Kepimpinan meminta hasil yang tidak pernah diukur
Lembaga mahu tahu apa yang dicapai persidangan, dan tiada siapa bersetuju sebelum itu apa yang akan diukur.
Jawapan ringkas
Laporkan apa yang ada, nyatakan dengan jelas apa yang tidak diukur, dan jangan membina semula angka untuk memenuhi soalan. Tawarkan dua perkara kepada lembaga: catatan fakta ringkas tentang acara, dan pelan pengukuran untuk yang seterusnya dipersetujui sebelum pendaftaran dibuka.
Tulis setiap soalan yang ditanya lembaga, bukti yang ada dan yang tiada dalam log keputusan. Kemudian gunakan diagnostik kesiapan pada pelan tahun depan untuk melihat ukuran mana perlu pemilik.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
| Diketahui | Belum diketahui |
|---|---|
| Lembaga meminta pulangan persidangan, kepuasan perwakilan dan ahli baharu. | Apa maksud setiap istilah itu kepada lembaga, dan yang mana paling penting. |
| Pendaftaran, kehadiran sesi dan maklum balas borang telah direkodkan. | Sama ada borang maklum balas bertanya soalan yang sepadan dengan soalan lembaga. |
| Rekod keahlian wujud, tetapi tiada siapa menanda siapa yang menyertai selepas persidangan. | Sama ada rekod boleh dipadankan dengan acara, dan sama ada berbuat demikian sesuai. Penggunaan data ialah soalan untuk pegawai perlindungan data. |
| Kos ada dalam rekod kewangan. | Sama ada lembaga mahu mengira hanya kos langsung atau masa kakitangan juga. |
Siapa yang berkuasa memutuskan
Lembaga atau pengerusi memutuskan apa maksud kejayaan bagi acara. Bendahari memiliki angka kos. Sekretariat memiliki rekod acara. Sesiapa yang mencadangkan angka yang tidak dapat disokong pasukan acara perlu diberi terima kasih dan ditanya keputusan apa yang akan dimaklumkan. Penggunaan data peserta atau ahli untuk analisis ialah soalan untuk pegawai perlindungan data.
Persetujui, secara bertulis, siapa menjawab soalan mana dan menjelang bila, dalam log keputusan.
Pilihan yang realistik
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Laporkan hanya apa yang diukur | Kongsi kehadiran, bilangan sesi, maklum balas dan kos, dan nyatakan apa yang tidak dijejak. | Jujur dan pantas. Lembaga mungkin mahu lebih. |
| Tambah tinjauan susulan terhad | Hantar tinjauan ringkas kepada peserta tentang satu atau dua soalan yang penting kepada lembaga. | Memberi sedikit bukti. Bergantung pada maklum balas dan persetujuan. Perlu pandangan pegawai perlindungan data. |
| Anggar dengan andaian jelas | Tawarkan julat dengan andaian ditulis dan dilabel sebagai anggaran. | Berguna jika andaian kelihatan. Risiko anggaran dipetik sebagai fakta. |
| Takrif ukuran untuk kali depan | Persetujui pelan pengukuran ringkas sebelum pendaftaran dibuka tahun depan. | Tidak menjawab soalan tahun ini, tetapi mencegah berulang. |
Komunikasi: siapa memberitahu siapa
Beritahu lembaga dengan jelas: ini yang kami ukur, ini yang tidak, ini yang boleh kami tambah dan apa yang diperlukan. Tawarkan pelan pengukuran sebagai langkah seterusnya. Jangan meminta maaf berpanjangan atau mereka angka.
Beritahu pasukan apa yang ditanya lembaga dan apa jawapannya, supaya acara seterusnya merakamnya.
- Templat mesej ringkas: Terima kasih kerana bertanya. Kehadiran ialah [bilangan] merentas [bilangan] sesi, maklum balas diterima daripada [bilangan] perwakilan dan kos ialah [jumlah]. Kami tidak menjejak [item], jadi kami tidak dapat memberi angka bagi perkara itu. Kami mencadangkan [ukuran] untuk tahun depan dan akan membawa pelan ringkas ke mesyuarat anda yang seterusnya.
Tindakan susulan dan mengelakkan berulang
- Persetujui dua atau tiga ukuran dengan lembaga sebelum acara seterusnya dibuka untuk pendaftaran.
- Tetapkan pemilik dan sumber bagi setiap ukuran.
- Tambah soalan pada borang pendaftaran atau maklum balas, dengan semakan pegawai perlindungan data.
- Rekodkan dalam taklimat apa tujuan acara, supaya ia boleh dinilai.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Pengangkutan: lembaga meminta pulangan pelaburan
Organisasi dan angka fiksyen, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah persatuan pengangkutan fiksyen mengadakan persidangan dua hari. Lembaga kemudian meminta pulangan dan bilangan ahli baharu yang dihasilkan. Sekretariat memegang pendaftaran, kehadiran mengikut sesi dan borang maklum balas dengan 38 peratus respons, tetapi tiada tanda bagi ahli baharu.
Sekretariat menulis catatan satu halaman dengan angka ini dan menyatakan ahli baharu tidak dijejak. Lembaga bersetuju mentakrif dua ukuran untuk tahun depan, seperti soalan kepuasan perwakilan dan kiraan pertanyaan keahlian dalam tempoh dinyatakan, dengan pemilik bagi setiap satu.
Gunakan sendiri
Kenyataan jurang pengukuran
Lengkapkan satu baris bagi setiap soalan lembaga. Kongsi lembaran dengan lembaga dan gunakannya untuk merancang acara seterusnya.
- Soalan lembaga, dengan kata-kata sendiri:
- Apa maksudnya kepada lembaga:
- Bukti yang wujud, dan di mana ia disimpan:
- Apa yang tidak diukur:
- Apa yang boleh ditambah sekarang, dan apa kos atau keperluannya:
- Soalan perlindungan data untuk pihak kompeten:
- Ukuran dicadangkan untuk kali depan, pemilik dan sumber:
- Tarikh lembaga akan melihat pelan pengukuran:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Soalan boleh dijawab daripada rekod yang sudah ada.
- Lembaga menerima kenyataan mudah tentang apa yang dijejak dan tidak.
- Seorang memiliki rekod.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Lembaga mengharapkan angka yang memerlukan data yang anda tiada.
- Beberapa jabatan memegang rekod berbeza dan tidak sependapat.
- Anda memerlukan pelan pengukuran bagi program lebih besar atau berulang.
Mahu pelan pengukuran dipersetujui sebelum acara seterusnya?
Diagnostik perancangan boleh menyemak taklimat, rekod dan pelaporan acara lepas dan menyenaraikan apa yang kepimpinan perlu diukur, siapa memiliki setiap ukuran dan keputusan untuk dibuat sebelum yang seterusnya. Ia tidak menghasilkan keputusan yang tidak diukur. Ketua projek persidangan kemudian boleh menyelaraskan tugas pelaporan dipersetujui untuk tempoh tertentu.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami menganggar pulangan selepas acara?
Boleh, jika andaian ditulis dan angka dilabel sebagai anggaran. Jangan menyampaikannya sebagai diukur.
Perlukah kami hantar tinjauan sekarang?
Tinjauan ringkas boleh membantu jika orang berkemungkinan menjawab dan pegawai perlindungan data bersetuju. Hadkan kepada satu atau dua soalan yang lembaga perlukan.
Bagaimana mengelakkan ini kali depan?
Persetujui tujuan dan dua atau tiga ukuran sebelum pendaftaran dibuka, dan beri setiap satu pemilik dan sumber.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.