简要回答
先弄清楚书面上有什么，再决定这场环节是为了什么：话题、号召力，还是开场的时刻。只有满足同样目的，替换才有意义。
比较替换讲者、重塑环节、改为座谈和保持原节目的方案，由节目负责人选择。
已知与未知
只依据有记录的事实，讲者口头说过的话在落成文字之前都算未确认。
| 已知 | 尚未知道 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 讲者来函内容、日期和所给原因 | 退出是否已成定局，还是日期或形式可以改变 | 讲者或其代表 |
| 讲者协议、简报以及任何承诺 | 协议对退出、差旅、酬金和资料有何规定 | 签署人；条款问题请教法律顾问 |
| 讲者如何宣传，节目在哪里公布 | 哪些报名者表示主要是为这位讲者而报名 | 报名信息；秘书处 |
| 环节的时段、话题和目标观众 | 还有谁能讲这个话题，以及他们是否有空 | 节目负责人；筹委会 |
谁有权作决定
节目负责人或大会主席决定这场环节变成什么、邀请谁。筹委会决定是否更改已公布的材料。财务决定替换讲者的酬金或差旅费用。
退出后酬金、订金或费用是否仍需支付，取决于讲者协议，应交给签署人或法律顾问。关于录制或资料的任何隐私或授权问题，请交给负责该事项的人。
- 替换或重塑：节目负责人或主席。
- 已公布节目的变更：筹委会。
- 酬金和费用：财政。
- 协议条款：签署人或法律顾问。
现实可行的选项，包括暂停或缩小规模
替换并不是唯一的答案。请对照这场环节原本的目的比较各选项，并让保持不变的方案也保留在清单中。
| 选项 | 具体做法 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 邀请替换讲者 | 就同一话题联系一两位替代人选，附书面简报。 | 需要对方尽快答复；号召力可能不同。 |
| 重塑环节 | 把时段改成有主持人的座谈或会员讨论。 | 保留话题；形式和观众期待会改变。 |
| 调整时段 | 把环节提前、延后或合并。 | 对已公布材料改动较少；受节目安排限制。 |
| 保持节目，如实告知 | 只更换名字，并向报名者坦率说明。 | 简单；部分报名者可能失望。 |
沟通：谁向谁说什么
先向筹委会说明选项。用电话或信息联系潜在替换人选，附清晰的简报和较短的回复期限。只有在替换讲者获书面确认后，才更新已公布的节目。
决定后不久，就向报名者坦率说明哪些有变、哪些不变。提供提问渠道，但除非机构已作决定，不要承诺退款或其他条件。
- 致筹委会：[讲者]已于[日期]退出[时段]，所述原因如下。选项为[A、B、C]。请确认决定和日期。
- 致潜在替换人选：我们在寻找[日期]讲[话题]的讲者，面向[观众]，时段[分钟]。请于[日期]前告知是否可以考虑。
- 致已报名者：[讲者]无法出席。该环节将[变动]，节目其余部分不变。如有疑问：[渠道]。
跟进与防止再次发生
实例演示 · 虚构示例
虚构的主讲嘉宾退出
虚构的组织与数字，仅作说明。
虚构海事测量师协会已公布开幕主题演讲，180名报名者中大多数把它列为出席的理由。活动前五周，讲者来函说无法再出行。
秘书处负责人请讲者书面确认，并把讲者协议交签署人阅读。节目负责人认定这场演讲的作用是以时下话题开场，而不是靠名字。她们向两位替代人选发出书面简报，一位接受。筹委会批准变更，并在两天内向报名者坦率说明。
可直接使用
替换讲者简报表
复制到文档中。未知字段保持空白，不要虚构姓名、简介或酬金。
- 退出：日期、措辞、所述原因：
- 讲者协议编号及已向签署人提出的问题（日期）：
- 环节目的（话题、号召力、开场、平衡）：
- 时段、时长、形式和观众：
- 替换候选人及决定日期：
- 给替换讲者的简报（话题、观众、时间、授权、技术截止日期）：
- 酬金、差旅或其他费用：未定 / 批准人：
- 需要更新的已公布材料：
- 给报名者的信息及日期：
- 决定、决定人、日期；是否已记入决策记录（是/否）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 该环节只占节目一小部分，替代人选容易找到。
- 协议清晰，没有争议。
- 筹委会可以快速决定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 这位讲者是许多人报名的主要原因。
- 协议对酬金或费用的规定不清楚。
- 需要在几天内准备简报并联系候选人。
需要协助处理替换讲者吗？
策划诊断可以复核节目、该环节的目的和待决事项，并给筹委会一份有负责人的优先行动清单。之后，会议项目负责人可以协调约定的任务，例如起草简报、联系候选人和更新已公布的材料。协议条款仍由您的签署人或顾问负责。不承诺任何出席结果。
主办方常见问题
一定要找同样有名的替换人选吗？
不一定。先决定这场环节的目的。有主持人的座谈或其他形式也许更合适。
要向报名者提供退款吗？
这是机构的决定，取决于当初的承诺和报名条款。请在表态之前先问签署人或顾问。
还能在宣传中使用该讲者的名字吗？
退出确认后请撤下，并同时更新所有已公布的材料。
如果讲者提出线上参加呢？
当作另一个选项，并要求书面同意，包括技术和授权事项。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。