地点、场地物流与跨团队协调工具
多会议室场次分配检查器
您的议程在多个会议室并行进行，需要在发布之前确认分配是否站得住。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
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简要回答
检查器按时间顺序读取每个会议室的场次，检验前一场结束与后一场开始之间的间隔。间隔至少要达到您选定的转换时间，两场布局不同时还要加上布局更换时间。
只有当您选定的转换时间为 0，且布局更换时间为 0 或布局相同，同一会议室的场次才可以在上一场结束的那一分钟开始。工具还会跨场次匹配人员，所以同一讲者出现在两个重叠场次，或在同一场次担任两个角色，都会被标出。
需要输入什么
- 会议室，以及场地就您计划布局所确认的可用上限。
- 场次：会议室、布局、开始、结束和预计人数。限于同一天，使用 24 小时制。
- 同一会议室场次之间的转换时间，以及布局更换时的额外时间，向场地或布置团队确认。
- 每个场次的人员与角色，用简短标签或首字母，而不是全名。
会标出什么
- 重复占用：同一会议室两个场次重叠，并显示重叠分钟数。
- 转换或布局间隔短于您填写的时间。转换时间留空视为未知，因此仍会找出重叠，但不会判定任何间隔可接受。
- 同一人在两个重叠场次，或在同一场次被填为两个角色。
- 预计人数超过您向场地确认的可用上限。
如何阅读结果
先处理重复占用，因为转换时间解决不了它。然后看转换时间不足的地方，决定是调整场次、增加时间还是更换布局。
在不同会议室之间没有间隔就要转场的人员会列为备注，因为工具无法知道步行需要多久。
局限
这不是法定容量计算器。会议室上限是您向场地确认的数字，工具只是把预计人数与之比较。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的双会议室日程
虚构的机构和数字，仅用于演示计算。
一个虚构的论坛选定转换时间 15 分钟，布局更换另加 20 分钟。A 厅先后举行剧院式的全体会议和座谈，15 分钟后是课桌式场次，因此最后一次更换差 20 分钟。
B 室的一个工作坊和一个咨询场次紧挨着没有间隔，达不到 15 分钟。有个工作坊预计 55 人，而上限是 40，另有一位讲者同时出现在两个场次。
可直接使用
会议室分配工作表
按时间顺序列出每个会议室的场次，并检查与下一场之间的间隔。
| 会议室 | 场次 | 布局 | 开始 | 结束 | 与下一场间隔 | 所需时间（转换加布局） |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有两三个会议室、议程较短，而且每个会议室全天布局相同。
- 讲者只出现一次，场地也已确认上限。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 并行分会场很多、布局不断变化，讲者担任多个角色，需要随议程变化逐一核对。
- 场地转换时间、视听调整和讲者确认都需要有人统一保持分配一致。
- 议程在会议室和上限确认之前就发布，临时变更需要快速重新规划。
需要有人协调议程与会议室吗？
会议项目负责人可以把会议室分配、讲者角色和场地转换时间放在同一份时间表里，逐项核对变更，并与场地书面商定布局和上限。范围先行商定，议程方面的决定仍由您的委员会做出。
主办方常见问题
同一会议室的两个场次可以在同一分钟结束和开始吗？
只有当您填写的转换时间为 0，且布局更换时间为 0 或布局相同时才可以。否则会标为间隔过短。
工具会决定会议室能容纳多少人吗？
不会。它只把预计人数与您向场地确认的上限比较，不是法定容量或安全计算器。
转换时间留空会怎样？
视为未知。仍会找出重叠，但不会判定场次之间的任何间隔可接受。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。