Cara membina pelan penambahbaikan tahunan acara
Mesyuarat semakan menghasilkan tiga puluh idea baik, dan menjelang Mac tiada siapa ingat yang mana sepatutnya dilaksanakan.
Jawapan ringkas
Pelan penambahbaikan ialah senarai ringkas, biasanya tiga hingga lima perkara, dipilih daripada pengajaran tahun itu mengikut kesan dan usaha, setiap satu dengan pemilik, tarikh dan cara menyemak ia berjaya. Ia diletakkan di sebelah kalendar acara supaya kerja muat dalam minggu yang sebenarnya anda ada.
Ambil input daripada analisis kegagalan acara berulang, semakan tahunan pembekal acara dan paparan bajet dalam unjuran bajet portfolio acara. Kemudian pilih, bukan menyimpan semuanya.
Kumpul calon di satu tempat
- Masalah berulang daripada log kegagalan, disusun mengikut kekerapan dan kos.
- Perubahan pembekal yang timbul daripada semakan tahunan.
- Maklum balas hadirin, penceramah dan ahli yang muncul lebih daripada sekali.
- Kos atau usaha yang terus bertambah, seperti penyelarasan pendaftaran secara manual.
- Idea ahli jawatankuasa, diasingkan daripada masalah supaya tidak keliru.
Pilih mengikut kesan dan usaha
Beri markah setiap calon bagi kesan dan usaha sebagai rendah, sederhana atau tinggi. Mulakan dengan kesan tinggi dan usaha rendah atau sederhana, kemudian tambah paling banyak satu kerja lebih besar jika kapasiti membenarkan.
| Kesan | Usaha rendah | Usaha tinggi |
|---|---|---|
| Kesan tinggi | Lakukan tahun ini. Jadualkan dahulu. | Lakukan satu jika ada kapasiti. Pecahkan kepada peringkat. |
| Kesan rendah | Lakukan apabila ada masa lapang. | Gugurkan atau tangguhkan, dan tulis sebabnya. |
Langkah ke arah pelan yang akan diikuti jawatankuasa
- Senaraikan calon dan beri markah dalam satu mesyuarat, dengan pemilik setiap satu hadir.
- Pilih tiga hingga lima perkara dan tulis sebab bagi setiap idea yang ditolak.
- Bagi setiap perkara, tulis hasil dalam bahasa mudah, pemilik, tarikh mula dan siap, dan bukti yang akan menunjukkan ia berjaya.
- Letakkan setiap perkara dalam kalendar pada minggu yang ada kapasiti baki, semak dengan perancang kapasiti kalendar atau helaian setara.
- Semak kemajuan setiap suku tahun dan alih atau gugurkan perkara secara terbuka jika kapasiti berubah.
Mengapa pelan terhenti
- Terlalu banyak perkara. Apa-apa melebihi lima cenderung tergelincir.
- Penambahbaikan dijadualkan pada minggu yang sama dengan acara tersibuk.
- Tiada bukti ditakrif, jadi tiada siapa boleh berkata sama ada sesuatu sudah siap.
- Pemilik berubah pada giliran jawatankuasa tanpa serahan perkara itu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Empat perkara dipilih daripada sembilan belas
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Juruukur Bahan menyenaraikan sembilan belas idea selepas persidangan tahunannya. Jawatankuasa memberi markah dan memilih empat, salah satunya memerlukan perubahan pembekal.
Pelan meletakkan tarikh keputusan pelan pendaftaran pada Januari, perbandingan pembekal pada April dan reka bentuk semula tinjauan selepas persidangan. Ia merekod bahawa idea aplikasi mudah alih ditangguhkan kerana usaha dan kos, dengan sebab dicatat untuk tahun depan.
| Perkara | Kesan | Usaha | Pemilik | Tarikh | Bukti ia berjaya |
|---|---|---|---|---|---|
| Pelan pendaftaran diputuskan 8 minggu sebelum | Tinggi | Rendah | Pemilik program | Jan hingga Feb | Pelan diluluskan pada tarikh |
| Bandingkan dua pembekal AV | Tinggi | Sederhana | Bendahari | Apr hingga Mei | Perbandingan bertulis kepada jawatankuasa |
| Templat pek serahan | Sederhana | Rendah | Setiausaha | Mac | Templat digunakan untuk jawatankuasa seterusnya |
| Reka bentuk semula tinjauan selepas acara | Sederhana | Rendah | Sekretariat | Selepas persidangan | Kadar respons berbanding tahun lepas |
Gunakan sendiri
Pelan penambahbaikan tahunan
Hadkan jadual kepada lima baris. Simpan senarai yang ditangguh dan ditolak di bawahnya dengan sebab.
| Penambahbaikan (hasil dalam bahasa mudah) | Sumber (log kegagalan, semakan pembekal, maklum balas) | Kesan | Usaha | Pemilik | Mula | Siap | Bukti ia berjaya | Nota semakan suku tahun |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara anda sedikit dan seorang boleh memegang pelan.
- Jawatankuasa menyemak kemajuan pada mesyuarat yang sedia ada.
- Perkara kecil dan kebanyakannya dalam kawalan sekretariat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penambahbaikan sentiasa kalah kepada beban kerja acara seterusnya.
- Perkara memerlukan penyelarasan merentas jawatankuasa, pembekal atau beberapa acara.
- Jawatankuasa baharu memerlukan pelan yang dibawa ke hadapan tanpa kehilangan benang.
Perlukan seseorang untuk menggerakkan pelan?
Pengurus program berulang boleh mengendalikan mesyuarat pemilihan, meletakkan setiap perkara dalam minggu yang ada kapasiti, mengejar pemilik dan melaporkan kemajuan kepada jawatankuasa anda setiap suku tahun. Apa yang dibaiki, apa yang dibelanjakan dan pembekal mana yang ditukar kekal pada jawatankuasa anda. Pelan kemudian dibawa merentas pertukaran jawatankuasa dengan rekodnya utuh.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak penambahbaikan patut ada dalam pelan?
Tiga hingga lima bagi kebanyakan pasukan kecil. Senarai ringkas yang disiapkan mengajar jawatankuasa bahawa pelan berfungsi.
Di mana idea besar diletakkan?
Tangguhkan dengan sebab dan tarikh semakan. Perkara besar boleh dipecahkan kepada peringkat, dengan hanya peringkat pertama dalam pelan tahun ini.
Siapa patut memiliki pelan?
Seorang, biasanya ketua sekretariat atau penyelaras portfolio, dengan setiap perkara dimiliki oleh sesiapa yang benar-benar boleh melakukannya.
Bagaimana jika kapasiti berkurang dalam tahun itu?
Alih atau gugurkan perkara secara terbuka pada semakan suku tahun dan rekod sebabnya. Membiarkannya tergelincir senyap menyebabkan tiada siapa tahu apa yang diputuskan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.