简要回答
先从数字要回答的问题出发。分场次扫描会在每个会议室多出一条队伍，所以只有当数字有明确用途时才扫，例如会场规划、专业团体要求的记录或赞助方报告。
告知代表扫描什么以及为什么，并向隐私负责人询问扫描数据可保存多久。认证或学分规则由制定规则的机构说了算，主办方不应自行解释。
先选定用途
| 用途 | 扫描什么 | 更省事的替代做法 |
|---|---|---|
| 会场规划 | 只统计各场次的入场人数。 | 志愿者用计数器计数。 |
| 专业团体要求的记录 | 按该团体的规定记录入场和离场。 | 询问该团体接受什么证明。 |
| 赞助方报告 | 汇总数字，而不是具名名单。 | 用计数得出汇总数字。 |
| 议程回顾 | 入场人数，与计划对比。 | 活动后问卷中的一道题。 |
扫描会怎样改变会议室
- 每个门口的扫码器都需要一个人、电量和不挡门口的位置。
- 设有扫码器的门进场更慢。开场前要留出时间，并询问场地方人们可以在哪里等候。
- 每个会议室只设一个扫描点，设在来宾实际使用的门。
- 迟到者和现场报名者仍需要扫描规则。
规划人数
各会议室的预计人数是情景假设，不是预测。用出席情景规划器把低、中、高三种情况与各场次已报名人数并列。它展示您的假设和不确定性，并不预测谁会来。
顺序
- 写下用途以及谁接收这些数字。
- 选择扫描什么（入场、离场或两者）以及在哪里扫。
- 向扫描人员做简报，并定下迟到规则。
- 在到场指引中告诉代表扫描什么以及为什么。
- 每天结束后导出数字，并保存在核对记录中。
实例演示 · 虚构示例
统计两个同时进行的分会场
虚构机构与数字，仅作示意。
一个虚构的专业培训团队同时举办两个分会场。报名显示 A 厅 90 人、B 厅 60 人，但团队把这些视为起点，并为每个厅规划低、中、高三种情况。
他们只扫入场，每个厅一个门，并请会议室志愿者记录站立的超额人数。这些数字用于明年的会议室分配决策，所以不保留具名名单。
可直接使用
分场次扫描计划
复制此表，在聘请扫描人员或向志愿者做简报之前填写。
| 事项 | 决定 | 负责人 |
|---|---|---|
| 统计数字的用途 | ||
| 谁接收数字、以何种形式（具名或汇总） | ||
| 扫入场、离场还是两者 | ||
| 每个会议室的扫描点 | ||
| 迟到与重新入场规则 | ||
| 保留期限，由隐私负责人确认 | ||
| 给代表的告知用语 | ||
| 每场次或每天结束后的导出时间 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一个用途、几个会议室，且供应商提供扫码应用。
- 没有外部机构依赖这些数字。
- 您能向扫描人员做简报并演练。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 外部机构要求出席证明，但规则不清楚。
- 同时进行的会议室很多，人员需要共用。
- 扫描数据用于赞助方或会员报告，需要一致的处理方式。
希望与需要这些数字的各方商定扫描计划？
会议项目负责人可以弄清每位接收方的需求，选用最轻便的扫描方式，向各会议室团队做简报，并让汇报用的数字保持一致。请告知目前收到的要求，一起讨论具体范围。
主办方常见问题
每个场次都必须扫描吗？
只有当有明确的接收方需要数字时才需要。会场规划用计数器或抽样即可。
扫描数据可以作为学分证明吗？
这由制定学分规则的机构决定。请询问其接受什么证明，并按其答复办理。
数据可以保存多久？
请询问隐私负责人，并把答复和删除日期写进计划。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。