Cara menganalisis kegagalan yang berulang
Barisan pendaftaran, slaid penceramah lewat, pembersihan tergesa-gesa: masalah sama kembali setiap tahun, dan setiap tahun jawatankuasa berkata ia akan dibaiki.
Jawapan ringkas
Simpan satu log masalah merentas edisi. Bagi setiap ulangan, tanya mengapa ia berlaku pada tiga peringkat: apa yang berlaku, keputusan atau jurang di sebaliknya, dan sistem yang membenarkannya. Baiki peringkat terendah yang boleh anda kawal dan beri pembetulan itu pemilik dan tarikh.
Masalah berulang biasanya keputusan atau serahan yang tiada, bukan kesilapan sekali. Setelah punca jelas, pelan penambahbaikan tahunan acara menukarnya kepada keutamaan tahun depan.
Mulakan dengan log merentas edisi
- Satu baris bagi setiap masalah bagi setiap acara: apa yang berlaku, bila disedari, siapa terjejas dan apa dilakukan pada hari itu.
- Tambah tahun, supaya anda dapat melihat masalah mana muncul dalam lebih daripada satu edisi.
- Rekod sumber: tinjauan selepas acara, komen pembekal, nota kakitangan atau maklum balas jawatankuasa.
- Tandakan setiap satu sebagai baharu, berulang atau bertambah buruk. Masalah berulang ialah yang perlu dianalisis dahulu.
Tanya mengapa pada tiga peringkat
| Peringkat | Soalan | Contoh |
|---|---|---|
| Apa yang berlaku | Apa yang orang lihat atau alami? | Barisan pendaftaran sampai ke koridor selama 40 minit. |
| Keputusan atau jurang | Keputusan apa, atau yang tiada, menyebabkannya? | Hanya dua meja diisi kerana masa ketibaan tidak pernah diramal. |
| Sistem | Proses apa yang membenarkan keputusan itu terlepas? | Tiada siapa memiliki pelan di lokasi sehingga tiga minggu sebelum acara, dan serahan tahun lepas tidak mengandungi data ketibaan. |
Langkah untuk sesi analisis
- Pilih tiga masalah yang paling kerap berulang atau paling mahal. Jangan cuba membaiki semuanya.
- Bagi setiap satu, kumpulkan orang yang hadir dan dokumen, seperti lembaran larian dan taklimat pembekal.
- Telusuri tiga soalan dan tulis punca pada peringkat sistem.
- Pilih pembetulan yang mengubah sistem, seperti langkah senarai semak, tarikh keputusan atau item serahan, dan bukan bergantung pada seseorang berusaha lebih keras.
- Namakan pemilik dan tarikh, kemudian tambah pembetulan ke dalam pelan edisi seterusnya dan semak ia dilaksanakan sebelum acara.
Perangkap dalam analisis kegagalan
- Menyalahkan seseorang atau pembekal dan bukan melihat apa yang ditinggalkan taklimat atau serahan.
- Menulis pembetulan yang berbunyi lebih berhati-hati atau berkomunikasi lebih baik. Pembetulan patut menamakan satu langkah atau dokumen.
- Menganalisis setiap isu, sehingga ulangan sebenar hilang di antara yang kecil.
- Menemui punca tetapi tidak menyemak pada acara seterusnya bahawa pembetulan sudah dilaksanakan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Barisan pendaftaran dilihat tiga tahun berturut-turut
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Sumber Manusia melihat barisan pendaftaran panjang di forum tahunannya selama tiga edisi. Setiap tahun sekretariat menambah satu meja, tetapi masalah kembali.
Log menunjukkan punca sebenar: pelan di lokasi ditulis tiga minggu sebelum acara dan tiada siapa mempunyai data masa ketibaan. Pembetulannya ialah tarikh keputusan lapan minggu sebelum untuk susun atur pendaftaran, dan item serahan yang merekod masa ketibaan sebenar tahun sebelumnya.
| Tahun | Apa yang berlaku | Punca ditemui | Pembetulan dan pemilik |
|---|---|---|---|
| Tahun 1 | Barisan, 40 minit pada kemuncak | Meja terlalu sedikit | Tambah meja. Sekretariat |
| Tahun 2 | Barisan lagi walaupun ada meja tambahan | Kemuncak ketibaan tidak diramal | Rekod masa ketibaan. Ketua di lokasi |
| Tahun 3 | Barisan lebih pendek, pencetakan tag nama lewat | Tiada tarikh keputusan untuk susun atur | Susun atur diputuskan 8 minggu sebelum. Pemilik program |
Gunakan sendiri
Templat analisis kegagalan berulang
Lengkapkan satu bagi setiap masalah berulang. Simpan log daripada edisi terdahulu supaya ulangan kelihatan.
- Masalah dalam satu ayat, dan edisi tempat ia muncul:
- Apa yang orang lihat atau alami, dengan siapa yang terjejas:
- Apa dilakukan pada hari itu, dan oleh siapa:
- Keputusan atau jurang di sebaliknya:
- Sistem yang membenarkannya (proses, serahan, pemilikan):
- Bukti disemak (lembaran larian, tinjauan, maklum balas pembekal):
- Pembetulan yang mengubah sistem, bukan usaha semata-mata:
- Pemilik, tarikh akhir dan cara kami menyemaknya sebelum acara seterusnya:
- Hasil pada edisi seterusnya (dilengkapkan kemudian):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ulangan sedikit dan jawatankuasa bersetuju tentang apa yang berlaku.
- Seseorang mempunyai rekod daripada edisi terdahulu.
- Pembetulan ialah perubahan kecil pada senarai semak atau tarikh keputusan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Isu berulang merentas edisi dan tiada siapa memegang sejarah.
- Beberapa jawatankuasa atau pembekal berkongsi tanggungjawab dan masing-masing menyalahkan yang lain.
- Orang neutral diperlukan untuk menjalankan analisis dan mengikuti pembetulan hingga selesai.
Mahu ulangan dianalisis dan disusuli?
Pengurus program berulang boleh menyimpan log merentas edisi, menjalankan sesi analisis dengan pasukan dan pembekal anda, dan menjejak setiap pembetulan hingga selesai sebelum acara seterusnya. Keputusan program dan sebarang perubahan pembekal kekal pada jawatankuasa anda. Hasilnya ialah senarai ringkas pembetulan dengan pemilik yang dibawa dari satu edisi ke edisi seterusnya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa edisi diperlukan sebelum sesuatu dipanggil berulang?
Dua sudah cukup untuk bertanya soalan itu. Masalah yang muncul dalam dua edisi berkemungkinan mempunyai punca sistem dan bukan nasib malang.
Siapa patut mengetuai analisis?
Seseorang yang tidak bertanggungjawab ke atas bidang itu, supaya orang boleh bercakap bebas. Ini boleh jadi ahli jawatankuasa lain atau fasilitator luar.
Bagaimana jika puncanya pembekal?
Semak dahulu sama ada taklimat, garis masa atau serahan anda meninggalkan sesuatu. Jika pembekal puncanya, bawa bukti ke semakan tahunan pembekal.
Bagaimana kami tahu pembetulan berkesan?
Tentukan lebih awal apa yang akan dilihat pada acara seterusnya, contohnya panjang barisan atau masa fail tag nama dimuktamadkan, dan semak selepasnya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.