进度监控与管理汇报

真正有意义的活动红黄绿状态定义

每个工作组都报绿色，直到某一周突然变红，而没有人说得清绿色原本是什么意思。

建立状态定义会议项目负责人

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简要回答

红、黄、绿只有在每种颜色都有书面判断标准、且不同的人套用后结果一致时才有用。再增设第四种状态：灰色，表示未汇报或不明，让缺失的数据看得见，永远不被算作绿色。

按维度（进度、预算、范围与决定、供应商）把定义写一次，并在第一份报告之前由委员会批准。

绿色为什么会漂移

负责人报绿色，因为这是最舒服的答案，而且定义里没有任何东西阻止他们。没有判断标准，绿色就等于“我还没担心”。

解决办法是证据：绿色必须指向可以核对的东西，没有证据的状态就是灰色。

四种状态的方案

各维度的状态定义。阈值仅为示例，请由委员会自行设定。
维度	绿	黄	红	灰
进度	里程碑已完成或按有日期的计划进行，并有证据。	已延误但已商定恢复日期，且不影响后续里程碑。	已延误，影响后续里程碑或活动日期，或没有恢复日期。	没有更新，或没有带日期的计划。
预算	预测在批准范围内，已承诺和已支付分开显示。见预算差异。	预测高于批准数，但在预算负责人可批准的范围内。	预测超出在场任何人可批准的范围，或有超过约定金额的未估价项目。	没有预测，或主要项目尚未报价且未标示。
决定	没有逾期的决定。	有决定逾期，但没有工作被阻。	逾期的决定正在阻碍工作。	决策记录没有更新。
供应商	合同和需求已书面确认。	确认已承诺并附日期。	确认已逾期，且工作依赖于它。	供应商没有回复。

使用状态的规则

依书面标准判定状态，而不是看负责人的感觉。
绿色要附证据，黄色和红色要写理由。
把灰色视为不好：汇总时灰色项目单独计数，绝不与绿色合并。
证据缺失时，允许汇总人下调状态，并告知负责人。
前两份报告之后复核定义，如果两个人读法不同就调整。

每种颜色对读者的要求

绿：无需行动，读者可以快速浏览。
黄：负责人有计划，读者问计划有没有日期。
红：需要决定或帮助，报告必须写明是什么、向谁要。
灰：问为什么。持续两个周期的灰色要交给主席。

同样的规则用于准备度检查

准备度检查适用同一条规则：关键事项不明时，绝不能得出“一切正常”。活动策划准备度自查工具正是出于这个原因，把不明事项按工作组归类。

实例演示 · 虚构示例

两位负责人，一场关于绿色的争议

虚构组织与数字，用来说明有用的细节程度。

一个虚构的行业协会，赞助资料负责人和视听负责人在活动前三周都报绿色。汇总人套用书面标准：视听供应商已12天没有回复，所以该状态改为灰色，并告知负责人原因。

资料负责人出示了已签字的设计稿批准，保持绿色。视听负责人随后去追供应商，发现报价已经过期，改报黄色并写明新的确认日期。主席在同一周就看到了这个变化。

可直接使用

状态定义工作表

每个要汇报的维度填写一行，在第一份报告之前交委员会批准。

我们要汇报的维度：
绿色标准及必须指向的证据：
黄色标准及由谁负责计划：
红色标准及向谁请求决定：
灰色规则：什么算未汇报或不明，通知谁：
证据缺失时下调状态的规则：
灰色和不明项目在汇总中的呈现方式（单独显示）：
谁批准定义，批准日期：
第一次复核定义的日期：

打开工具: 活动每周进展报告生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

委员会能在一次会议上商定阈值。
有一个人能一致地套用定义。
汇总人会依证据核对状态。

以下情况，外部策划协助更有价值

负责人为颜色争论，或各自理解不同。
状态一直偏绿，问题却总是突然出现。
预算和供应商的状态需要中立的人核对。

希望有站得住脚的状态定义？

会议项目负责人可以与您的委员会起草定义，每周依据证据套用，并在报告里清楚显示灰色和红色项目。定义的批准和任何决定仍由您负责。请发来您目前使用的状态颜色。

建立状态定义将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

为什么要增加灰色？

因为没有收到更新本身就是信息。没有灰色，只能留空而被忽略，或沿用上次状态而掩盖问题。

谁来判定是黄色还是红色？

由书面标准判定。汇总人核对证据，有争议交给主席。

一个事项可以同时是黄色和绿色吗？

不可以。如果某一部分是黄色，就单独报告该部分，或按最差的状态评定整个事项。

这些状态出现在哪里？

出现在状态看板和每周进展报告中，灰色项目单独列出。