简要回答
报到记录谁已报名、谁已到场。法定人数是章程问题：多少会员、哪一类、在哪个时点，由主席和秘书依据协会规则回答。
因此报到团队按固定格式向秘书报告人数和类别，不宣布会议能否进行。
报到台能说什么，不能说什么
已签到的人数是事实，报到台可以陈述。但这个人数是否符合规则，取决于谁算会员、代理是否计入、是否有时点要求、人数是否要在整个会议期间维持。这些是协会规则，要由协会解读和适用。
请秘书指明相关条款和将宣布法定人数的人，把两者都写进报到简报。
让报到台不越界的设计
- 分开统计：亲自到场的会员、收到的代理表格、来宾和观察员。不要在报到台表格上相加。
- 在约定的时间点记录到场人数，例如开门时和计划开始时。
- 向一位指定的人报告，通常是秘书，通过固定途径，例如打印表格或讯息。
- 迟到者连同到达时间一并记录，以备秘书记录之用。
- 规划主席作决定需要看到什么：分类人数，而不是结论。
会议前一小时的步骤
- 与秘书约定要统计的类别和报告格式。
- 向报到台操作员交代话术：报告人数，不评论会场是否已准备好。
- 在约定时间把人数表交给秘书。
- 主席与秘书一起决定对全场说什么。
- 保持签到记录原样，会后交给秘书。
常见陷阱
- 活动团队自行写出横幅或讯息，宣称已达法定人数。
- 看板上只有一个把会员、代理和来宾混在一起的总数。
- 因为人数看起来接近，没有主席同意就推迟或提前开始时间。
- 把已签到但已离场的人算进去，却没有相关规则。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构专业学会如何规划统计
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的技术顾问学会预计会场有 180 人，另有 40 份代理表格已承诺提交。秘书解读其章程规定了会员出席的固定人数，但代理是否计入，秘书会在会前确认。
报到台表格有三栏：已签到会员、收到的代理表格、来宾。9:30 和 10:00 两次把表格交给秘书，秘书再把数字转给主席。向全场宣布的是主席，不是报到台。
可直接使用
报到台人数报告模板
每个报告时点复制一份。报到台只填人数，由秘书和主席解读。
- 会议与日期：
- 报告时间：
- 已签到会员（亲自到场）：
- 收到并登记的代理表格（报到台不当作出席计算）：
- 来宾、观察员和工作人员（非会员）：
- 自上次报告以来的迟到者：
- 报到台无法归类的情况，附姓名或编号：
- 报告人（报到台负责人）及接收人（秘书）：
- 法定人数决定的记录人（主席或秘书）及时间：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 秘书会在报到台，可以立即解读人数。
- 大会规模小，章程规则容易适用。
- 只有一类会员亲自到场。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 代理、多个会员类别或线上连线使人数难以分开。
- 报到由志愿者负责，需要固定话术。
- 大会嵌在更大的会议中，会场分批坐满。
需要围绕主席的决定来规划报到台吗？
会议项目负责人可以与您的秘书一起设计报到台统计和报告格式，向报到团队交代，并协调时间，让主席在需要时拿到数字。法定人数的决定本身仍由主席和章程负责。可在职责矩阵中记录角色。
主办方常见问题
报到团队可以告诉主席已达法定人数吗？
他们报告人数。主席和秘书适用章程并宣布结果。
代理表格与到场人数算同一项吗？
在报到台表格上分开记录。代理是否计入、如何计入，由秘书依据规则确认。参见代理与投票指南。
会议中途有人离场怎么办？
询问秘书规则是否要求持续统计人数，以及由谁统计。会前先规划好方法。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。