简要回答
确认流程把每个报名状态对应到一条信息和一位负责人。代表看最后一条信息，就应该知道自己有没有名额、还差什么，以及下一次何时得到消息。
先定义状态，再写信息。在您设定的所有条件（如核验或付款）都满足之前，不要把报名称为已确认。
各状态与对应信息
使用状态定义中的状态名称，让系统、团队和代表对状态的理解一致。
| 状态 | 含义 | 发给代表的信息 | 负责人 |
|---|---|---|---|
| 已收到 | 表单已提交，尚未核对。 | 我们已收到您的报名，但尚未确认名额。写明接下来会发生什么、何时发生。 | 系统 |
| 待核验 | 等待会员或学生证明。 | 需要什么、如何提交、何时前提交。 | 秘书处 |
| 待付款 | 已提供名额，付款未完成。 | 金额编号、付款方式、截止日期，以及错过会怎样。 | 财务 |
| 已确认 | 所有条件已满足。 | 编号、类别、活动日期、场地、如何修改或取消、需带什么。 | 系统 |
| 候补中 | 名额已满。 | 不是预订、如何发出邀请、邀请保留多久。见候补规则。 | 秘书处 |
| 已取消 | 由代表或主办方取消。 | 取消了什么、按您的政策说明退款情况、如何重新报名。 | 秘书处与财务 |
确认信息必须包含什么
- 代表可以引用、签到团队可以查到的编号。
- 类别和场次选择，与报名时完全一致，以便及早发现错误。
- 日期、场地，以及尚未确定的实务细节将后续通知的说明。
- 如何修改资料或取消，与您的变更申请流程一致。
- 由指定人员监看的回复渠道。
时间与送达
决定第一条信息应在多快内送达，以及送不到时通知谁。要考虑信息进了垃圾邮件、被退回或发到共用邮箱的情况：请代表查看，并准备重发办法。
提醒也是信息。决定谁收到、何时发送，以及代表采取行动后如何停止。
从代表的角度测试
- 以测试代表身份走每条路径：会员、非会员、学生、团体和候补。
- 在每个状态，用手机读信息，问自己：我知道什么，下一步要做什么？
- 检查没有任何信息在条件未完成时写着已确认。
- 模拟一次退信和重发，并取消一条报名，阅读取消信息。
- 把结果记入您的测试记录。
实例演示 · 虚构示例
秘书处修正发得太早的确认信息
虚构的机构和数字，用来展示有用的细节程度。
Persatuan Fiktif Pegawai Pembelian 测试流程时发现，学生路径在表单提交后、证明尚未核对前，就发出“报名已确认”的邮件。读到的代表自然会以为名额已经保留。
秘书处把信息改为已收到、尚未确认，补上需提交的证明及截止时间，并且只在核对之后才发出真正的确认。再用虚构学生重新测试。
可直接使用
确认信息对照表
每个状态填一行，然后据此撰写信息。
| 状态 | 触发条件 | 发送方 | 必须写明 | 不能写 | 下一步和日期 |
|---|---|---|---|---|---|
| 已收到 | 表单已提交 | 系统 | 尚未确认；接下来会发生什么 | 已确认 | |
| 待核验 | 声明为会员或学生 | 秘书处 | 需要的证明、方式、截止时间 | 名额已保留（除非您已这样决定） | |
| 待付款 | 已提供名额 | 财务 | 编号、方式、截止日期 | 已确认 | |
| 已确认 | 所有条件满足 | 系统 | 编号、类别、如何修改 | ||
| 候补中 | 达到上限 | 秘书处 | 不是预订、邀请如何运作 | 已确认 | |
| 已取消 | 代表或主办方 | 秘书处 | 取消了什么、退款情况 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有两三个状态，平台信息可以自己编辑。
- 出问题时有一个人会收到通知。
- 已在手机上测试过信息。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多条路径（会员、学生、团体、候补、付款）各需要不同的信息。
- 信息来自不止一个系统，例如报名系统和财务系统。
- 代表已经搞不清自己是否有名额。
想让代表始终清楚自己的处境吗？
会议项目负责人可以与秘书处和财务一起梳理报名状态，为每个状态拟好信息，并在开放前从头到尾测试流程。平台内的修改由其管理员执行。
主办方常见问题
什么时候才能称为已确认？
当您设定的所有条件都满足时，例如核验和付款。在此之前，用已收到或待处理状态，并说明还差什么。
确认信息应该包含节目安排吗？
写入已确定的内容，并说明后续还会通知。尚未商定的细节不要公布。
如果邮件没有送达怎么办？
请代表检查垃圾邮箱，并提供由指定人员监看的回复渠道，以及重发办法。
我们的平台能按状态发送不同信息吗？
请查阅平台自己的文档或客服，了解它在各状态能发送什么，并用虚构代表测试每条路径。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。