简要回答
出席记录从一个问题开始：谁会依赖这份记录，他们接受什么？会员的雇主、专业团体和内部档案部门，要求可能各不相同。
平台报告通常只显示某个设备何时加入、停留多久。这是否足够，要由依赖记录的一方说了算，所以请在活动前以书面向对方确认。
加入、观看和出席是三回事
加入记录只说明有人打开了会议。它不能证明这个人留下来听了，也不能证明是登记的本人，因为一台设备可能被多人共用或一直开着。
请决定您能支持哪一项：已报名、已加入、停留达到指定时长、回应了提示，或填写了会后简短表格。
先问依赖记录的一方
- 专业团体或认证机构：就它自己的用途而言，什么算是出席证明？要什么格式？请勿自行说明学分或要求。
- 雇主或赞助方：他们需要证书、名单，还是只要一封确认电邮？
- 贵方委员会：这份记录是用于会员参与度报告，还是会产生正式后果？
收集证明的方式及其局限
| 方式 | 能显示什么 | 需要检查的局限 |
|---|---|---|
| 平台的加入与离开报告 | 某设备在某时间加入和离开 | 共用设备、多人共看一个屏幕、姓名与报名不符。请确认您的订阅方案会报告什么。 |
| 会议中的提示或验证码 | 某人在会议某一刻在场 | 需要有人执行。迟到者可能错过。 |
| 会后简短表格 | 注册者确认出席，也可附一个简短回答 | 取决于大家是否填写。表格要简短。 |
| 仅有报名记录 | 有意参加 | 不能证明出席。 |
个人资料与记录保存
- 列出每种方式产生的参加者资料：姓名、电邮、加入时间、设备信息。
- 向隐私负责人询问：可以收集什么、用于什么目的、谁能查看、保存多久，以及报名时要告知参加者什么。
- 向平台供应商询问报告如何生成、谁能导出，以及对您的订阅方案是否可靠。
- 约定活动后由谁整理出席名单，并由谁把姓名与报名资料核对。
- 与隐私负责人商定发送确认和删除工作副本的日期。
实例演示 · 虚构示例
某专业学会的季度线上研讨会
虚构的机构和数字，仅作说明。
Fictional Institute of Facilities Managers 举办一场 3 小时的线上研讨会，有 400 位注册者，部分会员希望取得出席记录。
秘书处先询问学会的教育委员会接受什么，委员会回复：附最低停留时长的姓名名单，足以满足其内部记录。秘书处随后询问平台供应商报告会显示什么，向隐私负责人询问告知和保存事宜，并在会后增加一份三个问题的表格。秘书处在五个工作日内把表格与报告核对完毕。
可直接使用
出席记录方案
与秘书处及依赖记录的各方一起填写。可用建议书征询文件完整性检查器检查给供应商的要求是否涵盖报告功能。
- 谁依赖出席记录？他们书面表示接受什么？
- 我们提供的证明：已报名 / 已加入 / 停留至少 ___ / 回应提示 / 已填表格。
- 所需的平台报告，以及我们的订阅方案实际能报告什么（由供应商确认）：
- 谁在会议中执行提示，何时执行：
- 会后表格的问题和截止日期：
- 报名时的告知用语（经隐私负责人批准）：
- 谁把报告与报名资料核对，何时完成：
- 谁向参加者发送确认：
- 原始报告和工作名单的保存期限：
- 未能记录到加入情况的参加者的处理用语（申诉途径）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 内部报告只需要一份确认名单。
- 您熟悉平台报告，参加人数也不多。
- 机构以外没有人依赖这份记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 专业团体、雇主或赞助方有正式要求，需要您去解读。
- 混合式活动需要把现场记录和线上记录合并。
- 需要在报名开放前，把隐私、平台和委员会的问题转交并得到答复。
需要有人理顺出席记录流程吗？
会议项目负责人可以把问题带给依赖记录的团体或委员会，向您的平台供应商提出报告方面的问题，并写明活动后由谁整理和核对出席名单。平台报告与隐私意见仍由您委任的供应商和专业人士负责。
主办方常见问题
只凭平台报告就能发证书吗？
这取决于依赖该证书的一方接受什么。请先询问对方，并在报名告知中说明将如何记录出席。
有人迟到或中途退出怎么办？
在活动前订好规则，例如最低停留时长，并告知参加者。同时为网络中断的人设一个简单的处理途径。
需要告知参加者我们会记录出席吗？
请询问隐私负责人需要什么告知。把商定的用语放进报名页和参加指南。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。