyenaraikan peralatan sahaja. Satu menyenaraikan harga lebih rendah tetapi menyatakan kuasa katering dan penggantungan sebagai tambahan.

Ketua sekretariat membina grid dengan setiap baris dan menandakan yang tidak diketahui: jam juruteknik, penggantungan, cukai. Beliau menghantar soalan sama kepada ketiga-tiganya. Dua membalas dalam seminggu dan satu meminta panggilan. Jawatankuasa membandingkan secara setara dan memutuskan meminta pembekal peralatan sahaja membuat sebut harga semula dengan juruteknik sebelum memilih.

Gunakan sendiri

Grid perbandingan sebut harga

Salin ke hamparan. Isi satu baris bagi setiap item dan satu lajur bagi setiap pembekal. Tulis Tidak diketahui, bukan sifar, jika sebut harga senyap.

Item atau perkhidmatan diperlukan (satu setiap baris):
Pembekal A: termasuk (ya/tidak/tidak diketahui), kuantiti, harga:
Pembekal B: termasuk (ya/tidak/tidak diketahui), kuantiti, harga:
Pembekal C: termasuk (ya/tidak/tidak diketahui), kuantiti, harga:
Cukai dan caj perkhidmatan dinyatakan (termasuk/tidak/tidak diketahui):
Tarikh sah laku setiap sebut harga:
Pengecualian disenaraikan setiap pembekal:
Soalan dihantar, tarikh, balasan diterima:
Jumlah selepas yang tidak diketahui diselesaikan:
Keputusan, oleh siapa, tarikh; catatan log dibuat (ya/tidak):

Buka alat: Penyeragam sebut harga pembekal acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Skop mudah dan sebut harga berbeza pada beberapa baris yang jelas.
Seorang boleh mengendalikan soalan dan menyimpan grid.
Tarikh keputusan memberi masa untuk penjelasan.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Sebut harga berbeza dalam skop, layanan cukai dan pengecualian, dan jawatankuasa mahu cadangan.
Spesifikasi itu sendiri tidak jelas.
Anda memerlukan grid bebas dan soalan penjelasan dalam masa singkat.

Mahu perbandingan yang boleh dipercayai jawatankuasa anda?

Diagnostik perancangan boleh menyemak spesifikasi, menyediakan grid setara, menyenaraikan soalan penjelasan bagi setiap pembekal dan menunjukkan keputusan yang tinggal. Memilih pembekal dan menandatangani kontrak kekal dengan jawatankuasa dan penandatangan anda. Semakan ini tidak mencadangkan pembekal berdasarkan harga sahaja, dan tiada penjimatan dijanjikan.

Bincang diagnostikMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Penilaian perancangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Patutkah kami memilih sebut harga paling rendah?

Hanya selepas skop setanding. Harga rendah mungkin meninggalkan item yang dimasukkan pembekal lain.

Bagaimana jika pembekal tidak mahu menjelaskan?

Rekodkan bahawa item itu tidak diketahui dan anggap sebagai risiko. Pertimbangkan sama ada hendak meneruskan dengan pembekal itu.

Bolehkah kami tunjukkan harga seorang pembekal kepada yang lain?

Elakkan. Kongsi spesifikasi dan soalan, bukan harga pembekal lain.

Berapa banyak sebut harga yang diperlukan?

Ikut peraturan perolehan anda sendiri. Jika tiada, setujui satu sebelum mengumpul sebut harga.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.