Proses mengendalikan jemputan yang ditolak
Jawapan sedang tiba, ada yang penolakan yang sopan, dan tiada siapa memiliki urusan tempat itu selepas itu.
Jawapan ringkas
Proses jawapan penolakan mempunyai empat langkah: akui jawapan, rekodkannya dengan sebab hanya jika orang itu memilih untuk memberi, lepaskan tempat dalam rekod pendaftaran, dan putuskan sama ada menawarkannya kepada orang lain. Namakan seorang yang memiliki setiap penolakan dan tempoh ia diuruskan.
Cara anda menjawab penolakan juga membentuk perasaan orang itu terhadap jemputan seterusnya, jadi pastikan jawapan ringkas dan sopan.
Empat langkah bagi setiap penolakan
- Akui jawapan dalam tempoh hari bekerja yang anda tetapkan, ucap terima kasih dan sahkan penolakan.
- Rekodkan penolakan, tarikh dan sebarang sebab yang diberi. Jangan mendesak untuk sebab.
- Lepaskan tempat dalam rekod pendaftaran supaya kiraan, bilangan katering dan senarai menunggu menggunakan angka yang betul.
- Putuskan sama ada menawarkan tempat kepada senarai menunggu, kepada pengganti yang dicalonkan di bawah dasar pemindahan, atau membiarkannya kosong.
Padankan jawapan dengan hubungan
| Penerima | Nada dan kandungan | Siapa membalas |
|---|---|---|
| Ahli | Terima kasih ringkas, pintu terbuka untuk acara akan datang. | Sekretariat |
| Tetamu kanan atau VIP | Jawapan peribadi daripada pejabat tuan rumah; tanya sama ada wakil boleh hadir, hanya jika peraturan jemputan membenarkan. | Tuan rumah atau ketua protokol |
| Hubungan penaja atau rakan kongsi | Akui, tanya sama ada mereka mahu mencalonkan rakan sekerja dalam peruntukan mereka. | Pemilik akaun rakan kongsi |
| Penceramah | Anggap sebagai perubahan program; beritahu pemilik program serta-merta dan gunakan proses penggantian penceramah. | Pemilik program |
Gunakan apa yang anda pelajari, dengan berhati-hati
Jika orang memberi sebab secara sukarela, seperti tarikh bertembung atau perjalanan, kumpulkan dalam nota anda sendiri dan berikan ringkasan kepada jawatankuasa. Ini membantu pemilihan tarikh akan datang.
Simpan sebab hanya selama anda memerlukannya, dan tanya pegawai perlindungan data apa yang boleh disimpan dan siapa boleh melihat jawapan individu.
Apa yang dielakkan dalam jawapan penolakan
- Meminta orang itu mempertimbangkan semula melainkan tuan rumah meminta anda berbuat demikian.
- Menghantar peringatan automatik selepas penolakan direkodkan.
- Membiarkan tempat terbuka dalam senarai pendaftaran, yang menggelembungkan kiraan.
- Berkongsi sebab seseorang dengan seluruh jawatankuasa dengan cara yang mengenal pasti mereka.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawapan bagi makan malam ahli
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan menjemput 180 ahli ke makan malam tahunan dan menerima 26 penolakan dalam dua minggu pertama. Sekretariat mengakui setiap satu dalam dua hari bekerja, melepaskan kerusi dalam rekod pendaftaran dan mencatat tarikh.
Sembilan ahli menyebut acara industri yang bertembung sama dalam jawapan mereka. Sekretariat melaporkan ini kepada jawatankuasa tanpa nama, dan jawatankuasa menggunakannya semasa memilih tempoh tarikh tahun depan.
Gunakan sendiri
Jadual penjejakan penolakan dan ayat balasan
Salin jadual ke hamparan bersama, kemudian tampal ayat balasan dan laraskan untuk setiap penerima.
- Ayat balasan: Terima kasih kerana memaklumkan bahawa anda tidak dapat hadir ke [acara]. Kami telah melepaskan tempat anda. Kami berharap dapat menyambut anda pada acara akan datang.
- Soalan untuk pegawai perlindungan data: berapa lama penolakan dan sebab boleh disimpan, dan siapa boleh melihatnya?
- Peraturan untuk disahkan: siapa memutuskan sama ada tempat yang dilepaskan pergi kepada senarai menunggu atau pengganti yang dicalonkan.
| Nama | Tarikh menolak | Sebab diberi (pilihan) | Tempat dilepaskan | Ditawarkan kepada | Diakui oleh |
|---|---|---|---|---|---|
| [nama] | [tarikh] | [hanya jika diberi sukarela] | [ya/tidak, tarikh] | [senarai menunggu / pengganti / tiada] | [peranan] |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penolakan sedikit dan seorang memiliki senarai pendaftaran.
- Tempat hanya dilepaskan.
- Tiada tetamu kanan atau penaja terjejas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penolakan tiba merentasi beberapa senarai dan pemilik.
- Tetamu kanan, penceramah atau penaja terlibat dan memerlukan jawapan peribadi.
- Pelepasan perlu menyuap senarai menunggu dan bilangan terkini pada hari yang sama.
Mahu penolakan diurus sebaik sahaja tiba?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan langkah balas, rekod dan lepaskan untuk anda, memastikan bilangan peserta dan senarai menunggu terkini, dan menghantar penolakan oleh tetamu kanan atau penceramah kepada pemilik yang betul. Ayat balasan tetap anda yang meluluskan. Hantar senarai jemputan dan tarikh akhir jawapan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami tanya mengapa seseorang menolak?
Sediakan cara untuk memberitahu, tetapi jangan mendesak. Sebab yang diberi secara sukarela sudah cukup untuk mengesan corak seperti tarikh bertembung.
Seberapa cepat kami patut membalas?
Pilih tempoh yang boleh dipenuhi, seperti dua hari bekerja, dan tulis dalam proses.
Bagaimana jika orang yang menolak kemudian meminta hadir?
Semak sama ada tempat telah dilepaskan atau ditawarkan. Jika kosong, anggap seperti permintaan baharu di bawah peraturan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.