简要回答
准备度关卡是一个有日期的检查点：指定负责人出示证据，说明一组既定事项已完成，再由指定的人决定继续、有条件继续或暂停。大多数专业活动四个关卡就足够。
关卡是一种规划纪律，并不证明活动安全、合规或必然成功，而且未知的关键事项永远不算一切就绪。
四个关卡，各有各的证据
| 关卡 | 通常时间 | 要出示的证据 | 决定 |
|---|---|---|---|
| 1. 范围与授权 | 需求说明获同意后 | 需求说明、决策负责人、预算状况、场地入围名单 | 进入预订，或暂停 |
| 2. 承诺到位 | 公开发布前 | 已签署的场地及主要供应商条款、议程大纲、已测试的报名设置 | 发布、有条件发布，或暂停 |
| 3. 执行就绪 | 约提前两到三周 | 确认的人数、现场流程、供应商确认、备用方案、已发出的通知 | 继续、按指定条件继续，或暂停 |
| 4. 最终授权确认 | 前一天或当天早上 | 未决事项清单、现场谁有权决定、联系人、最后变更 | 开门，或执行指定的备用方案 |
什么算证据
证据是别人可以核查的东西：已签署的文件、测试结果、书面确认、带日期的截图。口头保证或一句已经在处理，都不算证据。
每一项有一位负责人、一个状态（是、否、未知或不适用）以及证据的链接。
处理未知与条件
- 把未知的关键事项标为未解决，而不是已完成。
- 为每个条件指定负责人和截止日期，让有条件继续是一项决定，而不是一种期望。
- 暂停是正当的结果，当关键事项没有证据时就应选择它。
- 安全、法律、无障碍和许可事项由有资格的一方确认，而不是由本框架确认。
每个关卡由谁决定
- 事先指定每个关卡的决定人，通常是发起人或委员会主席。
- 项目负责人或秘书处收集证据并呈报未决事项清单。
- 决定人把决定、任何条件和日期记录在决策记录中。
- 如果条件未达成，重新检视该关卡。
使用自查工具
活动策划准备度自查工具接受是、否、未知和不适用的回答并附上负责人角色，按工作类别归纳未解决的决定，并说明完成度数字的依据。只要有关键事项未知，它就不会给出一切就绪的结果，它也不是安全证明。
实例演示 · 虚构示例
某专业团体的一天会议
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构专业团体举办约300位代表的一天会议。在第2关，委员会看到场地合同已签、报名页已测试，但视听条款只是口头同意。主席选择有条件发布：五个工作日内取得书面视听条款。
在第3关，发起人检视38个事项。31项有证据，5项未知，2项为否。其中一项未知是无障碍安排，必须由场地方和无障碍顾问确认。发起人暂停该关卡四个工作日，直到证据送到。
可直接使用
准备度关卡表
复制到电子表格，每个关卡一个工作表，每个事项一行。
- 关卡与日期：
- 决定人及代理人：
- 事项：
- 负责人：
- 状态：是、否、未知、不适用：
- 证据链接或引用：
- 是否关键事项（是或否）：
- 有条件继续时的条件、负责人和截止日期：
- 记录的决定：继续、有条件继续、暂停：
- 转交有资格一方的事项（安全、法律、无障碍、许可）：
- 任何完成度数字所用的分母和排除项：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会定期开会并保留决策记录。
- 活动并不陌生，供应商也都认识。
- 有人能收集证据，而不会变成第二份工作。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 活动是新的、规模大，或涉及多个委员会和供应商。
- 临近日期时规划决定仍未定案。
- 您需要一位中立的人来主持关卡，并在缺少证据时说暂停。
想要外部视角看看还有什么没决定？
策划诊断是对贵活动策划状态和决定的有限范围检视，最终给出按优先次序排列的行动计划。它会看什么尚未解决、由谁负责，以及首先要做什么。它不是安全或合规批准，也不能承诺活动的结果。
主办方常见问题
我们需要几个关卡？
四个是合理的默认值。小型研讨会可以合并第1和第2关，多天的大型活动则可以在布置前增加一关。
有未知事项时可以通过关卡吗？
只限非关键事项，并且要有指定负责人和日期。关键事项未知意味着暂停或有条件继续，绝不是一切就绪。
通过所有关卡就表示活动安全吗？
不是。关卡展示的是规划证据。安全、法律和其他专业决定由有资格的一方和场地方负责。
应该由谁执笔？
秘书处或项目负责人收集证据，决定仍由发起人或主席作出。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。