Menerbitkan hasil forum tanpa membayangkan persetujuan bersama
Peserta membincangkan isu yang sukar selama separuh hari, dan kini seseorang perlu menulisnya untuk mereka yang tiada di dalam bilik.
Jawapan ringkas
Ringkasan forum patut menyatakan siapa membincangkan apa, bukan apa yang semua orang setujui. Pilih jenis rekod dahulu, persetujui laluan kelulusannya dengan ahli panel lebih awal, dan susun setiap baris supaya pembaca dapat membezakan pandangan daripada keputusan.
Jika forum benar-benar mencapai persetujuan, nyatakannya dan namakan siapa yang bersetuju. Jika tidak, nyatakan juga.
Jenis rekod dan apa yang boleh didakwa oleh setiap satu
| Jenis | Apa yang dinyatakan | Kelulusan diperlukan | Risiko membayangkan persetujuan |
|---|---|---|---|
| Ringkasan perbincangan | Apa yang dibangkitkan dan oleh jenis peserta mana | Pemilik program; ahli panel untuk sebarang baris yang dikaitkan | Rendah jika ditulis sebagai perbincangan |
| Nota tema utama | Tema dan soalan yang timbul | Pemilik program | Sederhana: tema boleh dibaca sebagai kesimpulan |
| Komunike atau kenyataan bersama | Pendirian yang dipersetujui institusi yang dinamakan | Setiap institusi secara bertulis | Tinggi, dan sah hanya jika setiap satu bersetuju |
| Kertas pendirian persatuan | Pandangan persatuan sendiri | Jawatankuasa atau majlis | Tidak boleh dikemukakan sebagai pandangan forum |
| Rakaman atau transkrip | Kata-kata yang diucapkan | Kebenaran penceramah; lihat kebenaran rakaman | Rendah, tetapi boleh dipetik di luar konteks |
Perkataan yang membayangkan persetujuan, dan alternatifnya
| Elakkan | Pilih |
|---|---|
| Forum bersetuju bahawa | Peserta membincangkan sama ada. Beberapa penceramah berkata |
| Konsensus industri ialah | Pandangan berbeza. Sebahagian peserta berhujah |
| Panel membuat kesimpulan | Moderator meringkaskan tiga perkara yang dibangkitkan penceramah |
| Pihak berkepentingan menyokong | Wakil dua institusi berkata mereka menyokong; yang lain tidak menyatakan pendirian |
| Ia diputuskan | Ia dicadangkan. Jawatankuasa persatuan akan mempertimbangkan |
Urutan penyediaan dan kelulusan
- Persetujui jenis rekod semasa taklimat ahli panel, termasuk siapa melihat draf dan bila.
- Sediakan draf daripada rekod pencatat nota dan log bukti, seperti diterangkan dalam merancang susulan berasaskan bukti.
- Tandakan setiap kenyataan sebagai dikaitkan, institusi sahaja atau tanpa atribusi, mengikut persetujuan.
- Hantar petikan yang dikaitkan kepada setiap penceramah untuk pembetulan, dengan tarikh akhir dan kenyataan bahawa jika tiada jawapan baris itu dibuang, jika itu yang dipersetujui.
- Minta pemilik program meluluskan keseluruhan ringkasan, dan jawatankuasa meluluskan sebarang senarai tindakan atau pendirian.
- Terbitkan dengan nota ringkas menyatakan apa dokumen itu dan apa yang bukan.
Ayat penafian yang membantu
Tambah satu kenyataan jelas berhampiran bahagian atas: ringkasan ini merekodkan perbincangan di forum pada tarikh dinyatakan; ia tidak mewakili persetujuan antara peserta atau pendirian persatuan atau mana-mana institusi, melainkan dinyatakan.
Jika sesebuah institusi telah bersetuju dengan kenyataan, letakkan dalam kotak berlabel jelas dengan nama institusi dan tarikh kelulusannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ringkasan rekaan forum tentang yuran profesional
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Kejuruteraan menganjurkan forum tentang cara ahli menetapkan harga projek jangka panjang. Pandangan berpecah antara yuran tetap dan yuran berasaskan masa, dan satu institusi membangkitkan perkara yang tidak disokong yang lain.
Sekretariat menghasilkan ringkasan perbincangan tiga muka surat. Ia menyenaraikan lima perkara yang dibangkitkan, mencatat yang mendapat sokongan meluas di dalam bilik dan yang tidak, dan merekodkan dua petikan yang dikaitkan dengan kelulusan bertulis penceramah. Jawatankuasa meluluskan senarai tiga tindakan yang berasingan untuk persatuan.
Gunakan sendiri
Senarai semak sebelum penerbitan
Semak ini sebelum sebarang hasil forum dihantar kepada ahli, akhbar atau institusi lain.
- Jenis rekod dipilih dan dipersetujui dengan ahli panel lebih awal.
- Setiap kenyataan ditanda sebagai dikaitkan, institusi sahaja atau tanpa atribusi.
- Petikan yang dikaitkan dihantar kepada penceramah, dengan balasan difailkan.
- Tiada ayat menyebut bersetuju, diputuskan, disimpulkan atau konsensus melainkan kumpulan yang dinamakan berbuat demikian.
- Perbezaan pandangan ditunjukkan, bukan dilicinkan.
- Fakta dan angka dijejaki kepada log bukti atau dibuang.
- Kenyataan undang-undang, kawal selia atau teknikal disemak penasihat yang layak.
- Pemilik program telah meluluskan keseluruhan dokumen.
- Jawatankuasa telah meluluskan sebarang senarai tindakan atau pendirian.
- Ayat penafian ada berhampiran bahagian atas.
- Senarai edaran dan tarikh dipersetujui.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Forum kecil dan rekod ialah nota dalaman ringkas.
- Semua bersetuju lebih awal bahawa tiada apa diterbitkan di luar ahli.
- Pemilik program bersedia menyemak draf.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa institusi mahu menyemak dan masing-masing mahu perkataan berbeza.
- Ringkasan mungkin dibaca akhbar, pengawal selia atau orang awam.
- Sekretariat memerlukan aliran kerja kelulusan berstruktur dan seseorang untuk mengejar balasan.
Perlukan ringkasan dan kelulusan diuruskan?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan templat rekod, menjalankan pusingan kelulusan dengan penceramah dan memegang senarai semak perkataan bersama pemilik program anda, bekerja daripada taklimat moderator untuk mengesahkan atribusi lebih awal. Jawatankuasa memutuskan apa yang diterbitkan dan dengan perkataan apa.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami menerbitkan tanpa bertanya kepada ahli panel?
Hanya bahagian yang anda bersetuju untuk terbitkan. Jika anda mengaitkan kenyataan dengan seseorang atau institusi, semak dengan mereka. Persetujui ini semasa taklimat supaya tiada sesiapa terkejut.
Bagaimana jika peserta tidak bersetuju dengan ringkasan?
Jemput pembetulan sebelum tarikh ditetapkan. Betulkan kesilapan fakta. Jika pandangan berbeza tentang penekanan, tunjukkan kedua-duanya dan bukan memilih satu.
Patutkah persatuan menambah pandangannya sendiri?
Asingkan dan labelkan. Kertas pendirian memerlukan kelulusan jawatankuasa dan tidak patut dicampur dalam ringkasan forum.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.