会议补救：就绪、范围与问责

关键任务依赖一名无法到岗的人员

唯一熟悉报名系统和供应商联系方式的人正在休假，而会议只剩两周。

将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

把它当作连续性问题：弄清只有这个人知道什么、谁可以合理接手每项任务、哪些可以暂停。如果对方在病假中，除非贵机构的政策和本人同意，否则不要为工作联系对方。

可用交接包生成工具记录已知内容，用决策记录指定临时负责人。先列出未知事项，再逐项决定。

已知与未知

已知	尚不清楚
此人掌握报名系统登录、供应商联系名单和流程表草稿。	这些资料是否也存放在共享盘，还有谁有访问权限。
预计休假涵盖未来十个工作日。	对方是否可接听简短电话，这是对方及其雇主的事。
两家供应商正在等待此人的确认。	还有哪些确认待办，本周有哪些截止日期。
副手参加了所有会议，但从未使用过报名系统。	副手一天内能学会什么，哪些需要系统负责人。

谁有权作决定

此人的直属上级或委员会主席决定由谁代理。系统和数据的访问权限须由系统负责人和数据保护联系人批准，而不是活动团队。联系休假中的人属于机构政策和本人意愿的范畴。

在决策记录中记录每项任务的代理负责人，并设定复查日期。

可行的选择

选择	涉及内容	需权衡的后果
按任务指定临时负责人	为报名、供应商和流程表各指定一名代理人，根据现有文件做简短交接。	能让工作继续。起初较慢，没有书面记录的地方会出现缺口。
为剩余几周任命临时负责人	请机构指派一人，或由项目负责人协调已商定的任务。	增加人手，但需要简报和访问批准。设置需要时间。
暂停非关键任务	推迟不紧急的事项，例如活动后调查，集中处理关键任务。	减轻负担。需主席同意什么算关键。
延期或缩减规模	如果代理方案不可信，就改期或缩减议程。	影响订金和代表。请先让有资格的一方核对合同条款。

沟通：谁对谁说什么

向委员会说明事实和拟定的代理人。告诉供应商新的联系人是谁，以及哪些保持不变。缺席原因只透露本人和机构同意的范围。

除非日期或议程项目有变，否则不要通知代表。

简短信息模板: 自【日期】起，【姓名】是【任务】的联系人。此前的确认仍然有效。如有疑问，请联系【姓名】，联系方式【联系方式】。日期或议程如有变化，我们会书面确认。

后续跟进与避免再次发生

把缺失的内容现在就写下来：登录、联系人和决定。
建立共享盘，存放当前的流程表和供应商名单。
活动前为每项关键任务指定副手。
检视访问权限的授予方式，避免代理依赖某一个人的登录。

实例演示 · 虚构示例

Persatuan Fiktif Arkitek：报名负责人休假

虚构的机构和数字，仅用于展示有用的细节程度。

在一个虚构建筑师协会会议前两周，报名负责人请了病假。副手发现供应商名单和流程表在负责人的个人文件夹里，而且没有人有报名系统的登录权限。

主席指定副手担任供应商联系人，并请系统负责人通过协会自己的批准途径授予访问权。秘书处写下每个待办确认，并设定每天十分钟的核对。供应商以一条信息收到新的联系人。

可直接使用

关键人员代理表

列出所有依赖此人的任务。为每项添加代理负责人、所需访问权限和复查日期。

任务及其为何依赖此人：
已有文档及存放位置：
没有文档的内容：
代理负责人及批准人：
所需访问权限及可批准的人：
需通知的供应商及新联系人：
本周和下周的截止日期：
可暂停的事项：
复查日期：

打开工具: 活动策划准备度自查工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

大部分工作有文档，且副手已熟悉系统。
缺席时间短，活动日期还不近。
一个人就能批准代理和访问权限。

以下情况，外部策划协助更有价值

关键知识只存在于一个人的脑中或收件箱里。
没有人能决定谁可以访问报名数据。
剩下的团队已经满负荷。

需要在不失控的前提下安排代理吗？

策划诊断可以找出依赖单一人员的任务，并列出覆盖这些任务所需的决定、负责人和日期。之后，会议项目负责人或驻场项目经理可在一段时间内协调已商定的任务。访问批准和个人事务仍由贵机构自行处理。

洽谈策划诊断将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。策划诊断

主办方常见问题

可以联系休假中的人吗？

这属于贵机构政策和本人意愿的范畴。请按对方无法到岗来规划，把任何联系当作情分而不是方法。

谁可以批准报名数据的访问权限？

系统负责人和贵机构的数据保护联系人。在副手登录或共享密码之前，请先询问他们。

下次如何避免？

为每项关键任务指定副手，把文件放在共享盘，并在活动之前而不是期间复查访问权限。