简要回答
按角色列出每个人，给每场活动写下该角色每周的工作量，再逐周相加。任何一周超出实际可用时间的人，无论活动计划怎么写，都已被过度分配。
分配遵循活动日历优先级定下的次序。活动重复日历产能规划器以日历视图呈现同样的计算。
先算角色，再算人名
先按角色分配：节目负责人、财务审批人、讲者联络人、报名负责人、现场负责人。之后角色可对应到某个人、副手或外部负责人，不必重画整份计划。
写下每个人每周的实际可用时间。扣除休假、本职工作、委员会会议，以及其他活动结束后补做积压工作的几周。
区分共用工作与单场工作
| 工作类型 | 例子 | 分配方式 |
|---|---|---|
| 多场活动共用 | 供应商数据库、会员沟通日历、财务汇报、网站更新。 | 在组合层面分配一次，而不是每场活动各算一次。重复计算三次会掩盖真实产能。 |
| 单场活动专属 | 编排节目、场地踏勘、确认讲者、设置报名。 | 按周分配到该活动，在公布前和最后一个月达到高峰。 |
| 重复出现的尾部工作 | 活动后报告、问卷分析、供应商付款、致谢信息。 | 分配到活动结束后的几周。这是最常被遗忘的工作。 |
得出可行分配的步骤
- 以天为单位，写下每场活动每个角色的每周工作量，如有去年的投入可作起点。
- 把每个人每周的各场活动相加，与可用时间比较。
- 标出每个人超出可用时间的周次，并注明是哪些活动造成的。
- 为每个标记选一种补救：挪动活动、把任务交给副手、缩小范围，或在那几周增加人手。
- 记录决定及作决定的人，日期变动时重新计算。
分配容易出错的地方
- 把两个全职投入分给同一个人。全职负责十月大会的人，无法在同一周同时全职负责巡回简报，无论表格怎么涂色。
- 把可用时间当作百分之百。会议、交接和临时信息每周都会占用一部分。
- 每场活动都指定同一个副手，结果后备人员最先没有时间。
- 只在活动层面分配。过载出现在具体的几周，全年总数看不出来。
实例演示 · 虚构示例
两个人，三场活动
虚构组织与数字，单位为工作日，仅作说明。
Persatuan Fiktif Juruaudit Dalaman 有一位节目经理，扣除本职和委员会工作后，每周有4个工作日可用于活动。在9月14日这一周，年度论坛需要3天，会员巡回简报需要2天，审计技能研讨会需要1天。
合计6天，可用4天。秘书处把研讨会讲者确认提前到上一周，把当周的巡回简报场地邮件交给副手，并记录论坛因为是A级而保持优先。
| 周次 | 论坛 | 巡回简报 | 研讨会 | 合计天数 | 可用 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 9月7日 | 2 | 1 | 1 | 4 | 4 | 已达上限 |
| 9月14日 | 3 | 2 | 1 | 6 | 4 | 超出2天 |
| 9月21日 | 3 | 1 | 0 | 4 | 4 | 已达上限 |
| 9月28日 | 2 | 1 | 0 | 3 | 4 | 余1天 |
可直接使用
活动组合分配工作表
每个角色每周一行。先为每场活动填写前三栏，再合计。
| 角色和人员 | 周次 | 活动A天数 | 活动B天数 | 活动C天数 | 共用工作天数 | 可用天数 | 超出或余量 | 补救方式和决策人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 节目负责人： | ||||||||
| 财务审批人： | ||||||||
| 报名负责人： | ||||||||
| 现场负责人： |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有两三场活动，负责人能如实说出每周的工作量。
- 每个角色都有一位指定副手，且该副手没有同时列在其他活动上。
- 高峰期很短，挪动一项任务即可解决。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 同样几个人扛着每一场活动，却没有人说得清各自有几天。
- 高峰连续数周重叠，挪动任务后总数仍然超标。
- 第二个全职投入即将到来，例如巡回简报，而没有人有产能。
高峰几周需要专门人手？
如果工作表显示有几周团队内部无法承担，长期活动项目经理可以在这些周接手已商定活动的统筹，保持分配表更新，并在问题变大之前提出冲突。审批、预算和节目决定仍由你们的委员会负责。如果需要一位全职负责人驻场，驻场活动项目经理按事先商定的时数和范围工作。
主办方常见问题
一个人每周真正有几天可用于活动？
直接问当事人，并扣除会议、本职工作和休假。项目初期很多人会高估。把去年活动中的某一周与他们给的数字对照。
共用工作要分摊到各场活动吗？
在组合层面分配一次，只有某场活动确实需要额外投入时才给它一份。平均摊分会让每场活动显得更贵，总数反而更不清楚。
一位项目负责人可以同时承担两场活动吗？
只有在繁重工作的几周不重叠时才可以。同一周的两个全职投入，一位负责人无法同时承担，若计划把它们显示为已覆盖，就应重新检查。
如果计算显示没有人超载呢？
核对可用时间是否在扣除休假和本职工作之后才填写。然后模拟一个糟糕的一周，例如讲者退出，看计划是否还有余地。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。