简要回答
已批准文件登记表是一份简短清单，列出每份受控文件的已批准版本、批准人、日期以及已通知的人。
它能迅速回答一个问题：这份文件当前已签批的版本是哪个，能否拿出证明？
哪些文件应该登记
登记别人会据以行动的文件：议程、场地布置图、流程表、预算、讲者协议、供应商工作范围、标识清单，以及任何印刷或对外发布的资料。
工作草稿和笔记不必登记。登记表只列已签批的内容，所以要短到一分钟内能读完。
批准是一项决定，要按决定来记录
- 按角色和姓名写明批准人。
- 写明获批的确切版本，而不只是标题。
- 记录批准的方式：筹委会会议记录、签名页或书面回复。
- 注明附带条件，例如“经场地核实后批准”。
已批准不等于已发出
文件可能已获批准却还没发出。批准日期和发出日期要分开记，并登记收件人。
这样就能看出供应商可能仍在使用旧版本的那段空档。
被取代和已撤回的版本
新版本获批后，在同一条目中把旧版标为已被取代，并把两者关联起来。不要删除前一行。
每次改动的细节放在版本记录，当前状态放在登记表。
在项目结束时使用登记表
实例演示 · 虚构示例
被批准两次的布置图
以下机构和数字均为虚构，仅作示例。
一家虚构的药剂师协会筹办一天的会议，约 300 名代表。筹委会在三月会议上批准了布置图第 03 版。四月，主席口头同意调整报到台的位置。
由于登记表显示第 03 版是唯一获批的布置图，秘书处请主席书面确认改动，发出第 04 版，记录主席为批准人并写上日期，把第 03 版标为已被取代，并将第 04 版发给场地和报名供应商，等待确认。
可直接使用
已批准文件登记表
将此表复制到主文件夹。每个获批的文件版本新增一行。
- 文件及版本号
- 批准人（角色和姓名）及日期
- 批准方式及参考编号
- 附带条件
- 发出日期及收件人
- 收件人是否确认？日期
- 状态：现行 / 已被取代 / 已撤回
- 由哪个版本取代
| 文件 | 版本 | 批准人、日期 | 凭证 | 发给谁、日期 | 确认情况 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 布置图 | 03 | 筹委会，3 月 12 日 | 会议记录 4.2 | 场地，3 月 14 日 | 是 | 被 04 取代 |
| 布置图 | 04 | 主席，4 月 22 日 | 4 月 22 日邮件 | 场地、报名供应商，4 月 23 日 | 场地已确认，供应商待跟进 | 现行 |
| 议程 | 07 | 议程负责人，5 月 2 日 | 签名页 | 司仪、视听，5 月 3 日 | 是 | 现行 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 秘书处出席每次批准会议，能在作出决定时填写登记表。
- 受控文件不多，批准一律有书面记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 批准通过多个渠道给出，筹委会拿不出已签批的凭证。
- 供应商争议取决于能否证明批准的是哪个版本。
需要有人代为维护登记表吗？
会议项目负责人可以持续更新已批准文件登记表，向供应商跟进确认回复，并带到每次筹委会会议上。批准什么，仍由您的筹委会决定。
主办方常见问题
登记表可以代替会议记录吗？
不可以。会议记录记载讨论和决定。登记表记录获批的确切版本和已通知的人，并指回相应的会议记录。
邮件回复算批准吗？
这取决于贵机构自己的管治规定。请记录邮件编号，并向筹委会或章程确认书面批准是否需要正式形式。
登记表应保留多久？
请询问数据保护联络人，并查看合同条款。至少保留到活动、最终付款和交接全部完成。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。