Menyimpan daftar dokumen diluluskan untuk acara anda
Pembekal berkata jawatankuasa meluluskan susun atur, dan tiada siapa dapat menunjukkan versi mana atau bila.
Jawapan ringkas
Daftar dokumen diluluskan ialah senarai ringkas setiap dokumen terkawal dengan versi yang diluluskan, orang yang meluluskan, tarikh dan pihak yang dimaklumkan.
Ia menjawab satu soalan dengan cepat: apakah versi dokumen ini yang telah disahkan kini, dan bolehkah saya buktikannya?
Apa yang patut ada dalam daftar
Daftarkan dokumen yang menjadi asas tindakan pihak lain: atur cara, pelan lantai, jadual aturcara, bajet, perjanjian penceramah, skop pembekal, senarai papan tanda dan apa-apa bahan cetak atau terbitan.
Tinggalkan draf kerja dan nota. Daftar ini untuk apa yang telah disahkan, jadi kekalkan cukup ringkas untuk dibaca dalam seminit.
Kelulusan ialah keputusan, jadi rekodkan sebagai keputusan
- Namakan pelulus mengikut peranan dan orang.
- Nyatakan versi tepat yang diluluskan, bukan tajuk sahaja.
- Rekod cara kelulusan diberi: minit jawatankuasa, halaman bertandatangan atau balasan bertulis.
- Catat syarat, seperti diluluskan tertakluk kepada semakan venue.
Diluluskan tidak sama dengan dikeluarkan
Dokumen boleh diluluskan tetapi belum dihantar. Simpan tarikh berasingan bagi kelulusan dan pengeluaran, dan log siapa yang menerimanya.
Ini menunjukkan jurang yang mungkin menyebabkan pembekal masih bekerja daripada versi lama.
Versi digantikan dan ditarik balik
Apabila versi baharu diluluskan, tanda versi lama sebagai digantikan dalam entri yang sama dan pautkan kedua-duanya. Jangan padam baris terdahulu.
Gunakan sejarah versi untuk butiran setiap perubahan dan daftar untuk kedudukan semasa.
Menggunakan daftar pada akhir projek
- Semak setiap baris diluluskan mempunyai penerima bernama dan pengesahan.
- Bandingkan daftar dengan fail sebenar dalam folder induk.
- Serahkan daftar kepada log keputusan dan pek serahan supaya edisi seterusnya tahu apa yang telah disahkan.
- Tanya pegawai hubungan perlindungan data anda berapa lama daftar dan kelulusan patut disimpan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pelan lantai diluluskan dua kali
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan ahli farmasi rekaan merancang persidangan sehari untuk kira-kira 300 perwakilan. Jawatankuasa meluluskan pelan lantai versi 03 pada mesyuarat Mac. Pada April, pengerusi bersetuju secara lisan mengubah kedudukan meja pendaftaran.
Kerana daftar menunjukkan versi 03 sebagai satu-satunya pelan diluluskan, urusetia meminta pengerusi mengesahkan perubahan secara bertulis, mengeluarkan versi 04, merekod pengerusi sebagai pelulus dengan tarikh, menanda versi 03 sebagai digantikan dan menghantar versi 04 kepada venue dan pembekal pendaftaran untuk pengesahan.
Gunakan sendiri
Daftar dokumen diluluskan
Salin jadual ini ke folder induk. Tambah satu baris bagi setiap versi dokumen yang diluluskan.
- Dokumen dan nombor versi
- Diluluskan oleh (peranan dan nama) serta tarikh
- Cara kelulusan diberi dan rujukan
- Syarat yang dilampirkan
- Dikeluarkan pada, dan kepada siapa
- Penerima mengesahkan? Tarikh
- Status: semasa / digantikan / ditarik balik
- Digantikan oleh versi
| Dokumen | Versi | Diluluskan oleh, tarikh | Bukti | Dikeluarkan kepada, tarikh | Pengesahan | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pelan lantai | 03 | Jawatankuasa, 12 Mac | Minit 4.2 | Venue, 14 Mac | Ya | Digantikan oleh 04 |
| Pelan lantai | 04 | Pengerusi, 22 Apr | E-mel 22 Apr | Venue, pembekal pendaftaran, 23 Apr | Venue ya, pembekal dihubungi semula | Semasa |
| Atur cara | 07 | Ketua atur cara, 2 Mei | Halaman bertandatangan | Pengacara, AV, 3 Mei | Ya | Semasa |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Urusetia menghadiri setiap mesyuarat kelulusan dan boleh mengisi daftar apabila keputusan dibuat.
- Hanya sedikit dokumen terkawal dan kelulusan sentiasa bertulis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kelulusan diberi melalui pelbagai saluran dan jawatankuasa tidak dapat menunjukkan apa yang telah disahkan.
- Pertikaian pembekal bergantung pada pembuktian versi mana yang diluluskan.
Perlukan daftar disimpan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh mengemas kini daftar dokumen diluluskan, menjejaki pengesahan daripada pembekal dan membawanya ke setiap mesyuarat jawatankuasa. Apa yang diluluskan kekal keputusan jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah daftar menggantikan minit?
Tidak. Minit merekod perbincangan dan keputusan. Daftar merekod versi tepat yang diluluskan dan siapa dimaklumkan, jadi ia merujuk kembali kepada minit.
Adakah balasan e-mel cukup sebagai kelulusan?
Itu bergantung pada peraturan tadbir urus anda sendiri. Rekod rujukan e-mel dan semak dengan jawatankuasa atau perlembagaan sama ada kelulusan bertulis perlu rasmi.
Berapa lama daftar patut disimpan?
Tanya pegawai hubungan perlindungan data anda dan semak terma kontrak. Simpan sekurang-kurangnya sehingga acara, bayaran akhir dan serahan selesai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.