Maklumat yang perlu dilihat CEO persatuan dalam laporan status acara
CEO bertanggungjawab ke atas persidangan tetapi hanya ada sepuluh minit setiap dua minggu untuk mengetahui keadaannya.
Jawapan ringkas
CEO memerlukan laporan satu halaman yang menjawab empat soalan: adakah acara mengikut landasan, keputusan apa yang diperlukan daripada saya, apa yang berubah sejak laporan lalu, dan apa yang boleh menjejaskan reputasi atau kewangan persatuan. Selebihnya terletak dalam pelan kerja.
Kekalkan format yang sama setiap kali supaya CEO tahu di mana hendak melihat, dan tunjukkan keputusan sebelum aktiviti.
Apa yang sebenarnya ditanya CEO
CEO jarang mahukan senarai tugas. Mereka mahu tahu sama ada perlu bimbang, sama ada jawatankuasa sehaluan dan sama ada ada perkara yang memerlukan tandatangan atau panggilan kepada ahli kanan.
Jika laporan tidak boleh dibaca dalam lima minit, bahagian yang berguna sedang terkubur.
Enam blok laporan satu halaman
| Blok | Apa yang dipaparkan | Mengapa CEO memerlukannya |
|---|---|---|
| 1. Status keseluruhan | Hijau, kuning atau merah untuk atur cara, venue dan pembekal, pendaftaran, bajet dan komunikasi, dengan satu baris sebab bagi setiap satu. | Bacaan pantas tentang di mana perhatian diperlukan. |
| 2. Keputusan diperlukan | Setiap keputusan, siapa memutuskan, tarikh diperlukan dan akibatnya jika tertangguh. | CEO atau jawatankuasa boleh bertindak sebelum tarikh akhir terlepas. |
| 3. Perubahan sejak laporan lalu | Risiko baharu, perkara yang digugurkan, perubahan skop atau tarikh. | Mengelakkan kejutan dan menunjukkan kemajuan. |
| 4. Kedudukan bajet | Angka yang diluluskan, perbelanjaan yang dikomitkan, ramalan dan varians utama, dengan apa yang termasuk dan tidak termasuk. | Akauntabiliti kewangan sepintas lalu. |
| 5. Risiko dan isu | Tiga teratas, masing-masing dengan pemilik dan langkah seterusnya. | Memastikan risiko reputasi dan risiko yang dilihat ahli kekal kelihatan. |
| 6. Dua minggu akan datang | Beberapa pencapaian penting, bukan setiap tugas. | Menetapkan jangkaan untuk laporan seterusnya. |
Sepakati maksud setiap warna
Warna hanya berguna jika maksudnya sama setiap kali. Sepakati peraturan sekali dengan CEO dan tulis di hujung laporan.
Set yang boleh digunakan: hijau untuk mengikut pelan, kuning untuk kelewatan yang boleh dipulihkan pasukan dalam bidang kuasanya, dan merah untuk kelewatan yang memerlukan keputusan atau wang daripada pihak lain.
Siapa menulis dan berapa kerap
- Ketua projek, atau ketua sekretariat jika tiada, menulisnya daripada pelan dan log keputusan.
- Setiap dua minggu ialah permulaan yang munasabah, setiap minggu pada bulan akhir, dengan nota tambahan jika sesuatu bertukar merah di antara laporan.
- Pengerusi melihat draf dahulu apabila ia mengandungi keputusan yang melibatkan jawatankuasa.
- Simpan laporan sebelumnya di sebelah laporan baharu supaya perubahan mudah ditandakan.
Kesilapan biasa
- Melaporkan aktiviti (e-mel dihantar, mesyuarat diadakan) dan bukan hasil serta keputusan.
- Semuanya ditunjukkan hijau sehingga bulan akhir.
- Bajet ditunjukkan sebagai satu angka tanpa menyatakan apa yang dikecualikan.
- Risiko disenaraikan tanpa pemilik, jadi tiada sesiapa bertindak.
- Format baharu setiap kali.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Laporan dua mingguan CEO, minggu kesebelas
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Di Persatuan Fiktif Pengurusan Aset, laporan ketua projek kepada CEO menunjukkan atur cara hijau, venue dan pembekal kuning, pendaftaran hijau, bajet kuning dan komunikasi hijau. Venue kuning kerana sebut harga audio visual belum diluluskan, dan kotak keputusan menyatakan pengarah kewangan perlu meluluskannya pada hari Jumaat yang dinyatakan atau slot pembekal mungkin dilepaskan.
CEO membaca keseluruhan halaman dalam kurang lima minit, meminta kelulusan daripada pengarah kewangan pada hari itu dan perkara itu bertukar hijau dalam laporan seterusnya.
Gunakan sendiri
Templat laporan status acara satu halaman
Salin ke dokumen dan kekalkan susunan yang sama setiap kali.
- Acara, tempoh tarikh, tarikh laporan, penulis:
- Status keseluruhan: atur cara / venue dan pembekal / pendaftaran / bajet / komunikasi (H, K atau M, dengan satu baris setiap satu):
- Keputusan diperlukan: keputusan, siapa memutuskan, diperlukan sebelum, akibat jika lewat:
- Perubahan sejak laporan lalu:
- Bajet: diluluskan, dikomitkan, ramalan, varians utama, pengecualian:
- Tiga risiko atau isu teratas: huraian, pemilik, langkah seterusnya, tarikh:
- Dua minggu akan datang: pencapaian utama sahaja:
- Peraturan warna yang dipersetujui dengan CEO (ditulis di hujung):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ketua sekretariat mengenali pelan dengan baik dan ada masa menulis laporan ringkas.
- Keputusan sedikit dan jawatankuasa memberi maklum balas dengan cepat.
- CEO selesa dengan sistem warna yang mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada sesiapa memegang keseluruhan pelan, jadi setiap laporan menjadi rundingan antara pasukan.
- Beberapa pembekal dan jawatankuasa menyumbang status dan sekretariat sudah terbeban.
- CEO mahukan jaminan bebas bahawa item kuning tidak menyembunyikan masalah sebenar.
Mahu seseorang menyediakan laporan ini setiap dua minggu?
Ketua projek persidangan boleh memegang pelan dan log keputusan, menulis laporan status satu halaman, dan membawa keputusan yang memerlukan perhatian CEO ke mesyuarat yang betul. CEO dan jawatankuasa mengekalkan setiap keputusan; ketua projek memastikan laporan tepat dan tepat pada masanya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang laporan status acara?
Satu halaman. Pautkan atau lampirkan pelan terperinci untuk sesiapa yang mahu, tetapi halaman hadapan boleh dibaca dalam lima minit.
Perlukah laporan menunjukkan setiap risiko?
Tidak. Tunjukkan tiga teratas beserta pemilik dan simpan senarai risiko lebih panjang dalam pelan kerja. Gantikan item apabila risiko ditutup atau yang baharu muncul.
Bagaimana jika CEO lebih suka mesyuarat daripada dokumen?
Gunakan halaman yang sama sebagai agenda, supaya perbincangan mengikut susunan yang sama dan keputusan direkodkan selepas itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.