Apabila penganjur bersama mengumumkan perubahan program tanpa persetujuan
Penganjur bersama anda menyiarkan susunan sesi yang disemak di saluran mereka, sedangkan jawatankuasa anda belum bersetuju.
Jawapan ringkas
Ambil tangkapan skrin pengumuman itu, kemudian bandingkan baris demi baris dengan program terakhir yang diluluskan kedua-dua penganjur. Jangan siarkan pembetulan sehingga kedua-dua penganjur berbincang dan bersetuju siapa yang memutuskan.
Semak kesan perubahan itu pada hari acara, penceramah dan masa venue sebelum mengambil pendirian. Gunakan fakta yang sama semasa berbincang dengan penganjur bersama, supaya perbualan kekal tentang program dan bukan tentang siapa bertindak dahulu.
Apa yang diketahui dan belum diketahui
Tulis fakta seperti sekarang. Apa-apa dalam lajur tengah disemak, bukan diandaikan.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Pengumuman seperti disiarkan, di mana dan bila | Berapa ramai telah melihat atau bertindak atasnya | Pengurus setiap saluran |
| Program terakhir yang diluluskan kedua-dua penganjur, dan tarikhnya | Sama ada sebarang perubahan dibincangkan secara tidak rasmi | Pemilik persidangan kedua-dua penganjur |
| Sesi atau penceramah yang terkesan oleh susunan baharu | Sama ada penceramah terkesan sudah diberitahu atau bersetuju | Penyelaras program |
| Jam sewa bilik dan masa panggilan pembekal | Sama ada susunan baharu sesuai dengannya | Wakil venue; semakan tempoh program |
| Perjanjian atau memorandum penganjuran bersama, jika ada | Siapa berhak mengubah program dan bagaimana | Penandatangan kedua-dua penganjur; penasihat undang-undang bagi perkataan |
Siapa yang berhak memutuskan
Keputusan program dalam acara penganjuran bersama terletak pada pihak yang dinamakan perjanjian penganjuran bersama, atau jika tiada yang bertulis, kedua-dua penganjur bersama. Pengerusi setiap penganjur biasanya bercakap bagi pihaknya.
Apa yang dibenarkan perjanjian, dan apa yang boleh dilakukan mana-mana penganjur tentang pengumuman yang tidak diluluskan, ialah soalan kontrak. Ketua projek boleh menyusun fakta dan pilihan, tetapi tidak boleh memutuskan kedudukan kontrak.
- Kandungan dan susunan program: kedua-dua penganjur, mengikut perjanjian.
- Pembetulan atau pengesahan awam: seorang jurucakap dipersetujui daripada setiap penganjur.
- Perubahan penceramah dan venue: penyelaras program, selepas kedua-dua penganjur bersetuju.
- Tafsiran kontrak: penasihat undang-undang setiap penganjur.
Pilihan yang realistik, termasuk menghentikan atau mengecilkan skala
Senaraikan cara ke hadapan yang realistik, termasuk membiarkan perubahan yang diumumkan dan menariknya balik.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Akibat yang perlu ditimbang |
|---|---|---|
| Kekalkan program asal | Penganjur bersama bersetuju menarik siaran dan kedua-duanya menyiarkan susunan yang diluluskan. | Mudah diterangkan. Sebab penganjur bersama mengubah tidak ditangani. |
| Terima perubahan | Kedua-dua penganjur menyemak dan meluluskan susunan baharu, kemudian mengemas kini bahan. | Penceramah, panggilan pembekal dan jam venue mungkin perlu diubah. Semak dahulu. |
| Persetujuan versi tengah | Laraskan susunan supaya keutamaan kedua-dua penganjur dipenuhi. | Perlu mesyuarat dan kelulusan baharu. Mesej ditahan sehingga itu. |
| Henti semua kemas kini awam | Kedua-dua penganjur berhenti menyiarkan butiran program sehingga dipersetujui. | Peserta mungkin perasan kesunyian. Tetapkan tarikh kemas kini seterusnya. |
| Kecilkan skala atau tangguhkan | Kurangkan program atau alihkan tarikh jika tiada persetujuan. | Kos sebenar dan implikasi muhibah. Semak terma venue dan pembekal sebelum menawarkannya. |
Siapa berkata apa kepada siapa
Bercakap terus dengan penganjur bersama, melalui telefon atau bersemuka dahulu, dan susuli secara bertulis. Nyatakan apa yang anda lihat, apa yang diluluskan dan apa yang perlu dipersetujui.
Templat ringkas kepada penganjur bersama:
- Kami melihat siaran program bertarikh [tarikh] yang menunjukkan [perubahan]. Susunan terakhir yang diluluskan kedua-dua penganjur dilampirkan.
- Bolehkah kita berbincang sebelum [tarikh] untuk bersetuju versi mana kekal dan siapa mengesahkannya secara awam.
- Sehingga kita berbincang, bolehkah kedua-dua pihak menahan kemas kini program? Sementara itu kami akan menyemak kesan pada venue dan penceramah.
Tindakan susulan dan mencegah pengulangan
- Rekodkan setiap perubahan yang dicadangkan dan diluluskan dalam pembina permintaan perubahan supaya setiap satu ada pemilik, sebab dan pelulus.
- Bandingkan susunan lama dan baharu dalam pembanding impak perubahan sebelum mana-mana penganjur membalas secara awam.
- Semak masa baharu dalam penyemak tempoh program, termasuk rehat dan jam penggunaan bilik.
- Rekodkan siapa memutuskan apa, dan bila, dalam log keputusan.
- Persetujui secara bertulis siapa boleh mengumumkan perubahan program dan kelulusan yang diperlukan dahulu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua penganjur bersama rekaan dan ucaptama yang dialih
Organisasi dan masa rekaan sebagai ilustrasi. Tiada acara sebenar diterangkan.
Sebuah fakulti universiti rekaan dan sebuah persatuan profesional rekaan menganjurkan bersama forum sehari. Fakulti menyiarkan bahawa ucaptama beralih dari 9:30 ke 14:00 dan panel baharu membuka hari itu. Persatuan tidak pernah meluluskannya.
Pemilik persidangan persatuan menelefon wakil fakulti, menahan kemas kini awam, dan menyemak dengan venue bahawa bilik disewa hingga 17:00 dan penceramah ucaptama hanya lapang pada waktu pagi. Kedua-dua penganjur bertemu dan mengekalkan ucaptama pada 9:30, menambah panel baharu selepas makan tengah hari, dan fakulti menyiarkan susunan yang dipersetujui.
Gunakan sendiri
Log perubahan program
Satu baris bagi setiap perubahan dicadangkan. Jangan siarkan sebarang baris sehingga kedua-dua penganjur meluluskannya.
| Perubahan | Dicadangkan oleh dan tarikh | Sesi atau penceramah terkesan | Kesan pada venue atau pembekal | Diluluskan kedua-dua penganjur? | Tarikh kemas kini awam |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Perjanjian bertulis menamakan siapa memutuskan dan perubahan kecil.
- Penganjur bersama bersetuju menarik balik atau mengesahkan dengan cepat.
- Penceramah dan venue tidak terkesan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada perjanjian bertulis, atau tidak jelas siapa memutuskan.
- Penceramah, jam venue atau rancangan perjalanan bergantung pada susunan.
- Hubungan antara penganjur menjadi tegang.
Mahu pihak neutral membantu keputusan program?
Ketua projek boleh mengumpul program yang diluluskan, pengumuman dan kekangan masa, menyediakan pilihan untuk kedua-dua penganjur, dan menyimpan satu log perubahan sehingga susunan dipersetujui. Diagnostik perancangan boleh menyemak cara keputusan penganjuran bersama dibuat dan menulis siapa meluluskan apa bagi baki acara. Tafsiran kontrak kekal pada penasihat undang-undang anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami siarkan pembetulan serta-merta?
Tidak sebelum kedua-dua penganjur berbincang. Pembetulan yang dibuat bersendirian boleh menambah kekeliruan. Persetujui satu mesej dan seorang jurucakap dahulu.
Bagaimana jika penceramah sudah melihat susunan baharu?
Beritahu mereka program sedang disahkan dan anda akan menulis semula pada tarikh yang dinyatakan. Elakkan mengesahkan masa yang belum dipersetujui.
Bolehkah kami menuntut penganjur bersama mengikut program asal?
Itu bergantung pada perjanjian penganjuran bersama. Tanya penasihat undang-undang apa yang dinyatakannya sebelum mengambil pendirian.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.