Komunikasi embargo acara
Anda akan menghantar laporan, pengumuman atau senarai penceramah kepada pihak di luar jawatankuasa dan mahu ia ditahan sehingga masa tertentu.
Jawapan ringkas
Embargo ialah satu persetujuan, bukan label semata-mata. Hanya bahan yang dihantar dengan tarikh dan masa lepas yang jelas, dan diterima oleh penerima, boleh dianggap berembargo.
Tetapkan syarat sebelum menghantar kandungan, letakkan di bahagian atas setiap mesej, dan simpan senarai siapa menerima apa.
Apa yang perlu dinyatakan dalam embargo
- Tarikh, masa dan zon waktu lepas yang tepat, ditulis penuh.
- Apa yang tepat ditahan: pengumuman, angka, nama penceramah, gambar.
- Siapa boleh melihatnya sebelum dilepaskan dan siapa tidak, contohnya kakitangan dalaman sahaja atau wartawan yang dinamakan.
- Apa berlaku jika tarikh berubah: anda akan menghantar notis baharu dan masa lama tidak terpakai lagi.
- Siapa dihubungi untuk soalan, seorang yang dinamakan.
Siapa diberitahu, mengikut susunan
- Pelulus dalaman dahulu, supaya ayat dan tarikh dipersetujui sebelum apa-apa keluar.
- Penceramah, penaja dan rakan yang dinamakan dalam bahan, kerana mereka mungkin ada rancangan siaran sendiri.
- Hubungan media yang anda ada hubungan kerja, hanya selepas dua kumpulan pertama mengesahkan.
- Simpan rekod setiap penerima, tarikh dihantar dan sama ada mereka mengakui syarat itu.
Di mana embargo gagal
- Notis ada dalam badan e-mel tetapi nama fail lampiran atau pratonton mendedahkan kandungan.
- Pasukan komunikasi penaja menjadualkan pos pada pagi yang sama tanpa mengetahui masanya.
- Masa embargo ditulis dalam satu zon waktu dan penerima serantau membacanya dalam zon lain.
- Tarikh dianjak dan notis versi terdahulu kekal dalam peti masuk seseorang.
- Tiada siapa meminta penerima mengesahkan, jadi tiada siapa dapat menyatakan siapa yang bersetuju.
Soalan untuk penasihat undang-undang atau komunikasi anda
Sama ada embargo mengikat penerima, dan dengan cara apa, ialah perkara untuk penasihat yang berkelayakan. Bawa soalan ini kepada mereka.
- Adakah kami perlu perjanjian bertulis, atau e-mel yang diakui sudah memadai?
- Bagaimana kami harus menangani bahan yang mengandungi data peribadi penceramah atau peserta?
- Apakah ayat yang sesuai jika penerima ialah pengawal selia, pejabat kerajaan atau syarikat tersenarai?
- Apa yang perlu kami lakukan jika embargo dilanggar?
Kaitan dengan kelulusan di sebaliknya
Ayat berembargo masih memerlukan kelulusan. Gunakan kelulusan kenyataan media dan aliran kelulusan petikan sebelum notis embargo dihantar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menahan pengumuman ucaptama untuk sidang kemuncak persatuan
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Pengurusan Logistik mahu mengumumkan penceramah ucaptamanya pada pukul 10:00 pagi hari Selasa, bersama tarikh sidang kemuncak. Majikan penceramah merancang pos sendiri.
Urus setia mula-mula bersetuju tentang masa dengan pegawai komunikasi penceramah, kemudian menghantar notis kepada lapan hubungan media yang dinamakan dengan masa lepas pada baris subjek. Enam membalas untuk mengesahkan. Dua tidak, jadi kedua-duanya menerima permintaan kedua dan urus setia tidak menganggap mereka telah bersetuju.
Gunakan sendiri
Notis embargo dan senarai penerima
Tampal notis di bahagian atas setiap e-mel. Simpan jadual di sebelahnya.
- DIEMBARGO SEHINGGA: [hari, tarikh, masa, zon waktu]
- Perkara bahan: [nama pengumuman]
- Apa yang ditahan: [senaraikan apa yang tidak boleh diterbit atau dikongsi sebelum masa di atas]
- Siapa boleh melihat sebelum dilepaskan: [peranan atau nama]
- Jika masa lepas berubah, anda akan menerima notis baharu daripada [orang dinamakan]; notis terdahulu tidak terpakai lagi.
- Sila balas untuk mengesahkan anda menerima syarat ini: [tarikh balas]
- Hubungan untuk soalan: [nama, peranan]
| Penerima | Organisasi | Bahan dihantar | Dihantar pada | Diakui | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| Nama | Organisasi | Draf pengumuman v2 | Tarikh | Ya / Tidak | Ada pos sendiri? |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada senarai penerima yang kecil dan dikenali, serta satu masa lepas.
- Bahan sudah diluluskan dan jarang berubah.
- Tiada sesiapa di luar jawatankuasa yang diberi taklimat tidak rasmi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi merancang siaran sendiri sekitar tarikh yang sama.
- Bahan mungkin berubah selepas kelulusan dan setiap perubahan memerlukan notis baharu.
- Penerima merentasi wilayah dan anda perlu menyelaras masa dan bahasa.
Mahu pelepasan diselaraskan?
Ketua projek persidangan boleh bersetuju tentang masa lepas dengan setiap pihak, mengeluarkan notis embargo, menyimpan log penerima dan mengeluarkan notis pembetulan jika tarikh berubah. Jawatankuasa anda masih meluluskan kandungan dan tarikh. Hantar senarai pihak dan titik pelepasan yang dirancang.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami mengembargo sesuatu yang sudah dikongsi dalam surat berita ahli?
Tidak berkesan. Semak apa yang sudah dihantar dan kepada siapa sebelum menetapkan masa lepas, dan rekodkannya.
Adakah setiap penerima perlu mengesahkan?
Minta setiap seorang mengesahkan. Penerima yang belum mengesahkan dianggap belum menerima syarat, dan anda boleh memutuskan menghantar bahan kemudian.
Bagaimana jika penaja mahu pelepasan lebih awal?
Bawa kepada pelulus yang dinamakan dalam pelan pelepasan anda. Jangan bersetuju tentang perubahan melalui telefon tanpa merekodkannya.
Di mana gambar penceramah termasuk?
Semak daftar kebenaran pembentangan dan kebenaran rakaman sebelum memasukkannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.