简要回答
每年在最近一场活动之后不久评估一次，使用活动前约定的标准：交付与约定是否相符、沟通、问题处理、成本与报价对比，以及是否适合明年的计划。向接触过供应商的人收集证据，然后决定留用、重新谈判或更换。
先约定标准，再评分
- 交付：是否按协议准时提供，质量符合约定？
- 沟通：问题是否得到回答，变更是否书面确认，筹备期间联络人是否找得到？
- 问题处理：出了问题，他们是否及早告知并提出补救？
- 价值：最终成本与报价相比如何，额外费用是否在收费前说明？
- 适配：供应商是否适合明年的规模、形式和日期，是否有档期？
收集证据，而不是印象
请每位活动负责人、现场负责人和财务，为每项标准各举一个例子。没有例子的分数只是意见。附上报价、最终发票和任何书面变更。
| 分数 | 含义 | 通常的处理 |
|---|---|---|
| 3 | 达到或超出约定，没有重复问题。 | 留用。提早为明年预留日期。 |
| 2 | 大致达到，问题已解决。 | 留用，并以书面提出具体事项。 |
| 1 | 问题重复出现或未解决。 | 重新谈判条款，或开始比较替代方案。 |
评估会议的步骤
- 会议前一周收集评分表和证据。
- 每家供应商讨论十分钟，先从花费最多或依赖程度最高的开始。
- 决定留用、重新谈判或更换，并记录理由和后续负责人。
- 以书面形式向供应商反馈，说明哪些做得好、哪些必须改变。
- 如要更换，要在预留日期之前尽早开始比较替代方案，以保证程序公平。
常见错误
- 只评估出过明显问题的供应商。运作顺畅的供应商同样需要核对价格和适配度。
- 按私人关系而不是按交付打分。
- 一场活动出问题就更换供应商，却没核对原因是否出在你们的需求说明。
- 不给反馈，供应商就永远不知道要改什么。
实例演示 · 虚构示例
场地评估的结果是重谈，不是更换
虚构组织与数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Akauntan Syarikat 三届年度论坛都用同一家酒店。评分表显示交付3分、沟通3分，但价值只有1分，因为有两项额外费用事先没有通知就被收取。
评估决定留用酒店并重新谈判。秘书处书面要求加入一项条款：额外费用须经批准后才能收取，并记录如果条款未获同意，将开始比较两个备选场地。
| 标准 | 分数 | 证据举例 | 行动 |
|---|---|---|---|
| 交付 | 3 | 两年房间都准时就绪 | 无 |
| 沟通 | 3 | 变更在约定时间内书面确认 | 无 |
| 问题处理 | 2 | 电梯故障已修复，但通报较晚 | 在下次会议提出 |
| 价值 | 1 | 两项额外费用事先未通知就开发票 | 要求加入批准条款 |
| 适配 | 3 | 容量适合明年的规模范围 | 要求提早预留日期 |
可直接使用
供应商评分表
每家供应商填一份。请每位接触过供应商的人为每项标准补充一个例子。
| 标准 | 分数1至3 | 例子（发生了什么，何时） | 文件编号 | 行动和负责人 |
|---|---|---|---|---|
| 交付与协议相符 | ||||
| 沟通 | ||||
| 问题处理 | ||||
| 价值与报价对比 | ||||
| 与明年计划的适配 | ||||
| 决定：留用 / 重新谈判 / 更换 | 理由： | 决定人和日期： |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只用少数几家供应商，且有一个人熟悉全部。
- 合同简单，价格容易比较。
- 委员会已习惯在每场活动后查看供应商反馈。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多人与同一家供应商打交道，没有汇总的看法。
- 供应商跨多场活动使用，支出大到值得比较。
- 更换长期合作的供应商前，需要公平且有文件记录的比较。
希望评估由人代为准备？
长期活动项目经理可以向各活动负责人收集证据，填写评分表，准备比较，并把建议带给你们的委员会。供应商选择、合同和支出仍由你们的机构负责。之后可用活动重复日历产能规划器查看明年的供应商日期与你们团队的对照。
主办方常见问题
每年应评估多少家供应商？
凡超过财务团队所定支出水平的供应商，加上任何有未解决问题的。其余的做简短检查即可。
要告知供应商他们正被评估吗？
要，并提前分享标准。供应商只能按他们知道的标准去改进。
只用过一次的供应商可以评分吗？
可以，使用同样的标准。一场活动的证据有限，所以记录例子，并在第二次合作后再复查。
什么时候开始找替代者？
当你书面提出后重复的问题仍然存在，或适配度不再符合计划时。要提早比较替代方案，以保证程序公平。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。