简要回答
一份可报销的申请需要五样东西：收据或其他付款证明、用途说明、预算项目、了解该开支必要性的人的批准，以及申请人的收款资料。缺少任何一项，都应该询问，而不是猜测。
机构能报销什么，以及哪些文件可用于账目和税务，这些问题要问财务联系人和顾问。本页是处理流程的清单。
活动前先定好规则
在志愿者、员工和委员会成员花钱之前，告知他们：哪些可以报销，哪些需要先获批准，申请截止日期，以及要保留什么证明。
设计一份简短的申请表，让每份申请的格式一致。
一份申请应包含什么
| 项目 | 检查 |
|---|---|
| 收据或发票 | 清晰可辨，载明卖方、日期、项目和已付金额 |
| 用途 | 一句话说明该开支与活动及议程需要的关系 |
| 预算项目 | 该费用属于哪个项目 |
| 事先批准 | 谁同意了该开支，或注明属于紧急例外 |
| 申请人资料 | 姓名和收款账户，与供应商一样须核实 |
| 重复 | 没有已经通过刷卡、零用金或供应商发票支付过 |
处理一份申请
收据遗失时
不要条件反射地拒绝，也不要条件反射地接受。请申请人提供其他证明，例如银行或信用卡对账单中的相应一行、卖方补开的副本或卖方的书面说明。
如果什么都没有，由决定人决定是否接受签名声明，由财务顾问说明机构的记录是否可以这样处理。
向财务或税务顾问提出的问题
- 机构可以报销哪些费用，依据什么政策。
- 账目和任何税务用途需要什么证明，保存多久。
- 非员工，例如志愿者提出的申请，如何处理。
- 如果涉及礼品、餐费和日津贴，如何处理。
实例演示 · 虚构示例
区域论坛后的志愿者报销
虚构机构，数字仅作说明。
一个虚构的协会在区域论坛后收到八份志愿者报销申请，合计示意性的 RM1,640。六份完整，一份只有刷卡小票而没有明细收据，另一份是活动负责人从未批准的横幅费用。
秘书处请第一位志愿者向卖方索取明细副本，并把横幅申请转交活动负责人决定。其余六份在第二人检查封面后一并付款。
可直接使用
报销申请清单
附在每份申请上。只有每一行都已勾选或有书面说明，申请才送交审批人。
- 申请人姓名和申请日期：
- 已附收据且清晰：卖方、日期、项目、金额
- 一句话说明用途及与活动的关系：
- 预算项目：
- 已由 [姓名] 事先批准／已注明紧急例外
- 没有已通过刷卡、零用金或供应商发票支付过：
- 申请人账户由 [姓名，日期] 核实：
- 缺少证明：已于 [日期] 要求提供替代证明
- 审批人决定、姓名和日期：
- 付款日期和编号：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 申请不多，且一位财务联系人了解每笔开支。
- 活动前已把规则告知申请人。
- 大部分开支事先获批。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多志愿者或员工在多个工作流中自行垫付。
- 收据缺失或与个人开支混在一起。
- 没人定过哪些可以报销。
需要有人收集并检查报销申请？
会议项目负责人可以在活动前发出申请规则和表格，按清单收集并检查申请，把完整的送交您的审批人，并把例外情况列给决定人。哪些项目可按贵机构政策报销，仍由财务联系人和顾问决定。
主办方常见问题
可以用信用卡对账单代替收据吗？
有时可作为辅助证明，但它可能看不出买了什么。请问财务联系人记录需要什么。
要设定申请截止日期吗？
要。选一个在最终对账之前的日期，并在活动前告知申请人。
没人批准过的开支可以报销吗？
由决定人决定。请记录原因，以及它是否属于例外。
申请可以用现金支付吗？
请问财务联系人。无论用哪种方式，都要记录收款人、日期和编号。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。