Pengimbasan kehadiran sesi: tentukan apa yang akan dikira
Seseorang meminta kehadiran mengikut sesi, dan anda perlu tahu apa yang diperlukan di pintu setiap bilik.
Jawapan ringkas
Mulakan dengan soalan yang perlu dijawab oleh angka itu. Pengimbasan sesi menambah satu barisan lagi di setiap bilik, jadi imbas hanya apabila bilangan itu ada kegunaan yang dinamakan, seperti perancangan bilik, rekod untuk badan profesional atau laporan penaja.
Beritahu delegasi apa yang diimbas dan sebabnya, dan tanya pegawai privasi anda berapa lama data imbasan boleh disimpan. Peraturan akreditasi atau kredit ditetapkan oleh badan berkaitan, bukan untuk ditafsir oleh penganjur.
Pilih tujuan dahulu
| Tujuan | Apa diimbas | Alternatif lebih murah |
|---|---|---|
| Perancangan bilik | Bilangan masuk sahaja, mengikut sesi. | Sukarelawan dengan pembilang tangan. |
| Rekod yang diminta badan profesional | Masuk dan keluar, seperti ditetapkan badan itu. | Tanya badan itu bukti apa yang diterima. |
| Laporan penaja | Bilangan agregat, bukan senarai bernama. | Bilangan agregat daripada pembilang. |
| Kajian atur cara | Bilangan masuk, dibandingkan dengan pelan. | Soalan tinjauan selepas acara. |
Bagaimana pengimbasan mengubah bilik
- Pengimbas di setiap pintu memerlukan seorang petugas, cas dan tempat yang tidak menghalang pintu.
- Pintu yang ada pengimbas terisi lebih perlahan. Beri masa sebelum bermula dan tanya venue di mana orang boleh menunggu.
- Pilih satu titik imbasan bagi setiap bilik, di pintu yang benar-benar digunakan tetamu.
- Kedatangan lewat dan peserta tanpa pendaftaran masih memerlukan peraturan untuk imbasan.
Merancang bilangan
Bilangan bilik yang dijangka ialah senario, bukan ramalan. Gunakan perancang senario kehadiran untuk meletakkan kes rendah, tengah dan tinggi di sebelah bilangan berdaftar bagi setiap sesi. Ia menunjukkan andaian dan ketidakpastian anda, dan tidak meramal siapa yang akan hadir.
Urutan
- Tulis tujuan dan siapa menerima bilangan itu.
- Pilih apa yang diimbas (masuk, keluar, atau kedua-duanya) dan di mana.
- Beri taklimat kepada petugas pengimbasan dan tetapkan peraturan ketibaan lewat.
- Beritahu delegasi dalam arahan ketibaan apa yang diimbas dan sebabnya.
- Eksport bilangan selepas setiap hari dan simpan dalam log penyelarasan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mengira dua sesi selari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Pasukan pembelajaran profesional rekaan menjalankan dua sesi selari serentak. Pendaftaran menunjukkan 90 orang untuk bilik A dan 60 untuk bilik B, tetapi pasukan menganggapnya titik permulaan dan merancang kes rendah, tengah dan tinggi untuk setiap bilik.
Mereka mengimbas kemasukan sahaja, di satu pintu setiap bilik, dan meminta sukarelawan bilik mencatat sebarang orang berdiri melimpah. Bilangan itu digunakan untuk keputusan peruntukan bilik tahun depan, jadi tiada senarai bernama disimpan.
Gunakan sendiri
Pelan pengimbasan sesi
Salin ini dan lengkapkan sebelum anda mengupah pengimbas atau memberi taklimat kepada sukarelawan.
| Perkara | Keputusan | Pemilik |
|---|---|---|
| Tujuan bilangan | ||
| Siapa menerima bilangan dan dalam bentuk apa (bernama atau agregat) | ||
| Imbas masuk, keluar atau kedua-duanya | ||
| Titik imbasan bagi setiap bilik | ||
| Peraturan ketibaan lewat dan masuk semula | ||
| Tempoh simpanan disahkan pegawai privasi | ||
| Ayat notis untuk delegasi | ||
| Masa eksport selepas setiap sesi atau hari |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu tujuan, beberapa bilik dan pembekal yang menyediakan aplikasi pengimbas.
- Tiada badan luar bergantung pada bilangan itu.
- Anda boleh memberi taklimat dan berlatih bersama petugas pengimbasan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Badan luar memerlukan bukti kehadiran dan peraturannya tidak jelas.
- Banyak bilik selari dan petugas dikongsi.
- Data imbasan digunakan untuk laporan penaja atau ahli dan perlu dikendalikan secara konsisten.
Mahu pelan pengimbasan dipersetujui dengan pihak yang memerlukan bilangan?
Ketua projek persidangan boleh menjelaskan keperluan setiap penerima, memilih kaedah pengimbasan yang paling ringan, memberi taklimat kepada pasukan bilik dan memastikan bilangan konsisten untuk pelaporan. Kongsikan apa yang diminta setakat ini untuk membincangkan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kita perlu mengimbas setiap sesi?
Hanya jika penerima yang dinamakan memerlukan bilangan itu. Pembilang tangan atau persampelan boleh memenuhi perancangan bilik.
Bolehkah data imbasan dianggap bukti kredit?
Itu untuk badan yang menetapkan peraturan kredit. Tanya bukti apa yang diterima dan ikut jawapannya.
Berapa lama data boleh disimpan?
Tanya pegawai privasi anda. Rekodkan jawapan dan tarikh pemadaman dalam pelan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.