简要回答
贵宾合影顺序要定下：拍哪些人、分几组、什么次序、在哪里拍、拍多久、谁请嘉宾上前，以及事后谁接收照片。
高级嘉宾在照片中的排位，属于礼宾和主办方的决定。先提出站位方案，送去批准，活动当天除非指定的批准人同意，否则不要调整人员位置。
先决定合影的用途
先问目的：是主办机构的礼仪合影，是与赞助方或合作伙伴的合影，还是新闻照片。每种可能需要不同的组合和不同的批准人。
组合越少，时间越好控制。三四张事先安排好的合影，比上午陆续加出来的一长串要求容易执行。
活动前要敲定的问题
- 谁批准站位和组合：主办机构、嘉宾办公室，还是两者。
- 在哪里拍，是舞台、背景板还是另设区域，须与场地方确认。
- 是否有媒体在场，由谁管理他们的进出。照片对外分享前要问什么，见贵宾隐私边界。
- 嘉宾办公室是否希望在发布前审阅照片，或批准其用途。
- 谁请嘉宾上前，用什么话，从哪里叫。
- 谁接收文件，什么格式，什么时候交。
按步骤执行合影
- 布置：请嘉宾上前之前，团队成员按与摄影师约定放好背景板和地面标记。
- 召集：指定的主办方代表或司仪邀请第一组上前，每位嘉宾的联络人陪他们走到各自位置。
- 拍摄：摄影师按每组约定的张数拍摄，并说明该组已完成。
- 放行：联络人陪嘉宾前往下一个环节，依执行流程表生成器中的提示。
- 记录：摄影师或团队成员记下任何索取照片的要求，以及是谁提出的。
向摄影师说明
把已批准的分组按顺序交给摄影师，附上核实过的姓名、时间限制，以及有变动时可询问的人。请他们确认文件格式和交付日期。
告知嘉宾办公室列明的禁区，例如私人区域或特定时刻。凡是无法确认的内容，应写成问题，而不是规则。
实例演示 · 虚构示例
开幕仪式后的三组合影
机构与细节均为虚构，用来展示合适的详细程度。
一个虚构的专业理事会计划在开幕仪式之后立即合影。会长批准了三组：主宾与理事会成员、同一组人再加两家合作机构，以及仅理事会成员。
秘书把站位方案发给嘉宾办公室批准，并询问办公室是否希望在发布前看到照片。摄影师按顺序收到名单，附十分钟的时间限制和一位可询问变动的指定人员。活动当天有人提出加第四组，请求交给会长，会长为保住时间限制而婉拒。
可直接使用
贵宾合影计划
复制这张表，每组填一行。在向摄影师说明之前，先交给批准人。
- 尚未批准的组合标为待批准，不要向摄影师说明。
- 把总时间限制写在计划最上方，让人一眼可见。
| 次序 | 组合（姓名以核实为准） | 站位与地点 | 由谁召集 | 批准人 | 张数或时间 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 待批准 | ||||
| 2 | 待批准 | ||||
| 3 | 待批准 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一两组，人员熟悉而且放松。
- 摄影师合作过您的活动，可以电话说明。
- 批准人一条讯息就能答复。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个代表团都期望合影，次序有争议。
- 媒体、赞助方和会员各有各的合影要求。
- 当天没有空闲的舞台经理负责布置和放行。
想让合影环节准时完成？
会议项目负责人可以收集各个组合，与主办方一起走完批准，向摄影师说明，并在当天执行召集、放行和交接的提示。请把嘉宾名单和议程时段发过来，已收到的要求也一并附上。
主办方常见问题
每个人站哪里由谁决定？
由主办机构或嘉宾办公室决定，若设有礼宾部门，则经由礼宾部门。先提出方案，送去批准，并按答复执行。
合影应该花多长时间？
根据组数与主办方设定时间限制，并告知摄影师。组数少、事先排练过的短计划，比冗长开放的计划更容易控制。
照片可以马上发到网上吗？
先问嘉宾办公室和主办机构，要问哪些问题见贵宾隐私边界。在照片分享前，约定由谁批准使用。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。