Merancang pengenalan ahli dalam acara rangkaian dewan perniagaan

Dalam kebanyakan malam dewan perniagaan, golongan yang sama berbual sesama sendiri manakala ahli baharu berdiri di tepi hidangan.

Bincang penyelarasan rangkaianMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Pilih satu mekanisme pengenalan untuk malam itu, putuskan maklumat yang ahli bersetuju kongsi, beri taklimat kepada pasukan kecil hos, dan beri pengenalan blok masa tersendiri dan bukannya berharap ia berlaku semasa waktu rehat. Struktur ringkas dengan pilihan keluar yang jelas lebih berkesan daripada senarai panjang aktiviti.

Anggap butiran ahli sebagai sesuatu yang ahli bersetuju kongsi, bukan sesuatu yang urus setia paparkan secara lalai. Tanya penasihat perlindungan data anda apakah notis dan perkataan persetujuan yang diperlukan semasa pendaftaran.

Apa yang perlu dilakukan oleh sesuatu pengenalan

Pengenalan yang baik menghubungkan dua ahli atas sebab tertentu, seperti sektor yang sama, rantaian bekalan yang dikongsi atau keperluan yang dinyatakan, dan memberi mereka sesuatu untuk dikatakan dahulu.

Latihan bercampur secara rawak boleh terasa dipaksa bagi ahli yang hadir atas sebab perniagaan dan menyebabkan hos meneka-neka.

Mekanisme untuk dipilih

Mekanisme	Cara ia berfungsi	Sesuai untuk	Perkara untuk diawasi
Pengenalan diketuai hos	Ahli jawatankuasa atau duta memperkenalkan ahli baharu kepada orang yang berkaitan.	Acara lebih kecil, kehadiran jawatankuasa yang kuat.	Hos memerlukan taklimat dan senarai ringkas; jika tidak, ia bergantung pada siapa yang sudah mereka kenali.
Meja minat	Meja atau zon mengikut sektor, topik atau peringkat perniagaan, dengan hos meja.	Acara 80 orang atau lebih, keahlian bercampur.	Terlalu banyak meja menipiskan bilik; orang mungkin tidak tahu meja mana hendak dipilih.
Kad profil sebelum acara	Ahli menghantar satu baris tentang siapa yang mahu ditemui, dipaparkan pada tanda nama atau edaran.	Ahli yang suka ada petunjuk untuk memulakan perbualan.	Memerlukan persetujuan untuk berkongsi; tarikh akhir penghantaran; perkataan yang teliti tentang apa dipaparkan.
Pertemuan berpadanan berjadual	Pertemuan ringkas yang ditempah awal antara ahli berdasarkan keperluan yang dinyatakan.	Acara lebih besar dengan tema perdagangan atau bekalan yang jelas.	Memerlukan proses pemadanan dan penjagaan masa; boleh terasa formal.
Sambutan ahli baharu	Seorang hos yang dinamakan menyambut setiap peserta kali pertama dan memperkenalkan tiga orang.	Dewan yang mahu mengekalkan ahli baharu.	Hos perlu tersebar di seluruh bilik, bukan berkumpul di pintu.

Keputusan mengikut turutan

Putuskan tujuan: membantu ahli baharu, menghubungkan tema perdagangan, atau mengukuhkan rangkaian sedia ada. Satu tujuan bagi setiap acara memastikan reka bentuk ringkas.
Pilih satu mekanisme utama dan paling banyak satu mekanisme sokongan.
Putuskan maklumat yang dikongsi ahli (nama, syarikat, sektor, satu baris tentang siapa yang mahu ditemui) dan dapatkan persetujuan mereka semasa pendaftaran.
Beri pengenalan blok masa 30 hingga 45 minit, berasingan daripada ucapan dan hidangan.
Lantik hos, beri taklimat dan beri setiap seorang senarai ringkas ahli untuk diperkenalkan atau peranan di meja.
Jadikan penyertaan pilihan, dengan cara mudah untuk keluar daripada diperkenalkan atau daripada paparan butiran.
Rancang susulan: mesej terima kasih ringkas dan senarai yang dikongsi hanya dengan mereka yang bersetuju.

Soalan untuk pihak yang berwibawa

Kepada penasihat perlindungan data anda: apakah notis dan persetujuan yang diperlukan ahli sebelum baris profil atau butiran hubungan dipaparkan atau dikongsi dengan orang lain?
Kepada venue: berapa ramai orang boleh berdiri di ruang rangkaian pada susun atur yang dirancang, dan di mana meja serta papan tanda patut diletakkan supaya orang boleh bergerak?
Kepada jawatankuasa anda: ahli mana yang selesa bertindak sebagai hos, dan adakah penyertaan mana-mana ahli sensitif atas sebab persaingan?
Kepada katerer anda: adakah susun atur hidangan menarik orang menjauhi meja atau zon tempat mereka diperkenalkan?

Perangkap lazim

Hos yang hanya bercakap dengan orang yang sudah mereka kenali.
Wakil penaja atau pengiklan diperkenalkan seolah-olah mereka ahli yang mencari perniagaan.
Mencetak butiran hubungan ahli pada senarai perwakilan tanpa persetujuan mereka.
Pengenalan bermula ketika ucapan masih berjalan atau ketika katerer sedang mengemas.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Malam dewan perniagaan fiksyen dengan 140 ahli

Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.

Dewan Perniagaan Contoh yang fiksyen mengadakan malam rangkaian untuk kira-kira 140 ahli, dengan lebih kurang 30 daripadanya peserta kali pertama.

Jawatankuasa memilih sambutan ahli baharu sebagai mekanisme utama dan meja minat sebagai sokongan. Lapan ahli jawatankuasa bertindak sebagai hos, setiap seorang diberi senarai ringkas tiga ahli baharu dan tiga pengenalan yang berkaitan. Pendaftaran termasuk satu baris tentang siapa yang ingin ditemui setiap ahli, dipaparkan pada tanda nama hanya jika ahli menanda kotak.

Blok 40 minit ditetapkan untuk pengenalan antara sambutan dan penceramah jemputan. Penganjur meminta katerer meletakkan stesen makanan di hujung bilik supaya orang tidak berkumpul di pintu.

Gunakan sendiri

Pelan reka bentuk pengenalan ahli

Salin satu baris bagi setiap mekanisme yang dirancang. Lengkapkan bersama jawatankuasa dan hos sebelum pendaftaran dibuka.

Mekanisme	Tujuan	Hos atau pemilik	Maklumat yang ahli setuju kongsi	Blok masa	Laluan keluar	Soalan untuk disahkan sebelum pendaftaran

Buka alat: Perancang kapasiti kalendar acara berkala

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Malam dewan yang kecil, 60 orang atau kurang, dengan ahli jawatankuasa yang boleh menjadi hos.
Ahli sudah bersetuju berkongsi butiran asas semasa pendaftaran.
Satu mekanisme ringkas sudah cukup.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Acara lebih besar dengan beberapa mekanisme, soalan persetujuan dan susun atur venue untuk dirancang.
Jawatankuasa mempunyai kapasiti terlalu kecil untuk memberi taklimat kepada hos dan menjaga garis masa.
Ahli baharu masih melaporkan mereka pulang tanpa bertemu sesiapa.

Perlukan seseorang untuk menjalankan pelan pengenalan?

Ketua projek persidangan boleh menyediakan pelan bersama jawatankuasa anda, merangka perkataan pendaftaran untuk disahkan dengan penasihat anda, memberi taklimat kepada hos, menetapkan blok masa bersama venue dan katerer dan mengendalikan senarai susulan. Ahli anda memutuskan apa yang mereka kongsi, dan penasihat anda mengesahkan apa yang mesti dinyatakan oleh perkataan itu. Hantar bilangan ahli dan tarikh untuk menetapkan skop kerja.

Bincang penyelarasan rangkaianMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Ketua projek persidangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Berapa ramai hos yang kami perlukan?

Titik permulaan lazim ialah seorang hos bagi setiap 15 hingga 20 peserta, diselaraskan mengikut susun atur bilik. Beri taklimat lebih awal.

Patutkah kami menunjukkan nama syarikat pada tanda nama?

Biasanya ya, kerana ia membantu perbualan. Putuskan apa lagi yang dipaparkan, seperti keperluan yang dinyatakan, dan dapatkan persetujuan ahli dahulu.

Bolehkah kami berkongsi senarai peserta dengan semua orang?

Hanya dengan notis dan persetujuan yang disahkan penasihat perlindungan data anda. Ramai dewan hanya berkongsi senarai dengan mereka yang bersetuju.

Adakah sesi rangkaian pantas berkesan?

Ia sesuai untuk acara lebih besar dengan tema perdagangan, tetapi memerlukan penjagaan masa dan pendekatan pemadanan. Tawarkan sebagai pilihan.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.