简要回答
医学或科学协会的大会，后勤与任何会议相同，另外还有只有具备资质的人才能作出的决定：学术内容、继续教育学分、赞助方参与规则和伦理。策划团队负责协调流程、日期和记录，不对这些事项作决定，也不提供意见。
工作开始之前，列出每一个专业问题，指明负责的协会委员会或主管部门，并约定时间表中必须得到答复的节点。
哪些事项属于协会的专业负责人
本页只说明协调工作。临床与学术内容、继续教育或专业发展学分、医疗领域的赞助规则、伦理以及任何监管问题，均属于协会自己的专业委员会和相关主管部门。
策划人员可以提出正确的问题，追踪答复并把它们纳入日程，但不能给出答案。
与一般会议的不同之处
差别主要在于：哪些事项必须经谁批准，以及这些批准在时间表中要早多少。
| 领域 | 一般会议的做法 | 大会额外增加的要求 | 答案的负责人 |
|---|---|---|---|
| 程序内容 | 委员会批准主题和讲者。 | 学术委员会审核，并记录谁批准了什么。 | 学术委员会 |
| 学分或积分 | 不适用。 | 申请、证明材料和出席记录，日期由相关机构规定。 | 协会的认可事务负责人与颁发机构 |
| 赞助方参与 | 赞助商选择套餐。 | 在接触赞助商之前订立规则，把赞助活动与教育内容分开。 | 协会的治理或伦理委员会 |
| 讲者利益披露 | 收集简介。 | 由协会约定并按其指示公布的披露流程。 | 学术委员会或治理负责人 |
| 材料与版本 | 收集幻灯片。 | 对幻灯片、摘要和译文进行版本控制并记录审批状态，清楚标明最新获批文件。 | 课程负责人，可借助材料与翻译版本检查工具 |
| 敏感材料 | 常规数据处理。 | 对任何可能识别个人身份的材料订立规则，并指明谁可以处理。 | 协会的隐私或数据负责人 |
策划团队的工作顺序
- 与协会各委员会主席召开启动会，列出每个专业问题及其负责人。
- 询问每位负责人何时需要答复，并把该日期放入项目时间表。
- 建立决策记录，为每项专业决定记下负责人和依据。
- 建立带版本控制的登记表，记录各环节材料和译文及其审批状态。
- 询问协会哪些事项必须向相关主管部门或专业机构提出，由谁提出。
- 在每次项目会议上复查清单，直到每一项都有负责人和答复。
策划人员可以问什么、不能答什么
- 可以问：谁批准程序，记录在哪里？不能答：某场报告在学术上是否站得住脚。
- 可以问：哪个机构评定学分，申请截止日期是什么时候？不能答：学分是否会被授予。
- 可以问：协会对赞助方参与有什么规定？不能答：某项赞助活动是否可以接受。
- 可以问：谁处理利益披露和冲突？不能答：某项冲突是否严重。
- 可以问：谁批准任何可能识别个人身份的材料？不能答：它是否被允许。
本组指南中的相关主题
教育与推广的区分，见如何区分医学教育与赞助商推广。认可证明材料，见如何与主管专业机构协调认可证明材料，敏感材料见会议工作流程如何处理可识别患者的材料。临床工作坊见临床工作坊如何落实专业课程与安全责任。
实例演示 · 虚构示例
虚构案例：一个协会列出它的专业问题
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的Persatuan Perubatan Fiktif计划举办两天的大会，约600名代表。启动会上，项目负责人请各委员会主席列出策划团队不得自行作答的每一个问题。
清单共有十一项：程序批准、讲者利益披露、学分申请、学分所需的出席记录、赞助规则、参展商规则、海报评审、任何可识别材料的处理、工作坊安全、译文批准和媒体声明。每一项都有负责人和需要答复的日期。
项目负责人把这些日期放入时间表，并在每个答复到达时记入决策记录。
可直接使用
专业问题清单
把这些问题发给协会各委员会主席以及认可事务、治理和隐私负责人。每份书面答复都要归入决策记录，并注明负责人姓名和日期。
- 谁批准学术程序，批准以什么形式记录？
- 哪个机构评定学分或专业发展积分，申请截止日期是什么时候？
- 该机构要求哪些出席或授课记录，由谁接收？
- 协会对赞助商和参展商参与有什么规定，由谁批准例外？
- 讲者和主持人适用什么披露流程，如何公布？
- 程序中是否预计会出现可识别个人身份的材料，由谁批准其使用？
- 哪些议题必须提交主管部门或专业机构，由谁提交？
- 译文或改编材料由谁签核，什么算最终获批文件？
- 计划举办哪些临床或实操工作坊，具备资质的课程与安全负责人是谁？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 协会设有职责清晰的常设委员会，秘书处回应及时。
- 大会沿用成熟形式，规则已经定型。
- 专业负责人能在策划时间表内答复。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 规则和负责人不清晰，或分散在多个委员会。
- 本届的学分、赞助或材料规则有变化。
- 秘书处需要一个人在各委员会和供应商之间追踪问题与答复。
需要有人追踪并排定这些专业问题吗？
如果大会的专业问题多到秘书处难以逐一跟进，会议项目负责人可以负责协调：收集问题，转交给指定负责人，把答复日期排入时间表，维护决策记录和材料登记表，并向场地方和供应商说明结果。答案本身仍由您的委员会和相关主管部门作出。
主办方常见问题
策划人员可以就大会的学分或积分提供意见吗？
不可以。学分由相关机构决定。策划人员可以协助收集问题和记录，并让日期保持可见。
策划人员可以审核临床或学术内容吗？
不可以。内容属于协会的专业委员会。策划人员负责协调审核流程并记录结果。
谁决定赞助商可以做什么？
由协会的治理或伦理负责人，依据其自身规定及相关主管部门的规定决定。策划人员负责记录规则，并转达给供应商。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。