简要回答
选定一份主名单并指定唯一负责人，然后把其他名单逐行与它核对一次，并写下差异。在完成之前，每个团队都应说明自己用的是哪一份名单。
嘉宾名单含个人资料，因此在分发主名单前，请先向有资格的一方询问副本可以如何保存和分享。准备度诊断可显示哪些工作线仍依赖未确认的名单。
已知与未知
| 已知 | 尚不清楚 |
|---|---|
| 签到台名单有280人，礼宾名单有45位受邀嘉宾，赞助名单60人，餐饮供应商收到的是310人。 | 哪些姓名重叠，哪些不在任何名单上，各团队最后收到的是哪一份。 |
| 过去三周内有四个人各自编辑了自己的副本。 | 谁最后更新了哪一份，是否有人改动饮食或座位备注。 |
| 节目委员会主席批准了邀请类别。 | 批准后谁可以增减嘉宾，谁来确认赞助商的权益。 |
| 餐饮和姓名牌供应商需要在指定日期前拿到最终人数。 | 如果最终人数在该日期后变动，费用会如何。 |
谁有权作决定
秘书处主管通常负责主名单，主席负责邀请类别。每份赞助协议由其负责人阅读后，确定该赞助商可带多少人。名单能否复制、邮寄或打印，是向数据保护联系人或顾问提出的隐私问题，不由活动团队决定。
在决策记录中写明负责人和变更规则，使临时新增都从同一个入口进来。
可行的选择
| 选择 | 涉及内容 | 需权衡的后果 |
|---|---|---|
| 冻结并核对 | 以报名系统为主名单，停止其他处的编辑，把另外三份名单逐行核对。 | 需要几个小时的专注工作，并会暴露每个缺口。部分嘉宾可能被删除或新增，需要主席批准。 |
| 按类别合并为新主名单 | 重建一份名单，设类别、来源和状态列，再分发筛选后的视图。 | 长期更清晰，但如果不与旧名单核对，新名单可能引入新错误。 |
| 保留各自名单并每周比对 | 各团队保留自己的名单，由一人每周比较。 | 设置最快，但矛盾仍在，餐饮人数依然不确定。 |
| 推迟最终人数 | 请餐饮和姓名牌供应商延后截止日期。 | 取决于供应商。可能增加费用，也不能解决根本分歧。 |
沟通：谁对谁说什么
同时向四个团队负责人发出同样的信息：一份名单、一位负责人、一条变更规则、一个日期。告诉供应商他们将在哪一天收到确认的人数，而不是草稿人数。
除非有姓名被删除，否则不必向嘉宾传达新消息。如果有嘉宾被承诺了主名单上没有的席位，由主席或赞助负责人与对方沟通，而不是签到台。
- 简短信息模板: 从今天起，嘉宾主名单由【负责人】保管。请停止编辑自己的副本，并在【日期】前把变更发给【负责人】。我们将在【日期】发出核对后的名单和唯一确认人数。
后续跟进与避免再次发生
- 保留核对记录：每一处差异及其解决方式。
- 记录最终人数及确认人，并以一条信息把该数字发给供应商。
- 下次从报名系统生成主名单，并规定其他名单只是它的视图。
- 请数据保护联系人确认活动结束后嘉宾名单如何保留。
实例演示 · 虚构示例
Persatuan Fiktif Jurutera：四份名单，一份主名单
虚构的机构和数字，仅用于展示有用的细节程度。
一个虚构的工程师协会发现，签到台名单有280人，礼宾45人，赞助60人，餐饮供应商是310人。秘书处主管指定报名系统为主名单，并规定所有变更须在固定日期前交给一名协调员。
协调员发现24个姓名出现在两份名单上，11个姓名不在任何名单上。主席批准删除三个重复项，并将11人列为受邀嘉宾。餐饮供应商收到唯一确认人数，签到台收到筛选后的名单。关于副本的隐私问题则交给协会的数据保护联系人。
可直接使用
嘉宾名单核对表
每处名单差异填一行。在负责人作出选择之前，“决定”一栏留空。
- 主名单及负责人：
- 已比较的名单（来源、最后编辑日期）：
- 仅出现在一份名单上的姓名：
- 出现在两份以上名单但资料不同的姓名：
- 需确认的权益（赞助、贵宾、讲者）：
- 每处差异的决定人：
- 向有资格一方提出的隐私问题：副本如何保存和分享：
- 确认人数及发给供应商的日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 缺口只是几个姓名，一个人一个下午就能核对完。
- 名单已有唯一负责人。
- 供应商尚未收到最终人数。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个部门或赞助商各坚持自己的名单。
- 最终人数已发给供应商后又发生变化。
- 没有人说得清谁批准了临时新增。
需要一份统一名单和清晰的变更规则吗？
策划诊断可以检视报名、礼宾、赞助和餐饮之间的嘉宾名单流转，并列出带负责人的未决事项。之后，会议项目负责人可在一段时间内协调已商定的核对工作。隐私和合同问题仍由您自己的有资格一方处理。
主办方常见问题
应该以哪份名单为主？
通常是报名系统，因为它记录了谁真正报了名。如果礼宾邀请不经过报名系统，可作为一个类别加入并注明来源。
可以把主名单用邮件发给所有需要的人吗？
请先询问数据保护联系人。通常只含各团队所需列的筛选视图，比完整名单更容易说明理由。
如果赞助商坚持不同的数字怎么办？
请负责人核对赞助协议，然后把该权益记录在主名单上，让每个团队看到同一个数字。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。