简要回答
把无障碍交通需求当作活动前要书面回答的问题，而不是名单上的一条备注。询问代表需要什么安排，询问供应商和场地能提供什么，并准确告诉代表哪些已确认、哪些尚未确认。
主办方负责协调需求和交接。车辆或路线是否合适，须由供应商、场地和代表自己确认。本页只提供问题，不判断什么算无障碍。
尽早、简单地让人提出
在报名表和活动代表出行资料包中写明一行清楚的说明：代表如何申请交通或抵达协助、截止日期和联系谁。
只问安排交通所需的信息。代表不必说明自己的状况，只需说什么会有帮助。
给代表的问题
- 从抵达点到场地或酒店，怎样的安排对您来说可行？
- 您是否携带行动辅助器具、辅助动物或同行人，车辆是否需要一并载运？
- 是否有哪个上下车点对您更方便？
- 当天可以通过什么渠道联系谁？
- 为了协助您，司机还需要知道什么？请用您自己的话说明。
给供应商和场地的问题
| 询问内容 | 询问对象 | 记录为 |
|---|---|---|
| 哪些车辆（如有）能载运使用所述器具的代表，在哪几趟？ | 供应商 | 供应商的书面答复及日期 |
| 如何安排上车，司机或引导员做什么？ | 供应商 | 供应商的书面答复 |
| 从上车点出发，哪个入口和路线无台阶，是否已核实？ | 场地或酒店 | 场地的书面答复，或未核实 |
| 现场谁来协助，代表如何联系对方？ | 场地与主办方 | 指定联系人 |
| 如果安排的车辆无法使用，备选方案是什么？ | 供应商与主办方 | 书面约定的备选方案 |
回复确认与交接
- 用编号、日期和代表自己对所需帮助的描述登记需求。
- 当天就向供应商和场地提出问题，并记下答复的期限。
- 用平实的语言告诉代表哪些已确认、哪些尚未确认、备选方案是什么，不自行做技术性的判断。
- 通过活动司机简报资料包只向司机和引导员说明安排，而不是原因。
- 在抵达前和当天再次与代表核对安排。
- 记录执行情况，供活动后复盘。
路线无法核实时
如实告诉代表，并提供已确认的替代方案，而不是根据宣传册就说路线合适。处理方式可参考路线未核实时的无障碍抵达替代方案。
具体的无障碍问题，例如场地是否合规，应交给场地和有资质的无障碍顾问。
实例演示 · 虚构示例
一项需求，从表格到抵达的全过程
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构的护士协会收到一位携带行动辅助器具的代表的申请。秘书处登记后，询问接驳车供应商哪辆车、哪几趟能载运该器具，并询问酒店哪个入口无台阶，能否书面确认。
供应商确认了特定班次的一辆车，酒店书面确认了一个入口。秘书处通知代表，只向司机说明安排，并安排了一位指定引导员。前一天再请代表确认。
可直接使用
无障碍交通需求记录表
复制为表格。与司机能看到的名单分开保存。
| 编号 | 代表自述的需求 | 询问供应商（日期） | 供应商答复 | 询问场地（日期） | 场地答复 | 通知代表（日期） | 备选方案 | 交接给司机（仅安排） |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A-01 | ||||||||
| A-02 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 需求不多，供应商能迅速书面答复。
- 有一个人能全程担任代表的联系人。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多项需求，涉及不同车辆、酒店和场地入口。
- 供应商或场地答复缓慢或不清楚，活动日期又近。
- 出行日里没有人能担任代表与供应商的唯一联系人。
需要有人全程协调这些需求？
会议项目负责人可以运行需求表格和记录、向供应商和场地提出问题、把已确认的答复转告代表，并向司机和引导员说明安排。车辆和路线是否合适仍由供应商、场地和代表确认，专业审查则交给有资质的顾问。请发来目前的需求数量和您的交通安排。
主办方常见问题
需要向代表索要医疗信息吗？
不需要。询问什么安排会有帮助即可。是否适合收集更多信息，请咨询您的数据保护顾问。
可以说某辆车或某条路线是无障碍的吗？
只写供应商或场地书面确认的内容，其余标为未核实。不要自行认证无障碍。
司机需要知道需求的原因吗？
不需要。只给安排，例如在指定上车点提供无台阶车辆。
供应商无法满足要求怎么办？
立即告知代表，提供已确认的替代方案，并与代表商定下一步。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。