Mengurus soalan proksi dan undian melalui pihak berkuasa betul
Ahli menghantar e-mel ke peti masuk pendaftaran bertanya sama ada mereka boleh menghantar proksi dan bagaimana undian akan dijalankan.
Jawapan ringkas
Peraturan proksi dan undian datang daripada perlembagaan persatuan dan, jika berkaitan, pendaftar atau undang-undang yang terpakai. Pasukan acara tidak mentafsirnya. Pasukan menyediakan laluan supaya setiap soalan sampai kepada orang yang boleh menjawab, dan jawapan kembali secara bertulis.
Bina laluan itu sebelum notis dihantar, kerana ahli mula bertanya pada hari ia tiba.
Apa yang ditanya, dan siapa menjawab
Soalan yang sama timbul pada kebanyakan AGM. Kelaskan kepada tiga kumpulan supaya peti masuk tidak menjadi tempat peraturan dicipta.
| Jenis soalan | Contoh | Siapa menjawab |
|---|---|---|
| Soalan peraturan | Bolehkah ahli melantik mana-mana ahli sebagai proksi? Berapa proksi boleh dipegang seorang? | Setiausaha, dengan nasihat undang-undang atau pendaftar jika perlu |
| Soalan borang dan tarikh akhir | Di mana borang proksi, siapa menerimanya, bila tarikh akhir? | Setiausaha membekalkan jawapan; pasukan acara menerbitkan |
| Soalan kaedah undian | Angkat tangan, undi bertulis atau undi elektronik? | Majlis memutuskan dalam perlembagaan; pengerusi mengumumkan |
| Soalan logistik | Di mana meja undian? Bila undi dibuka? | Pasukan acara |
| Pertikaian pada hari kejadian | Borang proksi tidak lengkap; ahli mencabar undi | Pengerusi, bersama setiausaha; direkodkan |
Menyediakan laluan
- Minta setiausaha perkataan yang diluluskan bagi peraturan proksi, borang dan tarikh akhir pulangan.
- Terbitkan perkataan itu seperti dibekalkan, di satu tempat, dengan teks sama dalam setiap jemputan dan peringatan.
- Wujudkan log dengan tarikh, soalan, orang yang menjawab dan jawapan diberikan.
- Tulis balasan sementara untuk soalan peraturan: soalan telah dihantar kepada setiausaha, dan jawapan akan dikongsi dengan semua ahli jika ia mengubah panduan.
- Setujui siapa menerima dan menyimpan borang proksi lengkap, dalam format apa dan berapa lama.
- Beri taklimat kepada pasukan meja dengan hubungan rujukan untuk hari itu.
Penyediaan undian, tanpa memilih kaedah
Majlis memilih kaedah undian dalam apa yang dibenarkan perlembagaan. Pasukan acara kemudian bertanya soalan praktikal: berapa orang, berapa lama undian di dewan, apa yang diperlukan pengira dan di mana kertas atau sistem diletakkan.
Jika undian elektronik dipertimbangkan, tanya setiausaha sama ada perlembagaan membenarkannya dan siapa menjalankannya. Pasukan acara menyelaras taklimat pembekal; persatuan memiliki keputusan.
Perangkap
- Pembantu acara menjawab soalan peraturan dari ingatan, kemudian mengulanginya kepada ahli lain.
- Perkataan proksi berbeza dalam jemputan dan peringatan.
- Borang proksi tiba di beberapa peti masuk tanpa satu penjaga.
- Menukar kaedah undian pada hari kejadian untuk menjimatkan masa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dewan perniagaan rekaan menghalakan soalannya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Dewan Perniagaan Fiktif Selatan menerima 27 e-mel tentang proksi dalam minggu pertama selepas notis. Setiausaha membekalkan perkataan diluluskan dan borang, dan pasukan pendaftaran menyiarkan kedua-duanya di satu halaman.
Sembilan e-mel bertanya sesuatu yang sudah dijawab perkataan itu dan diberi pautan. Empat bertanya sama ada seorang ahli boleh membawa beberapa proksi; ini dihantar kepada setiausaha, yang menyemak perlembagaan dengan penasihat dan membalas. Setiap item ada dalam log, dan jawapan kemudian ditambah ke halaman.
Gunakan sendiri
Log soalan proksi dan undian serta senarai soalan setiausaha
Gunakan lajur log untuk setiap pertanyaan. Hantar soalan kepada setiausaha dan minta jawapan bertulis.
- Lajur log: tarikh diterima / ahli / soalan / kategori (peraturan, borang, kaedah, logistik) / dijawab oleh / jawapan / tarikh dikongsi.
- Siapa boleh dilantik sebagai proksi, dan adakah had bagi setiap orang? Sila petik klausa.
- Adakah tarikh akhir untuk borang proksi, dan siapa menerimanya?
- Siapa menyemak borang proksi lengkap, dan apa berlaku jika tidak?
- Apakah kaedah undian yang dibenarkan perlembagaan, dan siapa memilih?
- Siapa mengira undi dan siapa mengumumkan keputusan?
- Apakah rekod undian yang mesti disimpan, dan siapa menyimpannya?
- Apa yang boleh diterbitkan pasukan acara, dan atas nama siapa?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit ahli akan menggunakan proksi dan setiausaha boleh menjawab setiap pertanyaan dengan cepat.
- Kaedah undian ialah angkat tangan dan mudah di bawah peraturan anda.
- Seorang sudah memiliki peti masuk dan log.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Proksi banyak, dengan laluan borang yang tidak jelas.
- Undi bertulis atau elektronik memerlukan taklimat pembekal dan latihan.
- Beberapa pegawai menjawab ahli dengan cara berbeza.
Perlukan soalan proksi dan undian dihalakan dan dilog untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan penghalaan, menyimpan log soalan, menerbitkan perkataan diluluskan dan menyelaras penyediaan undian yang anda tentukan. Tafsiran perlembagaan anda kekal pada setiausaha dan penasihat anda. Petakan siapa menjawab apa dengan matriks tanggungjawab.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami menerbitkan soalan lazim proksi yang ditulis pasukan acara?
Hanya teks yang diluluskan setiausaha. Nyatakan sumber dan tarikh, dan kemas kini apabila setiausaha mengubah panduan.
Siapa patut menyimpan borang proksi lengkap?
Persatuan memutuskan. Namakan seorang penjaga, nyatakan format dan tempoh simpanan, dan elakkan borang berada di beberapa peti masuk.
Adakah undian elektronik dibenarkan?
Itu bergantung pada perlembagaan anda dan mana-mana undang-undang atau peraturan pendaftar yang terpakai kepada persatuan anda. Minta setiausaha dan penasihat persatuan mengesahkan sebelum mana-mana pembekal ditempah.
Sumber berkaitan
- Memisahkan tadbir urus mesyuarat rasmi daripada logistik AGM
- Menyelaras semakan kelayakan ahli dengan sekretariat diberi kuasa
- Merancang pendaftaran AGM tanpa mengisytiharkan kuorum sendiri
- Menyokong AGM hibrid tanpa menjamin kesahan undang-undang
- Pembina matriks tanggungjawab acara
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.