活动搭建与撤场时间表：从进场到交接

什么决定顺序

• 依赖关系：先搭舞台再装视听设备，装好再做音响测试，测试后再彩排，报名处布置要在开门前完成。
• 空间：哪些工作可以共用房间，哪些需要房间清空。
• 场地规定：进场时间、装卸路线、电梯使用，以及时间或噪音限制，均须由场地书面确认。
• 供应商需求：人手、设备数量，以及供应商自己所说需要的时间。

制定时间表的步骤

1. 列出所有到场方，写明当天的联系人和手机号码。
2. 向场地索取进场时段、装卸安排，以及提早或延后进场的任何限制或额外收费。
3. 询问每家供应商搭建和撤场需要多久，以及需要先清空什么。
4. 按依赖顺序排列工作，并用场地的进场时段逐项检验。
5. 在开门前和撤场后各设一个简短的检查点，由指定的人签字确认。
6. 把时间表发给所有相关方，请每一方书面确认自己的时段。

要向场地提出的问题

• 活动前一天、当天和次日最早与最晚的进场时间是什么？如果有费用，是多少？
• 供应商在哪里装卸，可以使用哪些电梯或路线，车辆大小或时间有无限制？
• 搭建和撤场期间场地方谁在现场，谁能批准变更？
• 场地需要恢复到什么状态，由谁检查？
• 在墙面或地面固定物品，或进行吊装和用电，有什么规定？请向场地索取书面要求，不要自行假定。

撤场

按物品必须离开的顺序列出：先是贵重物品和个人设备，然后是指示牌和报名处，再是视听与舞台，最后是垃圾。约定谁归还租用物品，以及归还时间。

记录谁签字确认场地已清空，谁负责押金相关问题。当天人员还在现场时就记下问题。

常见陷阱

• 给所有供应商相同的提早到场时间，造成装卸点拥堵。
• 以为别的工作人员还在搭建时就可以开始彩排。
• 时间表延误时，现场没有指定的决策人。
• 因为活动已经结束，就省略撤场时间表。