Merancang pendaftaran AGM tanpa mengisytiharkan kuorum sendiri
Pengerusi meminta pasukan pendaftaran memberitahu dewan apabila bilangan orang sudah mencukupi untuk bermula.
Jawapan ringkas
Pendaftaran merekodkan siapa yang telah mendaftar dan siapa yang telah tiba. Kuorum ialah soal perlembagaan: berapa ahli, jenis apa, pada saat bila, dijawab oleh pengerusi dan setiausaha di bawah peraturan persatuan.
Jadi pasukan pendaftaran melaporkan bilangan dan kategori kepada setiausaha, dalam format tetap, dan tidak mengumumkan sama ada mesyuarat boleh diteruskan.
Apa yang boleh dan tidak boleh dinyatakan pendaftaran
Bilangan orang yang telah menandatangani kehadiran ialah fakta yang boleh dinyatakan meja. Sama ada bilangan itu memenuhi peraturan bergantung pada siapa dikira ahli, sama ada proksi dikira, sama ada peraturan masa tertentu terpakai dan sama ada bilangan mesti dikekalkan sepanjang mesyuarat. Itu peraturan persatuan untuk dibaca dan dilaksanakan.
Minta setiausaha menamakan klausa dan orang yang akan mengisytiharkan kuorum. Tulis kedua-duanya pada taklimat pendaftaran.
Pilihan reka bentuk yang mengekalkan meja dalam peranannya
- Kiraan berasingan: ahli hadir secara fizikal, borang proksi diterima, tetamu dan pemerhati. Jangan jumlahkan pada helaian meja.
- Cap masa kiraan ketibaan pada selang dipersetujui, seperti ketika pintu dibuka dan pada masa mula dirancang.
- Lapor kepada seorang yang dinamakan, biasanya setiausaha, melalui laluan tetap seperti helaian bercetak atau mesej.
- Catat kedatangan lewat dengan masa tiba, sekiranya setiausaha memerlukannya untuk rekod.
- Rancang apa yang pengerusi perlu lihat untuk memutuskan: kiraan kategori, bukan kesimpulan.
Urutan untuk sejam sebelum mesyuarat
- Setujui dengan setiausaha kategori yang dikira dan format laporan.
- Beri taklimat kepada pengendali meja tentang skrip: lapor kiraan, jangan mengulas sama ada dewan sudah bersedia.
- Pada masa dipersetujui, hantar helaian kiraan kepada setiausaha.
- Pengerusi, bersama setiausaha, memutuskan apa yang dikatakan kepada dewan.
- Kekalkan rekod tandatangan tanpa ubah dan serahkan kepada setiausaha selepas mesyuarat.
Perangkap
- Sepanduk atau mesej menyatakan kuorum telah dicapai, ditulis oleh pasukan acara.
- Satu jumlah gabungan di papan yang mencampurkan ahli, proksi dan tetamu.
- Membiarkan masa mula lewat atau awal kerana kiraan nampak hampir, tanpa pengerusi.
- Mengira orang yang telah menandatangani tetapi sudah keluar dewan, tanpa peraturan untuknya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Institut profesional rekaan merancang kiraannya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Institut Fiktif Perunding Teknikal menjangka 180 orang di dewan dan 40 borang proksi dijanjikan. Perlembagaannya, seperti dibaca setiausaha, menetapkan bilangan tetap ahli hadir, tetapi setiausaha akan mengesahkan sebelum hari kejadian sama ada proksi dikira.
Helaian meja mempunyai tiga lajur: ahli menandatangani kehadiran, borang proksi diterima, tetamu. Pada 9.30 dan 10.00 helaian dihantar kepada setiausaha, yang menyampaikan angka kepada pengerusi. Pengerusi, bukan meja, memberitahu dewan.
Gunakan sendiri
Templat laporan kiraan meja
Salin untuk setiap masa pelaporan. Meja hanya mengisi kiraan; setiausaha dan pengerusi mentafsirkannya.
- Mesyuarat dan tarikh:
- Masa pelaporan:
- Ahli menandatangani kehadiran (secara fizikal):
- Borang proksi diterima dan dicatat (tidak dikira meja sebagai kehadiran):
- Tetamu, pemerhati dan kakitangan (bukan ahli):
- Kedatangan lewat sejak laporan terakhir:
- Apa-apa yang meja tidak dapat kelaskan, dengan nama atau nombor rujukan:
- Dilapor oleh (ketua meja) kepada (setiausaha):
- Keputusan kuorum direkodkan oleh (pengerusi atau setiausaha), masa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Setiausaha akan berada di meja dan boleh mentafsir kiraan serta-merta.
- AGM kecil dan peraturan perlembagaan mudah dilaksanakan.
- Satu kategori ahli sahaja hadir secara fizikal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Proksi, beberapa kelas ahli atau pautan hibrid menyukarkan pengasingan kiraan.
- Sukarelawan menjalankan pendaftaran dan memerlukan skrip tetap.
- AGM berada dalam persidangan lebih luas dan dewan dipenuhi secara berperingkat.
Perlukan meja pendaftaran dirancang mengikut keputusan pengerusi?
Ketua projek persidangan boleh mereka bentuk kiraan meja dan format laporan bersama setiausaha anda, memberi taklimat kepada pasukan pendaftaran dan menyelaras masa supaya pengerusi mendapat angka apabila perlu. Keputusan kuorum itu sendiri kekal pada pengerusi dan perlembagaan anda. Catat peranan dalam matriks tanggungjawab.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah pasukan pendaftaran memberitahu pengerusi bahawa kuorum dicapai?
Mereka melaporkan kiraan. Pengerusi dan setiausaha menggunakan perlembagaan dan mengumumkan keputusan.
Adakah borang proksi dimasukkan dalam kiraan yang sama dengan orang hadir?
Asingkan pada helaian meja. Sama ada dan bagaimana proksi dikira untuk setiausaha sahkan daripada peraturan. Lihat panduan proksi dan undian.
Bagaimana jika orang keluar semasa mesyuarat?
Tanya setiausaha sama ada peraturan memerlukan kiraan dikekalkan, dan siapa mengambilnya. Rancang kaedahnya sebelum hari kejadian.
Sumber berkaitan
- Memisahkan tadbir urus mesyuarat rasmi daripada logistik AGM
- Menyelaras semakan kelayakan ahli dengan sekretariat diberi kuasa
- Mengurus soalan proksi dan undian melalui pihak berkuasa betul
- Menyokong AGM hibrid tanpa menjamin kesahan undang-undang
- Pembina matriks tanggungjawab acara
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.