简要回答
机场接送名单是一份工作清单，记录接谁、何时、在哪里、由谁来接。它只保留司机和协调人需要的内容：姓名、代表自己提供的抵达信息、人数、联系方式、协助需求和指派的车辆。
抵达信息按代表所报录入，并标明主办方尚未核实。名单不写行程时间，也不承诺车辆会在某个固定时刻到达机场。
名单要决定什么
它决定谁拥有这份名单、有哪些栏目，以及每家供应商能看到什么。一份同时想当报名数据库、航班跟踪表和司机单的名单，最后只会产生多份过时的副本。
总表由交通协调人保管，每家供应商只拿到自己车辆的摘录。
应记录的栏目，以及谁可以看到
建立并维护名单
- 用一份表格收集抵达信息，做法见机场抵达信息收集。
- 把已确认的条目复制到总表，并标出每一条未确认的。
- 按接送批次分组，核对每辆车的座位数。
- 在约定的截止时间把摘录发给各供应商，并说明之后的变更只由协调人发出。
- 活动当天由一个人更新状态，并且只有他向司机通知变更。
- 活动结束后，按事先定好的保留规则，从工作副本中删除个人联系方式。
名单常见的问题
- 代表改了航班，变更通过消息传给司机，却没有进入总表。
- 司机单显示的个人信息超过司机所需。
- 两家供应商各拿着同一批次的不同版本。
- 代表在集合点没有出现时，没有指定当天联系人。
- 几个月前由代表自己填写的抵达信息被当成了已确认信息。
实例演示 · 虚构示例
两天区域会议的接送名单
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构的会计协会预计有 36 位代表和 4 位讲者需要在第一天前一晚和第一天早上接机。秘书处把他们分成四个批次，并向同一家供应商指派两辆车。
会前两周，有五位代表更改了抵达。协调人更新总表，把标出变更行的摘录重新发给供应商并确认收到。司机单只显示编号、接机牌姓名、批次、目的地和一个当天联系方式，没有其他内容。
可直接使用
机场接送名单模板
把这些栏目复制到表格中。一份总表，一个负责人，给供应商的是摘录。
| 编号 | 接机牌姓名 | 所报抵达（报告日期） | 人数 | 目的地 | 批次与车辆 | 协助安排 | 当天联系方式 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| T-001 | 未确认 | |||||||
| T-002 | 未确认 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一天内向同一家供应商安排的接机不到二十个。
- 有一个人能保管总表，并在抵达时段处理变更。
- 大部分代表自行安排交通。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 跨两天或更长时间、有多个批次并涉及不止一家供应商。
- 讲者、官员和代表需要不同的处理方式和联系规则。
- 抵达时段内，筹委会没有人能一直保持联络。
需要有人在抵达期间管理名单？
会议项目负责人可以建立总名单、收集抵达信息、向供应商发送各自的摘录，并在接送进行期间担任唯一联系人。代表仍自行报告抵达信息，车辆和司机仍由供应商负责。请发来预计代表人数和日期，先看一个初步方案。
主办方常见问题
名单要包含护照资料吗？
不需要，司机用不到。为交通目的收集任何身份证件之前，请先咨询有资格的一方，例如您的数据保护顾问。
我们要自己追踪航班吗？
请代表报告变动，并询问供应商自己是否追踪抵达情况。不要在名单中写明某个航班准点。
谁能看到完整名单？
交通协调人和活动负责人。每家供应商只看到自己的摘录。
代表没出现在集合点怎么办？
在司机简报中写明当天联系人，并约定司机等待多久、由谁决定下一步。见活动司机简报资料包。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。