潜在赞助方调研与负责任的接洽
何时应停止追踪某个潜在赞助商
某家公司已在名单上两个月，委员会仍在谈论它，却没人说得出什么情况算“不”。
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简要回答
在联系开始之前先确定停止规则：明确拒绝、在约定的结束函之后仍无回复、无法解决的匹配问题，或活动无法接受的条件。规则一旦触发，就结案、致谢并记录原因。
停止是整洁销售记录的一部分，不是失败。附有明确原因的结案记录，能让赞助销售进度跟踪表保持真实，也避免志愿者再次追踪。
为什么停止规则必须先定
没有规则，每个对象都会一直开着，因为没人愿意当先放弃的人。时间花在回应最少的公司身上，更匹配的公司却在等待。
对已经说“不”或从未回复却仍被追着的对象，会让他们对贵协会的中性印象变成负面印象。
停止信号与应对
| 信号 | 例子 | 行动 |
|---|---|---|
| 明确拒绝 | 我们今年不会赞助 | 致谢，记录对方说明的原因并结案 |
| 结束函后仍无回复 | 三次带日期的联系，均无回应 | 以“无回复”结案。参见如何跟进而不过度施压 |
| 匹配问题 | 对方的目标与您的受众没有交集 | 以“不匹配”结案，并附证据 |
| 无法接受的条件 | 要求控制议程或讲者选择 | 交给决策负责人。参见如何拒绝条件冲突的赞助商 |
| 时间超出活动范围 | 预算在您的活动之后才开放 | 本次活动结案；只有对方提供了日期才记录复查日期 |
| 要求停止联系 | 请不要再联系我们 | 结案，设置“停止联系”标记，并立即停止 |
逐步结案
- 核对适用的停止规则，以及证据是否已记入记录。
- 如合适，发一封简短的结束函：致谢，并说明除非对方来联系，否则不再来信。
- 把阶段设为“已结案”，附原因和日期。
- 对方要求时设置“停止联系”标记，并停止其他所有渠道，包括委员会引荐。
- 通知做过引荐的委员会成员，避免有人不小心再次提起。
什么时候可以重新开启
- 公司主动联系您。
- 对象给出了具体的未来日期，并要求届时联系。
- 您的受众或议程发生变化，足以回应对方此前提出的匹配顾虑，并有证据可以出示。
- 不要因为某位委员会成员想再试一次而重新开启。
实例演示 · 虚构示例
周五结案的一个对象
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Pengurusan Rantaian Bekalan 九月商定了一条规则：跟进一次，发一封结束函，然后停止。一家包装公司收到了全部三次信息，从未回复。副主席问，私人发个信息会不会有用。
秘书处指出这条规则，发出结束函，把该对象记为“无回复结案”，并汇报说两家更匹配的公司现已排到名单前面。副主席接受了。
可直接使用
停止规则与结案记录
在第一封信息之前商定这些规则，之后每次结案都使用这份记录。
- 规则 1：明确拒绝，立即结案。
- 规则 2：约定的结束函发出后仍无回复，以“无回复”结案。
- 规则 3：如果无法证明受众匹配，以“不匹配”结案。
- 规则 4：活动无法接受的条件，在任何回复之前先交给决策负责人。
- 规则 5：对方要求停止联系，立即设置“停止联系”标记。
- 结案记录：机构、日期、适用的规则、对方原话中的原因、结案负责人：
- 谁通知委员会，何时通知：
- 重新开启的条件（如有），以及由谁批准：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 销售记录规模小，秘书处可以无争议地应用规则。
- 委员会已书面接受这些规则。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几位资深人士在没有证据的情况下，要求保持对象开启。
- 团队大部分时间花在没有回应的对象上。
- 您希望设计好停止规则、上报和汇报，让委员会的压力有一套清晰的流程可以应对。
需要委员会真正遵守的停止规则吗？
销售和关于潜在赞助商的决定仍由贵机构负责。Event Blueprint 可以确定停止规则、结案记录以及由谁通知委员会，让团队平静地结案，把时间集中在真正匹配的公司上。
主办方常见问题
结案就是放弃吗？
不是。结案是依据书面规则作出的决定，并记录了原因。它把时间腾出来，留给更匹配的对象。
已结案的对象，下次活动还能联系吗？
只有原因允许才可以。要求不要再被打扰的公司保持结案；因时间原因拒绝的，可在对方给出的日期联系。
如果资深成员坚持继续尝试怎么办？
引用事先约定的规则和记录。如果成员想要例外，书面提交给决策负责人，而不是再次去接触对象。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。