Memperuntukkan petugas dan sukarelawan untuk daftar masuk
Anda sudah tahu anggaran bilangan tetamu, dan kini perlu meletakkan nama pada kaunter dan jam.
Jawapan ringkas
Senaraikan pos dahulu, kemudian jam setiap pos diperlukan, kemudian orangnya. Pos ialah satu tugas, seperti kaunter pengimbas, ketua pengecualian atau tuan rumah lantai, dan setiap satu memerlukan seorang yang dinamakan serta seorang pengganti.
Gunakan penganggar kadar daftar masuk untuk bilangan kaunter ilustrasi, kemudian semak jadual anda terhadap rehat dan pertindihan dengan perancang syif dan rehat. Sama ada jadual memenuhi peraturan buruh atau sukarelawan perlu disahkan oleh anda atau penasihat anda; perancang hanya menunjukkan liputan.
Pos yang perlu diliputi
| Pos | Apa yang dilakukan | Memerlukan ganti untuk |
|---|---|---|
| Pengimbas kaunter | Mencari atau mengimbas tetamu, menyerahkan lencana. | Rehat, jam puncak. |
| Ketua pengecualian | Memutuskan pengecualian menggunakan prosedur identiti. | Ketidakhadiran, makan tengah hari. |
| Tuan rumah lantai | Mengarahkan tetamu, menjaga barisan kemas, menjawab soalan. | Rehat, jam panjang. |
| Pelari bekalan | Mengisi semula lencana dan stok, mengutip log manual. | Sebarang kekosongan pos lain. |
| Ketua pendaftaran | Memiliki pelan, hubungan pembekal dan keputusan. | Tiada pengganti di kaunter, jadi namakan timbalan. |
Jam dan syif
- Tetapkan tempoh sibuk sekitar permulaan ketibaan dan tempoh lebih ringan selepasnya.
- Letakkan orang paling berpengalaman pada tempoh sibuk.
- Pertindihkan syif supaya tiada sesiapa pergi semasa barisan panjang.
- Rancang rehat mengikut nama dan masa, dan letakkan seorang pengganti bagi setiap satu.
Memberi taklimat kepada pasukan
Beri taklimat kepada semua orang menggunakan satu kad satu halaman: pos, laluan pengecualian, pencetus sandaran dan siapa dihubungi. Jalankan latihan singkat dengan lencana sebenar sebelum pintu dibuka.
Sukarelawan perlukan masa tiba, pakaian, tempat makan dan siapa yang mereka laporkan kepadanya.
Urutan
- Ambil pelan kaunter dan anggaran tempoh ketibaan.
- Tulis setiap pos dengan jam dan gantinya.
- Isi jadual, namakan pengganti dan semak rehat.
- Beri taklimat kepada pasukan beberapa hari lebih awal dan sekali lagi pada permulaan hari.
- Rekodkan siapa di mana untuk penyelarasan dan pelan tahun depan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jadual pagi untuk satu lobi
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan merancang empat kaunter pengimbas, seorang ketua pengecualian, dua tuan rumah lantai dan seorang pelari bekalan untuk tempoh sibuk dari 7.30 hingga 9.00 pagi. Selepas 9.00, dua kaunter ditutup dan sukarelawan berpindah ke pintu sesi pleno.
Rehat disusun berselang supaya sekurang-kurangnya tiga kaunter kekal dibuka. Perancang syif menunjukkan setengah jam tidak diliputi untuk ketua pengecualian, jadi ketua pendaftaran menetapkan timbalan yang dinamakan untuk slot itu.
Gunakan sendiri
Jadual petugas daftar masuk
Isi satu baris bagi setiap pos setiap syif. Tambah seorang pengganti bagi setiap rehat.
| Pos | Syif | Orang | Pengganti | Masa rehat dan ganti |
|---|---|---|---|---|
| Pengimbas kaunter 1 | ||||
| Pengimbas kaunter 2 | ||||
| Ketua pengecualian | ||||
| Tuan rumah lantai | ||||
| Pelari bekalan | ||||
| Ketua pendaftaran | Timbalan: |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Bilangan kaunter kecil dan petugas atau sukarelawan yang sudah anda kenali.
- Jam singkat, dengan ruang untuk rehat.
- Seorang sukarelawan utama boleh memberi taklimat dan menyelia pasukan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak kaunter selama beberapa hari dengan pasukan bertukar.
- Sukarelawan daripada beberapa organisasi dengan peraturan berbeza.
- Tiada sesiapa lapang untuk memberi taklimat dan mengendalikan jam pertama.
Mahu jadual dibina dan pasukan diberi taklimat?
Ketua projek persidangan boleh menukar pelan kaunter kepada jadual petugas, mengatur rehat dan ganti, memberi taklimat kepada sukarelawan dan kakitangan, dan memastikan ketua pengecualian serta peranan sandaran jelas. Kongsikan pelan kaunter dan jam anda untuk membincangkan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa ramai orang yang kita perlukan?
Mulakan daripada bilangan kaunter dalam anggaran kadar daftar masuk, kemudian tambah ketua pengecualian, tuan rumah lantai dan pelari bekalan. Uji angka dengan latihan.
Bolehkah perancang memberitahu jadual memenuhi peraturan buruh?
Tidak. Ia menunjukkan liputan dan jurang. Sahkan peraturan buruh atau sukarelawan dengan pihak yang bertanggungjawab.
Siapa menggantikan ketua pendaftaran?
Namakan timbalan sebelum hari acara. Lihat halaman perancangan gelombang ketibaan untuk masa.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.