简要回答
组织者的职责是程序中立：邀请谁、为什么邀请、时间如何分配、谁主持、会后发布什么、由谁批准。立场属于参与者。在发出邀请之前，把流程写下来并与召集委员会议定。
先做一张利益群体平衡表，列出每个群体、由谁代表发言、占用多少议程时间，以及会前会后如何参与。
先定目的，再列名单
论坛可以用来通报情况、征询意见、交换看法或建立共同的证据基础。它们需要不同的会场和不同的成果。请召集委员会选定其中一种，并用一句话写下来。
如果目的是就公共机构面前的事项征询意见，应询问该机构对程序有什么要求，不要自行假设。
利益群体平衡表
| 群体 | 邀请谁，依据什么标准 | 当天发言机会 | 会前参与 | 会后参与 |
|---|---|---|---|---|
| 政府与监管机构 | 与议题相关的机构，按其自行决定的级别邀请 | 开场致辞和小组席位 | 审阅背景文件 | 对成果说明草稿提出意见 |
| 业界与专业团体 | 代表性团体，而不仅是个别公司 | 小组席位和现场提问 | 书面意见 | 对成果说明草稿提出意见 |
| 民间社会与消费者团体 | 在该议题上活跃的组织 | 小组席位和现场提问 | 书面意见 | 对成果说明草稿提出意见 |
| 学者与研究人员 | 有相关已发表成果的专题专家 | 证据分享环节 | 证据摘要 | 对成果说明草稿提出意见 |
决定公平观感的各项安排
- 谁召集，邀请函和材料上署谁为主办方。
- 小组嘉宾的遴选标准，书面写明并一视同仁。
- 主持人：独立于任何一个群体，或由不同群体共同主持。
- 每个群体的议程时间，包括现场提问时间。
- 提问规则：如何收集、由谁挑选。
- 录制、引述和署名的基本规则，例如论坛是否按所述的不具名引述规则进行。
- 谁在发布前看到成果说明，分歧如何呈现。
- 座位、名牌和发言顺序，无论有意与否，都会传递地位信号。
秘书处的操作顺序
- 写好目的和流程说明，并取得召集委员会批准。
- 列出利益群体及邀请每个群体的标准。
- 按各机构自行选择的级别发出邀请，对每个群体使用相同措辞。
- 收集背景材料，并把同一份资料包发给所有参与者。
- 向主持人和协调员说明时间、顺序和基本规则。
- 按议定的结构做记录，起草成果说明时不解读各方立场。
- 发布前把草稿发给参与者做事实更正。
会场周围的职责
使用职责矩阵，让每项任务都有一位负责人：邀请、资料包、主持人联络、记录、发布批准。活动职责矩阵工具会标出没有负责人或有两位负责人的任务。
如何记录发言以及如何发布，见记录咨询成果。
实例演示 · 虚构示例
虚构的数字支付政策论坛
虚构组织与数字，仅供说明。
一家虚构的研究所召集约 80 人参加的半天论坛。受邀的有四个群体：监管机构、业界团体、消费者团体和学者。每个群体一个小组席位，并有 15 分钟现场时间。
业界起初要求两个小组席位。委员会坚持书面标准，每群体一席，并改为提供书面意见的机会。
主持人是一位独立学者。成果说明草稿在发布前发给四个群体做事实更正。
可直接使用
论坛流程说明
复制此表，在发出邀请前交召集委员会批准。
- 用一句话写明目的：通报、征询、交换看法或建立证据。
- 材料上署名的召集方和主办方：
- 利益群体及邀请每个群体的标准：
- 小组嘉宾遴选标准（书面）：
- 主持人或共同主持人及其产生方式：
- 每个群体的议程时间及现场提问时间：
- 现场提问如何收集和挑选：
- 录制、引述和署名的基本规则：
- 谁起草成果说明，谁批准发布：
- 成果说明如何呈现不同意见：
- 发布什么、在哪里、何时发布：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 两三个群体，且有合作经验。
- 小型邀请制圆桌会议，基本规则明确。
- 委员会已就目的、主持人和发布方式达成一致。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 四个或更多群体，资源不对等，或对议题有公开分歧。
- 论坛规模大、对公众开放，或涉及公共机构面前的事项。
- 没有人能同时掌管流程说明、职责矩阵和发布批准。
需要有人中立地运行论坛流程吗？
会议项目负责人可以与召集委员会一起起草流程说明和利益群体表，用统一措辞发出邀请，建立职责矩阵，向主持人和协调员说明，并协调成果说明的起草和批准。立场、标准和发布决定仍由贵会委员会负责。请发送目的、群体和日期范围，以确定工作范围。
主办方常见问题
组织者可以兼任主持人吗？
通常由独立主持人更合适，由委员会决定。
各群体都需要同等时间吗？
同等时间只是一种选择。无论怎么定，都应写下来并一视同仁地执行。
有群体拒绝参加怎么办？
记录邀请和回复，并告知参与者该群体已受邀。
成果说明归谁？
归召集委员会，经参与者事实更正之后。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。