Cara menjalankan semakan tahunan pembekal
Tempat acara, pembekal AV dan katerer yang sama digunakan selama tiga tahun, dan tiada siapa menyemak sama ada mereka masih sesuai.
Jawapan ringkas
Jalankan semakan setahun sekali, tidak lama selepas acara terakhir, menggunakan kriteria yang dipersetujui sebelum acara: penyampaian berbanding yang dipersetujui, komunikasi, pengendalian masalah, kos berbanding sebut harga dan kesesuaian dengan rancangan tahun depan. Kumpul bukti daripada orang yang berurusan dengan pembekal, kemudian putuskan kekal, runding semula atau ganti.
Semakan melihat ke belakang berdasarkan bukti. Tahanan dan tarikh harian berada dalam kalendar pembekal bersama acara, dan apa yang silap merentas acara dikumpulkan dalam analisis kegagalan acara berulang.
Setujui kriteria sebelum memberi markah
- Penyampaian: adakah mereka menyediakan apa yang dinyatakan perjanjian, tepat masa, pada kualiti dinyatakan?
- Komunikasi: adakah soalan dijawab, perubahan disahkan secara bertulis dan hubungan boleh dicapai semasa persediaan?
- Pengendalian masalah: apabila sesuatu silap, adakah mereka memberitahu awal dan menawarkan penyelesaian?
- Nilai: bagaimana kos akhir berbanding sebut harga, dan adakah tambahan diterangkan sebelum dicaj?
- Kesesuaian: adakah pembekal sesuai dengan skala, format dan tarikh tahun depan, dan adakah mereka tersedia?
Kumpul bukti, bukan tanggapan
Minta setiap pemilik acara, ketua di lokasi dan kewangan memberi satu contoh bagi setiap kriteria. Markah tanpa contoh ialah pendapat. Lampirkan sebut harga, invois akhir dan sebarang perubahan bertulis.
| Markah | Maksud | Tindak balas biasa |
|---|---|---|
| 3 | Mencapai atau melebihi apa yang dipersetujui, tiada isu berulang. | Kekal. Tawarkan tarikh awal untuk tahun depan. |
| 2 | Kebanyakannya dicapai, dengan isu yang diselesaikan. | Kekal, dengan perkara khusus dibangkitkan secara bertulis. |
| 1 | Isu berulang atau tidak diselesaikan. | Runding semula terma atau mula bandingkan alternatif. |
Langkah untuk mesyuarat semakan
- Kumpul kad skor dan bukti seminggu sebelum mesyuarat.
- Semak setiap pembekal selama sepuluh minit. Mulakan dengan yang paling mahal atau paling banyak kebergantungan.
- Putuskan kekal, runding semula atau ganti, dan rekod sebab serta pemilik bagi sebarang tindakan susulan.
- Hantar maklum balas kepada pembekal secara bertulis, meliputi apa yang berjaya dan apa yang mesti berubah.
- Bagi penggantian, mula bandingkan alternatif cukup awal untuk membenarkan proses adil sebelum tarikh ditahan.
Kesilapan biasa
- Menyemak hanya pembekal yang menyebabkan masalah ketara. Pembekal yang lancar masih patut disemak harga dan kesesuaiannya.
- Memberi markah berdasarkan hubungan peribadi dan bukan penyampaian.
- Menggantikan pembekal selepas satu acara buruk tanpa menyemak sama ada puncanya taklimat anda.
- Tidak menghantar maklum balas, jadi pembekal tidak pernah tahu apa yang perlu dibaiki.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Semakan tempat acara membawa kepada runding semula, bukan penggantian
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Akauntan Syarikat menggunakan hotel yang sama untuk tiga forum tahunan. Kad skor menunjukkan penyampaian 3 dan komunikasi 3, tetapi nilai 1 kerana dua tambahan dicaj tanpa notis awal.
Semakan memutuskan untuk mengekalkan hotel dan runding semula. Sekretariat meminta secara bertulis satu klausa bahawa tambahan memerlukan kelulusan sebelum dicaj, dan merekod bahawa ia akan mula membandingkan dua tempat alternatif jika klausa tidak dipersetujui.
| Kriteria | Markah | Contoh bukti | Tindakan |
|---|---|---|---|
| Penyampaian | 3 | Bilik siap tepat masa kedua-dua tahun | Tiada |
| Komunikasi | 3 | Perubahan disahkan secara bertulis dalam masa dipersetujui | Tiada |
| Pengendalian masalah | 2 | Kerosakan lif dibaiki tetapi dilapor lewat | Bangkitkan pada mesyuarat seterusnya |
| Nilai | 1 | Dua tambahan diinvois tanpa notis awal | Minta klausa kelulusan |
| Kesesuaian | 3 | Kapasiti sesuai dengan julat tahun depan | Minta tahanan tarikh awal |
Gunakan sendiri
Kad skor pembekal
Lengkapkan satu bagi setiap pembekal. Minta setiap orang yang berurusan dengan pembekal menambah satu contoh bagi setiap kriteria.
| Kriteria | Markah 1 hingga 3 | Contoh (apa berlaku, bila) | Rujukan dokumen | Tindakan dan pemilik |
|---|---|---|---|---|
| Penyampaian berbanding perjanjian | ||||
| Komunikasi | ||||
| Pengendalian masalah | ||||
| Nilai berbanding sebut harga | ||||
| Kesesuaian dengan rancangan tahun depan | ||||
| Keputusan: kekal / runding semula / ganti | Sebab: | Diputuskan oleh dan tarikh: |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda hanya menggunakan beberapa pembekal dan seorang mengenali kesemuanya.
- Kontrak mudah dan harga senang dibandingkan.
- Jawatankuasa anda sudah melihat maklum balas pembekal selepas setiap acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang berurusan dengan pembekal yang sama dan tiada pandangan gabungan.
- Pembekal digunakan merentas banyak acara dan perbelanjaan cukup besar untuk membenarkan perbandingan.
- Anda memerlukan perbandingan adil dan berdokumen sebelum menukar pembekal lama.
Mahu semakan disediakan untuk anda?
Pengurus program berulang boleh mengumpul bukti daripada pemilik acara, melengkapkan kad skor, menyediakan perbandingan dan membawa cadangan kepada jawatankuasa anda. Pemilihan pembekal, kontrak dan perbelanjaan kekal pada organisasi anda. Perancang kapasiti kalendar acara berulang kemudian boleh menunjukkan bagaimana tarikh pembekal tahun depan berada berbanding pasukan anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak pembekal patut disemak setiap tahun?
Semua pembekal melebihi aras perbelanjaan yang ditetapkan pasukan kewangan anda, ditambah mana-mana yang ada isu belum selesai. Semakan ringkas bagi selebihnya mencukupi.
Perlukah kami memberitahu pembekal mereka sedang disemak?
Ya, dan kongsi kriteria lebih awal. Pembekal hanya boleh memperbaiki mengikut piawaian yang mereka tahu.
Bolehkah kami memberi markah pembekal yang digunakan sekali?
Boleh, dengan kriteria sama. Satu acara memberi sedikit bukti, jadi rekod contoh dan semak semula selepas penggunaan kedua.
Bila kami patut mula mencari pengganti?
Apabila isu berulang kekal selepas anda membangkitkannya secara bertulis, atau kesesuaian tidak lagi sepadan dengan rancangan anda. Bandingkan alternatif cukup awal untuk proses yang adil.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.