简要回答
汇报手上有的，清楚说明哪些没有衡量，不要为了迎合问题而事后拼凑数字。向理事会提供两样东西：一份简短的事实说明，以及一份在下次开放报名前商定的衡量计划。
已知与未知
| 已知 | 尚不清楚 |
|---|---|
| 理事会询问会议的回报、代表满意度和新会员。 | 这些词对理事会各意味着什么，哪一项最重要。 |
| 报名、各场次出席和反馈表回复都有记录。 | 反馈表的问题是否与理事会的问题对应。 |
| 会员记录存在，但没有人标记谁是会议之后加入的。 | 记录能否与活动对应，这样做是否合适。数据使用是向数据保护联系人提出的问题。 |
| 成本记录在财务账目中。 | 理事会是只算直接成本，还是也计入员工时间。 |
谁有权作决定
理事会或主席决定这场活动的成功意味着什么。财务主管负责成本数字。秘书处负责活动记录。凡是提出活动团队无法支持的数字的人，应当致谢并询问这个数字将用于什么决策。使用参会者或会员数据做分析，是向数据保护联系人提出的问题。
在决策记录中以书面形式商定谁回答哪个问题、何时之前。
可行的选择
| 选择 | 涉及内容 | 需权衡的后果 |
|---|---|---|
| 只汇报已衡量的内容 | 分享出席、场次数、反馈和成本，并说明哪些没有追踪。 | 诚实而快速。理事会可能想要更多。 |
| 增加范围有限的后续调查 | 向参会者发一份简短问卷，围绕理事会关心的一两个问题。 | 能提供一些证据。取决于回复和同意。需要数据保护联系人的意见。 |
| 在明确假设下做估算 | 给出区间，写明假设，并标明是估算。 | 假设可见时有用。估算有被当作事实引用的风险。 |
| 为下次定义衡量项目 | 在明年开放报名之前，商定一份简短的衡量计划。 | 不能回答今年的问题，但可避免重蹈覆辙。 |
沟通：谁对谁说什么
向理事会清楚说明：这是我们衡量过的，这是我们没有衡量的，这是我们可以补充的以及所需条件。把衡量计划作为下一步提出。不要长篇道歉，也不要编造数字。
告诉团队理事会问了什么、答案是什么，让下一次活动能够记录下来。
- 简短信息模板: 感谢您的提问。共有【数字】人出席，覆盖【数字】个场次，收到【数字】位代表的反馈，成本为【金额】。我们没有追踪【项目】，因此无法提供该项数字。我们建议明年采用【衡量项目】，并将在您下次会议上提交一份简短计划。
后续跟进与避免再次发生
- 在下次活动开放报名之前，与理事会商定两三项衡量指标。
- 为每项指标指定负责人和数据来源。
- 把相关问题加入报名表或反馈表，并经数据保护联系人审阅。
- 在简报中记录活动的目的，使其可以被评判。
实例演示 · 虚构示例
Persatuan Fiktif Pengangkutan：理事会索要投资回报
虚构的机构和数字，仅用于展示有用的细节程度。
一个虚构的运输协会举办了为期两天的会议。理事会事后要求提供回报及由此带来的新会员数量。秘书处有报名记录、各场次出席和回复率为38%的反馈表，但没有新会员的标记。
秘书处写了一页说明，列出这些数字，并说明新会员未被追踪。理事会同意为明年定义两项指标，例如一个代表满意度问题，以及在指定期间内收到的会籍咨询数量，并为每项指定负责人。
可直接使用
衡量缺口说明
理事会每个问题填一行。与理事会分享此表，并用它来规划下一次活动。
- 理事会的问题，用其原话：
- 它对理事会意味着什么：
- 已有的证据及存放位置：
- 未衡量的内容：
- 现在可以补充什么，需要什么成本或条件：
- 向有资格一方提出的数据保护问题：
- 为下次提议的指标、负责人和来源：
- 理事会看到衡量计划的日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 问题可以用手头已有的记录回答。
- 理事会接受对哪些追踪过、哪些没有追踪的平实说明。
- 由一个人负责记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 理事会期望一个需要您没有的数据的数字。
- 多个部门持有不同的记录且意见不一。
- 您需要为规模更大或重复举办的活动制定衡量计划。
需要在下次活动前商定衡量计划吗？
策划诊断可以检视上一次活动的简报、记录和汇报，并列出管理层需要衡量什么、每项指标由谁负责，以及下次活动前需要作出的决定。它不会产出当初没有衡量的结果。之后，会议项目负责人可在一段时间内协调已商定的汇报任务。
主办方常见问题
活动结束后可以估算回报吗？
可以，前提是写明假设，并标明这个数字是估算。不要把它当作衡量结果来呈现。
现在应该发问卷吗？
如果人们可能回复，且数据保护联系人同意，一份简短问卷会有帮助。把问题限制在理事会需要的一两个。
下次如何避免？
在开放报名之前商定活动目的和两三项指标，并为每项指定负责人和来源。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。