简要回答
主持稿应有一位起草人、针对各类内容的指定审阅人、版本号和锁定时间。锁定后，只有一位指定人员可以修改，并让其他人看到改动。
涉及法律、法规或认证的内容，应作为问题交给有资格的一方，不由主持稿审批人决定。
主持稿包含什么
谁审批哪一部分
用一张表让每一部分都有唯一的信息来源和一位审批人。
| 主持稿内容 | 信息来源 | 审批人 | 锁定时间 |
|---|---|---|---|
| 讲者姓名、头衔、尊称 | 讲者本人的书面确认 | 秘书处 | 活动前两天 |
| 讲者简介 | 讲者提供的简介 | 讲者，然后秘书处 | 活动前两天 |
| 赞助方或合作伙伴的提及 | 与赞助方书面商定的措辞 | 负责该关系的人 | 活动前两天 |
| 事务提示与闭幕 | 场地和活动团队 | 项目负责人 | 活动前一天 |
| 语言与语气 | 主席的要求 | 主席 | 活动前一天 |
| 涉及法规、CPD或认证的说法 | 向有资格一方提出的问题 | 该方，书面确认 | 起草之前 |
审批怎么进行
- 根据执行流程和已书面确认的讲者资料起草。
- 把草稿发给各审批人，标出各自负责的句子并注明回复日期。
- 把修改意见集中在一份文件里，发出带版本号的新稿。
- 与主持人一起通读，并与讲者或秘书处核对读音。
- 锁定主持稿，把锁定版交给主持人、现场调度和舞台监督。
当天的改动
- 指定一位可批准改动的人，通常是项目负责人或秘书处主管。
- 把改动写在现场调度的稿子上，并用约定方式告知主持人。
- 保留旧版本，以便出错时追查。
实例演示 · 虚构示例
设有两家赞助方和一个奖项的协会年度晚宴
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构服务业协会举办两小时的晚宴，由马来语和英语双语主持人主持，感谢两家赞助方，并向一位资深会员颁奖。
秘书处把锁定时间定在晚宴前两天。读音核对时，主持人得知一位讲者本月头衔有变，于是在第3版中更正。赞助方的措辞取自他们自己的电邮。当天有人要求临时加一句赞助方致谢，由秘书处主管批准，并记在现场调度的稿子上。
可直接使用
主持稿审批跟进表
复制到共享文件中，每收到一项审批就更新。
- 主持稿内容
- 信息来源
- 审批人
- 状态
- 版本
- 锁定时间
| 主持稿内容 | 来源 | 审批人 | 状态 | 版本 | 锁定时间 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程短、一位主持人、赞助方提及不多。
- 秘书处已持有讲者资料的书面确认。
- 主席有空审批语气和语言。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 讲者多、赞助方多，还涉及多种语言。
- 审批人回复慢，版本越来越多。
- 需要有人维护跟进表、收集确认并负责锁定。
需要有人管理主持稿审批？
会议项目负责人可以设定审批途径，跟进每位审批人，做好版本管理，并向主持人和现场调度说明锁定版本。涉及法规或认证的问题交给有资格的一方，不写在主持稿里。
主办方常见问题
主持稿应由主持人自己写吗？
主持人可以起草。事实依据来自表中的信息来源，由审批人确认。
主持稿什么时候锁定？
选一个适合议程的活动前时间，例如前两天，并通知所有审批人。之后的改动按当天的改动程序处理。
怎样核对姓名读音？
请每位讲者或秘书处提供简短说明或录音，并让主持人在排练时大声念出姓名。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。