Acara bergantung pada seorang yang tidak tersedia
Seorang yang mengetahui sistem pendaftaran dan hubungan pembekal sedang bercuti, dan persidangan tinggal dua minggu.
Jawapan ringkas
Anggap ini soal kesinambungan: ketahui apa yang hanya diketahui orang itu, siapa yang boleh mengambil alih setiap tugas dengan sah, dan apa yang boleh dijeda. Jangan hubungi orang itu untuk kerja jika dia bercuti sakit melainkan dasar organisasi anda dan orang itu bersetuju.
Gunakan pembina pakej serahan untuk merakam apa yang diketahui dan log keputusan untuk menamakan pemilik sementara. Perkara tidak diketahui disenaraikan dahulu, kemudian diputuskan.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
| Diketahui | Belum diketahui |
|---|---|
| Orang itu memegang log masuk sistem pendaftaran, senarai hubungan pembekal dan draf lembaran aturan. | Sama ada item itu juga disimpan dalam pemacu kongsi, dan siapa lagi mempunyai akses. |
| Cuti dijangka meliputi sepuluh hari bekerja akan datang. | Sama ada orang itu boleh tersedia untuk panggilan ringkas, yang menjadi urusan orang itu dan majikannya. |
| Dua pembekal menunggu pengesahan daripada orang ini. | Pengesahan lain mana yang belum selesai dan tarikh akhir mana jatuh minggu ini. |
| Timbalan menghadiri semua mesyuarat tetapi tidak pernah menggunakan sistem pendaftaran. | Apa yang timbalan boleh pelajari dalam sehari dan apa yang memerlukan pemilik sistem. |
Siapa yang berkuasa memutuskan
Pengurus langsung orang itu atau pengerusi jawatankuasa memutuskan siapa yang mengganti. Akses kepada sistem dan data perlu diluluskan oleh pemilik sistem dan pegawai perlindungan data, bukan pasukan acara. Menghubungi seseorang yang bercuti ialah urusan dasar organisasi dan kehendak orang itu sendiri.
Rekodkan pemilik ganti bagi setiap tugas dalam log keputusan dan tetapkan tarikh semakan.
Pilihan yang realistik
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Tetapkan pemilik sementara bagi setiap tugas | Namakan orang ganti bagi pendaftaran, pembekal dan lembaran aturan, dengan serahan ringkas daripada dokumen sedia ada. | Memastikan kerja bergerak. Lebih perlahan pada mulanya, dan jurang muncul di mana tiada apa ditulis. |
| Lantik ketua sementara bagi minggu yang tinggal | Minta organisasi menugaskan seseorang, atau ketua projek, untuk menyelaras tugas dipersetujui. | Menambah kapasiti, perlu taklimat dan kelulusan akses. Memakan masa untuk disediakan. |
| Jeda tugas tidak kritikal | Tangguh item tidak mendesak, seperti tinjauan selepas acara, dan fokus pada tugas kritikal. | Mengurangkan beban. Perlu pengerusi bersetuju apa yang dikira kritikal. |
| Tangguh atau kecilkan skala | Alihkan tarikh atau kurangkan atur cara jika penggantian tidak meyakinkan. | Menjejas deposit dan perwakilan. Semak terma kontrak dengan pihak kompeten dahulu. |
Komunikasi: siapa memberitahu siapa
Beritahu jawatankuasa fakta dan pemilik ganti yang dicadangkan. Beritahu pembekal siapa hubungan baharu mereka dan apa yang kekal. Jangan kongsi sebab ketidakhadiran melebihi apa yang dipersetujui orang itu dan organisasi.
Jangan beritahu perwakilan apa-apa melainkan tarikh atau item atur cara berubah.
- Templat mesej ringkas: [Nama] ialah hubungan bagi [tugas] mulai [tarikh]. Pengesahan terdahulu kekal sah. Sila hantar sebarang soalan kepada [nama] di [hubungan]. Kami akan mengesahkan sebarang perubahan tarikh atau atur cara secara bertulis.
Tindakan susulan dan mengelakkan berulang
- Rekodkan apa yang tiada dan tulis sekarang: log masuk, hubungan dan keputusan.
- Simpan pemacu kongsi dengan lembaran aturan semasa dan senarai pembekal.
- Namakan timbalan bagi setiap tugas kritikal sebelum acara.
- Semak cara akses diberikan supaya penggantian tidak bergantung pada log masuk seorang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Arkitek: ketua pendaftaran bercuti
Organisasi dan angka fiksyen, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Dua minggu sebelum persidangan sebuah persatuan arkitek fiksyen, ketua pendaftaran bercuti sakit. Timbalan mendapati senarai pembekal dan lembaran aturan dalam folder peribadi ketua itu dan tiada siapa mempunyai log masuk sistem pendaftaran.
Pengerusi menamakan timbalan sebagai hubungan pembekal dan meminta pemilik sistem memberi akses melalui laluan kelulusan persatuan sendiri. Sekretariat menulis setiap pengesahan tertangguh dan menetapkan semakan sepuluh minit setiap hari. Pembekal menerima hubungan baharu dalam satu mesej.
Gunakan sendiri
Lembaran penggantian orang kunci
Senaraikan setiap tugas yang bergantung pada orang itu. Tambah pemilik ganti, akses diperlukan dan tarikh semakan bagi setiap satu.
- Tugas dan sebab ia bergantung pada orang ini:
- Apa yang didokumenkan dan di mana:
- Apa yang tidak didokumenkan:
- Pemilik ganti dan pelulus:
- Akses diperlukan dan siapa boleh meluluskannya:
- Pembekal untuk diberitahu dan hubungan baharu:
- Tarikh akhir minggu ini dan minggu depan:
- Apa yang boleh dijeda:
- Tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kebanyakan kerja didokumenkan dan timbalan sudah mengenali sistem.
- Ketidakhadiran singkat dan tarikh acara belum hampir.
- Seorang boleh meluluskan penggantian dan akses.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pengetahuan kritikal berada dalam kepala atau peti masuk seorang.
- Tiada siapa boleh memutuskan siapa boleh mengakses data pendaftaran.
- Pasukan yang tinggal sudah penuh.
Perlu penggantian diatur tanpa hilang kawalan?
Diagnostik perancangan boleh mengenal pasti tugas yang bergantung pada seorang dan menyenaraikan keputusan diperlukan untuk menggantinya, beserta pemilik dan tarikh. Ketua projek persidangan atau pengurus tertanam kemudian boleh menyelaraskan tugas dipersetujui untuk tempoh sementara. Kelulusan akses dan hal peribadi kekal pada organisasi anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami menghubungi orang yang bercuti?
Itu urusan dasar organisasi anda dan kehendak orang itu sendiri. Rancang seolah-olah dia tidak tersedia dan anggap sebarang hubungan sebagai budi, bukan kaedah.
Siapa boleh meluluskan akses kepada data pendaftaran?
Pemilik sistem dan pegawai perlindungan data anda. Tanya mereka sebelum timbalan log masuk atau kata laluan dikongsi.
Bagaimana mengelakkan ini kali depan?
Namakan timbalan bagi setiap tugas kritikal, simpan dokumen dalam pemacu kongsi dan semak akses sebelum acara, bukan semasa.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.