简要回答
当你持有一份带日期的书面信息，写明供应商将交付什么、在哪一天、在哪里、依据哪个版本的需求说明，以及当天的联系人，这家供应商才算已确认。
电话、会议上的点头或单独一份报价都不算确认。记录你手上有什么，其余标为未确认，并按依赖程度由高到低跟进。
可用的确认应包含什么
- 日期，以及供应商参与的开始和结束时间，必要时包含搭建与拆卸。
- 用平实语言写明的范围：包含什么，不包含什么。
- 他们所依据的需求说明、议程或规格的版本。
- 当天的联系人及联系方式。
- 你方谁有权变更范围，以及变更如何确认。
- 商务条款状态：已接受报价、已下订单，还是仍未定。
凭证强度，从弱到强
| 凭证 | 视为 | 下一步 |
|---|---|---|
| 口头答应或会议记录 | 未确认 | 发一封简短邮件复述约定，请对方回复 |
| 仅有报价 | 报价，不是确认 | 决定是否接受，并书面确认范围 |
| 复述了日期与范围的书面回复 | 就该范围而言已确认 | 按供应商归档，并注明版本 |
| 在你最新改动之后的书面确认 | 就当前方案而言已确认 | 方案每次变动都重新确认 |
按依赖程度安排跟进顺序
先确认一旦缺席就必须公开更改的供应商：场地、主要音视频、报名平台，以及计划中的口译。然后才是影响质量但有替代选择的供应商。
不要依赖供应商自己的提醒系统，请对方给出你可以归档的回复。
让凭证保持可用
实例演示 · 虚构示例
一家专业团体在研讨会前三周核查六家供应商
虚构组织与数字，仅作说明。
一家虚构的会计团体为120名会员举办半天研讨会。六家供应商中，三家已就当前议程给出书面确认，两家只有报价，一家是电话谈妥。
秘书处给其余五家发出两行邮件并附上当前议程，请求回复。仅电话谈妥的那家先跟进，因为签到台依赖它。两天后仍有一份报价无人回应，于是提交委员会主席处理。
可直接使用
供应商确认表
每家供应商复制一行。在你能打开文件之前，“已持有凭证”一栏留空。
| 供应商 | 角色 | 已确认范围 | 已持有凭证 | 日期 | 方案版本 | 当天联系人 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 已确认／仅报价／口头／未联系 | |||||||
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商不到十家，且有一个人负责跟进。
- 供应商都熟悉，回复迅速。
- 议程稳定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商相互依赖，议程不断变化。
- 确认分散在好几个人的邮箱里。
- 需要把供应商要求一次写清，并用于每一份询价。
需要有人收集并更新供应商凭证吗？
筹备诊断可以审查哪些供应商承诺已有书面凭证、哪些只是口头、哪些取决于尚未做出的决定，并按工作板块给出排好优先级的清单。它审查的是文件与决策，不对任何供应商的表现作保证。
主办方常见问题
供应商销售人员发来的邮件够吗？
如果写明日期、范围和你的方案版本，而且发件人有权代表供应商承诺，就够。如果只是感谢你的询问，就不是确认。
多久需要重新确认？
方案变动影响到该供应商时，以及最终确认之前各一次。请在同一封邮件往来中回复，使记录保持在一起。
供应商不肯书面确认怎么办？
记为未确认，告知决策负责人，并决定接受风险还是另找替代。不要标为已确认。
确认能证明供应商有资质或持牌吗？
不能。它只表明供应商同意了某个范围。牌照、保险和安全能力是另外的问题，要向供应商和相关主管部门询问。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。